Jeśli
codziennie kończysz z listą niewykonanych zadań, których z każdym
kolejnym dniem przybywa, popełniasz gdzieś poważny organizacyjny
błąd. Notoryczne zaległości negatywnie wpływają na
samopoczucie, motywację i efektywność. Sam widok zapisanych
aktywności z pewnością sprawia, że wcale nie masz ochoty wykonać
planowanych prac. Odkładasz na później moment, w którym wreszcie
zaczniesz działać. Wieczorem okazuje się, że większość zadań
musisz przełożyć na jutro. Niestety, jutro to dzień, który nigdy
nie nadchodzi!
Prokrastynacja
Wielu
z nas pada ofiarą notorycznego odkładania zadań na później.
Często w obliczu konieczności działania odczuwamy niepokój i lęk
przed porażką. Prokrastynacja stanowi bardzo silną barierę
działania, której wiele osób nie potrafi przełamać. Jest błędnym
kołem obietnic dawanych sobie i rozczarowań, jakie następują
po kolejnym braku działania. Możesz uporać się z tym nawykiem.
Zacznij od prostych kroków:
-
Rób
krótkie, sprecyzowane listy zadań. -
Wykonuj
tylko jedno zadanie z listy i następnie przechodź do następnego. -
Znajdź
„swoją motywację” (czyli przypomnij sobie, po co tak naprawdę
pracujesz). -
Cierpliwie
czekaj na efekty i doceniaj nawet najdrobniejsze sukcesy. -
Działaj,
nawet jeśli są to drobne aktywności.
Zastanów
się, czy problem dotyczy Ciebie. Prokrastynację można
„zdiagnozować” po bardzo charakterystycznych objawach, które
układają się w pewien cykl. Najbardziej symptomatyczne etapy
prokrastynacji to:
-
odkładanie
działania z obawy przed porażką; -
uświadamianie
sobie niekorzystnych skutków, jakie pociąga za sobą odkładanie
aktywności; -
kontynuacja
odkładania; -
szukanie
wymówek; -
wykonanie
zadania w ostatniej chwili pod działaniem stresu; -
postanowienie,
że już nigdy więcej nie odłoży się nic na później; -
powtarzanie
schematu.
Pamiętaj,
że prokrastynacja nie jest ani wyrokiem, z którym musisz żyć, ani
też usprawiedliwieniem, które zwalnia Cię z obowiązku
zorganizowania pracy i całego życia. Możesz odzyskać kontrolę
nad swoim czasem! Wyznaczaj cele, planuj i działaj. Zacznij
od sporządzenia krótkich, sprecyzowanych list zadań na każdy
dzień. Umieszczaj na nich tylko najważniejsze aktywności, które
zdążysz wykonać. Z
czasem każdego dnia będziesz realizował coraz dłuższe listy. A
przekładanie na jutro nie będzie już metodą na uspokajanie
sumienia.
Dobra
rada: kontroluj czas!
Czas
jest Twoim sprzymierzeńcem, nie wrogiem. Nerwowo śledząc mijające
minuty, wcale nie sprawisz, że zyskasz ich trochę więcej. Staraj
się działać efektywnie. Wyznacz na każde zadanie optymalną ilość
czasu. Jeśli wykonujesz daną aktywność kolejny raz, powinieneś
wiedzieć, ile zajmie Ci czasu. Postaraj się skracać czas
wykonywania poszczególnych zadań, ale nie zakładaj zbyt
optymistycznie, że tym razem zadanie zajmie Ci o połowę mniej
czasu. Zachowaj zdrowy rozsądek i realnie oceniaj
czasochłonność wykonywanych czynności.
Nie
wszystko na raz!
Zastanawiałeś
się kiedyś, dlaczego po raz kolejny nie udało Ci się wykonać
wyznaczonych na dany dzień zadań? Najczęstszą przyczyną jest
tworzenie przesadnie długich list, których nie sposób wykonać
nawet w ciągu 15 godzin pracy. Wygórowane ambicje i nierealistyczne
plany zmuszają nas do przekładania niewykonanych zadań na kolejne
dni. Takie działanie jest nieefektywne i błyskawicznie
generuje zaległości. Co gorsza gasi nawet największy entuzjazm.
Frustracja, która wiąże się z małą skutecznością, hamuje
zapał i zniechęca do dalszego działania.
Pamiętaj
o tym, że wykonując kilka zadań jednocześnie, wcale nie działasz
efektywniej. Wielozadaniowość jest bardziej czasochłonna niż
systematyczne wykonywanie jednego zadania po drugim z przygotowanej
wcześniej listy. Przekonanie o tym, iż podzielna uwaga umożliwia
efektywne wykonywanie kilku zadań na raz, jest po prostu mitem.
Aby
opanować zadaniowy chaos, należy zacząć od podstawowych trzech
kroków:
-
Stwórz
listę zadań
Skoncentruj
się jedynie na najważniejszych sprawach. Nie dopisuj dodatkowych
zadań, które nie są pilne. Ważne jest, aby lista zawierała
najważniejsze aktywności, które musisz wykonać bieżącego dnia. -
Stwórz
hierarchię zadań
Możesz
przyjąć dowolną strategię. Ułóż zadania od najmniej ważnego
do najważniejszego lub od najmniej czasochłonnego do najbardziej
czasochłonnego. Wybierz metodę, która najbardziej Ci odpowiada. -
Wykonuj
zadania z listy PO KOLEI
Skoncentruj
swoje działania tylko na jednym zadaniu naraz. Nie pozwól, by
cokolwiek rozproszyło Twoją uwagę. Gdy skończysz, po krótkiej
chwili przejdź do kolejnego zadania z listy.
Dobra
rada:Listy
„dzienne” najlepiej wykonywać poprzedniego dnia wieczorem.
Dzięki tej technice możemy spokojnie zaplanować dzień i z samego
rana aktywnie realizować wyznaczony plan.
Zarówno
wielozadaniowość, jak i prokrastynacja są błędami
organizacyjnymi, których można się pozbyć dzięki
systematyczności i konsekwencji. Już po kilku dniach metodycznego
wykonywania zadań można przekonać się o skuteczności
sporządzania dziennych list i systematycznego wykonywania
zaplanowanych aktywności. To naprawdę działa! Wszystko, czego
trzeba, to odrobina determinacji.
Na
Facebooku stworzyliśmy grupę „Czas pod kontrolą”. Włącz się
do dyskusji, zadawaj pytania i dziel się doświadczeniem. Odwiedź
także oficjalną stronę Leadertask na Facebooku.
Poradę dla czytelników Dziennika Internautów przygotowała Katarzyna Matczuk project manager agencji MindFizzer, odpowiedzialna za serwis Leadertask.pl.
MindFizzer jest wyłącznym dystrybutorem rodziny Organizerów LeaderTask, oprogramowania wspierającego efektywność osobistą i zarządzanie projektami. Wśród oprogramowania marki LeaderTask znajdują się zarówno Organizery osobiste – na PC i PDA, jak i wersje sieciowe dla firm, ułatwiające zarządzanie zadaniami w grupie.
