To kolejny tekst z cyklu oswajamy e-administrację
* * *

Opisywałem już jak założyć Profil Zaufany tradycyjnie i przez e-bankowość. Jeśli już założyliście swój profil to znaczy, że możecie zacząć załatwiać sprawy przez internet. Jakie sprawy? 

Najprostszą państwową e-usługą jest wysłanie tzw. pisma ogólnego. Może się to przydać przy różnych nietypowych sprawach, do których nie ma standardowego formularza. Przykładowo po tzw. "wycieku" z bazy PESEL można było użyć e-usługi pisma ogólnego aby wysłać do Ministerstwa Cyfryzacji pytanie o logi SRP. Korzystając z pisma ogólnego można też wysłać wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich albo poprosić niektóre urzędy o udostępnienie informacji publicznej. 

Za chwilę wytłumaczę jak wysłać pismo ogólne. Zanim jednak to zrobię, wyjaśnię jedno istotne pojęcie. Chodzi o Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP).

Skrzynka podawcza - co to takiego?

Mówiąc najprościej, Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) jest usługą, która pozwala obywatelowi na elektroniczne przesłanie pisma do urzędu, a urzędowi pozwala na gromadzenie pism. Słowo "skrzynka" sprawia, że ludzie wyobrażają sobie załatwianie sprawy e-mailem. Owszem, pewne sprawy da się załatwić e-mailem, ale ESP i e-mail to dwie różne usługi. 

ESP mogą bazować na różnych rozwiązaniach. Teoretycznie każdy urząd mógłby stworzyć własny, charakterystyczny dla siebie system przesyłania dokumentów. Przykładem takiej skrzynki charakterystycznej dla danego urzędu jest Elektroniczna Skrzynka Podawcza Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (dostępna pod adresem esp.mkidn.gov.pl). Dzięki tej usłudze można wysyłać dokumenty do ministerstwa, ale wymaga to najpierw założenia specjalnego konta w ramach tej usługi. ESP MKiDN to tylko przykład. Nie będziemy już więcej omawiać takich skrzynek.

Skrzynka podawcza przez ePUAP

Gdyby każdy urząd miał taką charakterystyczną dla siebie skrzynkę to e-administracja byłaby dość uciążliwa. Konieczne byłoby zakładanie konta na stronach każdego urzędu, z którym chcielibyśmy załatwiać sprawy. Dlatego przydaje się coś takiego jak ePUAP - jedna elektroniczna platforma administracji publicznej. Urzędy mogą uruchamiać skrzynki podawcze na tej jednej platformie, dzięki czemu wystarcza nam konto ePUAP, aby załatwić sprawy w wielu miejscach.

Kiedyś trzeba było założyć kontro na ePUAP aby mieć Profil Zaufany. Teraz jest właściwie odwrotnie. Jeśli założyłeś Profil Zaufany to możesz go użyć by skorzystać z ePUAP. Wystarczy, że udasz się na stronę ePUAP.gov.pl i klikniesz w "Zaloguj się". Logowanie może się odbyć przez Twój login i hasło do Profilu Zaufanego, albo przez Twój bank jeśli tak wolisz. 

Wysyłanie pisma na przykładzie wniosku do RPO - krok po kroku

Nie pozostaje nic innego jak opisać proces wysyłania pisma ogólnego. Pomyślałem, że dobrym przykładem będzie wysyłanie wniosku do Rzecznika Praw Obywatelskich. Podkreślam, że to tylko przykład. W ten sposób można wysyłać pisma do niemal każdego urzędu. 

Na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich możesz znaleźć informacje o możliwości złożenia wniosku przez ePUAP. Zrzut poniżej pokazuje stronę RPO. Jest tam link do skrzynki podawczej ePUAP (wskazany strzałką) i są wskazane inne formy kontaktu (nawet specjalna skrzynka podawcza biura RPO). Zakładam jednak, że chcecie to załatwić przez ePUAP. Kliknijcie zatem na link do skrzynki ePUAP, który jest podany na stronie urzędu. 

Krok 2: Po kliknięciu w link przejdziemy na ePUAP. Jeśli się zalogujemy (albo byliśmy zalogowani wcześniej) to od razu zobaczymy katalog spraw załatwianych przez Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich. Ponad katalogiem usług powinniście widzieć nazwę i adres tego urzędu.

