Musimy przygotować plan wprowadzania pracownika do firmy! Kupmy zatem system do onboardingu i będziemy mieć gotowy program! – takie podejście działów HR w procesie planowania onboradingu pracowników jest dość częste. Niestety skazane na porażkę, bo nawet najlepszy system do onboardingu nie zrobi takiego planu za Ciebie.

Poszukiwanie systemu do onboardingu to bardzo często zadanie, od jakiego działy HR zaczynają budowanie swojego nowego systemu wprowadzania pracowników do firmy. To błąd.

Jeśli w firmie nie istnieje jeszcze nawet zgrubny plan tego, czego w ramach wprowadzania pracowników chcemy ich nauczyć i co przekazać, co musimy przygotować i kto będzie zaangażowany w cały proces, to nie da się efektywnie wybrać odpowiedniego narzędzia. Nie wiadomo wtedy, co miałoby ono robić, jak działać i jakie efekty przynosić.

Zbyt szybkie poszukiwanie narzędzia do onboardingu, prowadzi do tego, że HR manager:

• Zniechęca się do używania elektronicznych systemów do onboardingu (rozczarowany tym, że „to nie jest gotowe”),
• Wybiera narzędzie, bez jasności czego potrzebuje (i potem jest niezadowolony, bo w narzędziu brakuje określonych funkcjonalności, albo sposób jego działania nie odpowiada temu, jak proces onboardingu w tej firmie powinien wyglądać),
• Utrzymuje bez potrzeby abonament przez długie miesiące, zanim dane, które muszą zostać wprowadzone do systemu, będą gotowe.

Czego system do onboardingu nie zrobi za specjalistę HR?

• Nie stworzy planu onboardingu, czyli nie ustali tego, co w ramach każdej ścieżki (dla działu lub stanowiska) powinno się w takim programie wprowadzania znaleźć. Na tym etapie specjaliści HR powinni skorzystać z: wiedzy własnych pracowników (czego im brakowało, z czym mieli trudność), przykładów programów w innych firmach, informacji od ekspertów, którzy wdrażali już takie programy;
• Nie wymyśli sam treści materiałów - trzeba je przygotować i wprowadzić do systemu,
• Nie zaplanuje kolejnych kroków, jakie musi przejść pracownik, by być w pełni przygotowanym do pracy.

Dlaczego?

Przede wszystkim dlatego, że każda organizacja jest inna, a onboarding  to nie jest po prostu szkolenie stanowiskowe i nauka procedur panujących w firmie. Jego celem jest wprowadzenie pracownika do kultury organizacji, a żaden dostawca oprogramowania do onboardingu nie wie, jaka kultura panuje w Twojej firmie. Nie zna różnić pomiędzy działami i stanowiskami, nie ma jasności jaki jest zakres obowiązków na danym stanowisku, jakie są jego cele.

Kiedy zacząć szukać systemu do onboardingu?

Kiedy masz już jasność, co chcesz przekazać (treść na wszystkich poziomach onboardingu – od instruktażu stanowiskowego i procedur, do kultury organizacji) i za pomocą jakich narzędzi HR chcesz to zrobić (np. warsztaty, szkolenia, podręczniki, prezentacje, dedykowany pracownik „buddy”, bootcamp itd. Warto wiedzieć też, ile osób będzie przechodziło każdego miesiąca przez proces oraz ile osób w realizację onboardingu będzie zaangażowanych (wszystkie te osoby muszą mieć dostęp do oprogramowania i powinny brać udział w jego wyborze).

Podsumowując, system do onboardingu pracowników to narzędzie, które umożliwia: 

• Przygotowanie estetycznych, elektronicznych, ekologicznych materiałów dla pracowników, dostępnych w każdym miejscu i o każdym czasie,
• Spięcie wszystkich elementów niezbędnych w procesie wdrażania pracownika w jeden spójny plan,
• Zaangażowanie w proces onboardingu wszystkich osób, które mają wpływ na szybkość i jakość adaptacji pracownika – od informatyka przygotowującego sprzęt, przez kadry, kierowników, kolegów.
• Sprawne przeprowadzenie procesu onboardingu w sposób identyczny i wystandaryzowany dla wszystkich pracowników. Niezależnie od zmian personalnych, urlopów czy bagażu doświadczeń, z którym przychodzi pracownik,
• Kontrolę przebiegu całego procesu, tak, by nie pominąć żadnego etapu, o niczym nie zapomnieć,
• Badanie efektywności onboardingu zarówno na poziomie konkretnego pracownika (śledzenie postępów onboardingu przez pracownika), jak i poziomie całego działu czy organizacji (raporty realizacji onboardingu, ankiety pre i post-onboardingowe, testy wiedzy),

To szkielet, który – w zależności od dostawcy oprogramowania – może mieć różnorodne funkcjonalności i możliwości. Ten szkielet trzeba jednak wypełnić treścią zgodną z kulturą organizacji i potrzebami konkretnych stanowisk.