Krok 3: Z katalogu usług musimy wybrać odpowiednią usługę. Jeśli ma to być pismo ogólne to znajdziemy je w kategorii "Inne sprawy urzędowe" (strzałka 1). Po kliknięciu na nazwę kategorii rozwinie się menu usług, a w nim znajdziecie pozycję "Pismo ogólne do podmiotu publicznego" (strzałka 2). 

Krok 4: Po kliknięciu w nazwę usługi przejdziemy do karty usługi. Tutaj możemy się dowiedzieć jak załatwiana jest sprawa, jaka jest podstawa prawna itd. Przechodzimy dalej klikając "Załatw sprawę". 

Krok 5: Przechodzimy do formularza usługi i tutaj czeka nas... przykra niespodzianka. Mogło nam się wydawać, że dokument był zaadresowany do Rzecznika Praw Obywatelskich. Przecież weszliśmy na jego skrzynkę za pomocą linku z jego strony! Później widzieliśmy nazwę urzędu w ePUAP. 

Niestety to tak nie działa (bo polska e-administracja bywa podstępna). Trzeba mimo wszystko "ręcznie" zaadresować dokument, co możemy zrobić w sekcji formularza "Ustaw/zmień adresata". 

Po wpisaniu do wyszukiwarki słowa "obywatelskich" wyświetliła się nazwa właściwego urzędu. Klikamy na nią i w tym momencie dokument jest zaadresowany. 

Krok 6: Uzupełniamy dalej formularz. Musimy wpisać tytuł wniosku i treść wniosku. Możemy złożyć oświadczenie o rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej (zob. małe strzałki). Gdy już wszystko uzupełnimy, klikamy "Dalej" (duża strzałka). 

Krok 7: Przechodzimy do podglądu wniosku. Na tym etapie możemy wysłać dokument bez podpisywania. Możemy go również podpisać Profilem Zaufanym (w przyszłości "eGO"). W tym celu klikamy "Podpisz". 

Krok 8: System spyta jaką metodą chcemy podpisać. Wybieramy Profil Zaufany. 

Krok 9: Przechodzimy na stronę Profilu Zaufanego gdzie widzimy podgląd dokumentu i swoje dane. Jeśli wszystko się zgadza, klikamy "Podpisz profilem zaufanym". 

Krok 10: W następnych krokach będziemy musieli przejść procedurę potwierdzania podpisu kodem jednorazowym (może to wyglądać różnie w zależności od metody autoryzacji). Kiedy już to wszystko potwierdzimy, wrócimy na ePUAP do swojego dokumentu. Będzie w nim informacja, że podpis jest prawidłowy (strzałka 1). Możemy wysłać podpisany dokument klikając w "Wyślij" (strzałka 2). 

Tak właśnie wygląda przykładowe wysyłanie do urzędy pisma ogólnego. Jak już wspomniałem, pismo ogólne to dość uniwersalna państwowa e-usługa. Nie oznacza to, że będziemy z niej korzystać często. W praktyce załatwienie niektórych spraw będzie wymagało skorzystania z formularzy odpowiednich do tych spraw. Niektóre państwowe e-usługi będą wymagać użycia usług innych niż ePUAP. Omówimy to wkrótce.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej przeczytaj także: 

• Po co Ci Profil Zaufany i jak go wyrobić metodą tradycyjną?
• Wyrobiłeś Profil Zaufany "tradycyjnie", ale chcesz się logować przez bank?
• Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego - jak to załatwić przez internet? Oswajamy e-administrację
• Jak złożyć wniosek o dowód osobisty przez internet? Oswajamy e-administrację
• Wniosek o uzyskanie prawa jazdy - jak to zrobić przez internet? Oswajamy e-administrację
• Odpis aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu - jak to załatwić przez internet?
• Wniosek o 500 zł na dziecko da się złożyć przez 19 banków. Elektronicznie rzecz jasna!
• Wszystkie teksty z cyklu "Oswajamy e-administrację" 
• Wezwanie pracownika do sądu lub urzędu - obowiązki pracodawcy (reklama)