Program do zarządzania przedsiębiorstwem

Oprogramowanie, opierające się na wystawianiu faktur, kontrolowaniu przepływu towarów, czy zautomatyzowaniu procesów księgowania, może okazać się bardzo pomocne w zarządzaniu przedsiębiorstwem. W tym celu mamy do dyspozycji systemy ERP oraz CRM. Czym jednak różnią się te dwa programy do zarządzania przedsiębiorstwem? Możemy na ten temat przeczytać przykładowo w artykule: https://odl.com.pl/czym-sie-rozni-system-erp-od-crm, przygotowanym przez specjalistów pracujących w firmie ODL, która jest polskim producentem systemu ERP.

Na co zwrócić uwagę przy zakupie systemu ERP?

Na pierwszą myśl wysuwają się oczywiście licencje, wszystko zależne jest oczywiście od ilości stanowisk pracy oraz procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Warto dobrze przeanalizować warunki licencjonowania, ponieważ często te najtańsze generują ogromne, dodatkowe koszty.

W drugiej kolejności pojawia się wdrożenie systemu do przedsiębiorstwa. Zanim zdecydujemy się na wybranego dostawcę, warto zapoznać się z usługami, które w ramach tego procesu są dostępne. Często problem pojawia się już na początku - w sytuacji, gdy potrzebujemy wsparcia posprzedażowego lub szkolenia pracowników. 

Kompleksowe wdrożenie systemu ERP zawiera: 

• analizę przedwdrożeniową, 
• instalację systemu, 
• konfigurację systemu,
• migrację danych, 
• szkolenie pracowników, 
• implementacje. 

Analiza przed wdrożeniem systemu ERP

Wszystko rozpoczyna się wraz z określeniem potrzeb przedsiębiorstwa oraz jego pracowników, a następnie ich zaspokojeniu. Proces ten może trwać kilka miesięcy, co oczywiście zwiększa koszty. 

W kolejnych etapach przychodzi instalacja i konfiguracja systemu ERP, a następnie migracja danych. Te etapy można z łatwością wycenić, jednak całkiem inaczej wygląda kwestia implementacji. Bardzo trudny element do ocenienia, który sprawia wiele problemów, głównie w większych, bardziej wymagających projektach. Jednak nie wszystko zależy od systemu, często kluczowe okazuje się doświadczenie osoby integrującej, a po stronie klienta oczywiście odpowiednia osoba, która zajmie się wdrożeniem w firmie. 

Braki techniczne w firmie

Wdrożenie nowego systemu to jedno, a nowoczesna infrastruktura to drugie. Często przedsiębiorcy, którzy decydują się na nowy system ERP lub CRM, muszą pomyśleć o wyposażeniu swojej firmy, pod kątem fizycznym. Potrzebne będą nowe komputery, drukarki, serwery czy też urządzenia POS i wiele innych elementów. Jednak to nie wszystko. Ważny jest także wybór odpowiedniego systemu operacyjnego oraz oprogramowania baz danych. Infrastruktura firmy to bardzo wymagający problem, do całości dochodzi dobre łącze internetowe oraz ochrona antywirusowa. Po wstępnych analizach ukazuje się niemała suma. Nie wszystko zależy od osoby wdrażającej, często, problem z nieodpowiednim oszacowaniem leży po stronie przedsiębiorcy. 

Aktualizacja oprogramowania ERP

Kolejny problem pojawia się w momencie zakończenia wdrażania, a mianowicie kwestia aktualizacji oprogramowania. Często gwarancja ma różny zakres, a wiąże się to oczywiście z poniesionymi kosztami. Warto zwrócić uwagę czy klient będzie miał dostęp do nowych wersji systemu, a także czy producent je w ogóle udostępnia. Serwis oprogramowania to także kosztowny element, nikt nie jest w stanie oszacować, o ile wzrosną ceny niezbędnych usług.. 

Czy system ERP to opłacalna inwestycja?

Główną myślą, która przebiega przez głowę niejednego przedsiębiorcy to oczywiście pytanie: “Czy warto inwestować w system ERP?”. Oczywiście odpowiedź jest jednoznaczna - Zdecydowanie TAK. Digitalizacja przedsiębiorstwa to element, który ma ogromny wpływ na jego rozwój. Jest to inwestycja długotrwała, która zwróci się w zaskakująco szybkim tempie.

System ERP pozwala wznieść przedsiębiorstwa na szczyt. Szybka ocena rynku pozwala wypromować produkt bez żadnych strat. Dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa, pozwala skrócić czas zamówień, a także bardzo skutecznie zarządzać surowcami oraz odpadami. 

Czytaj także: ERP - program do zarządzania przedsiębiorstwem. Poznaj jego rolę

W jaki sposób sfinansować zakup systemu ERP?

Coraz częściej pojawia się problem z finansowaniem tego typu inwestycji. Często koszt zakupu oraz wdrożenia systemu ERP przekracza możliwości firmy. Z tego też powodu wielu przedsiębiorców rozmyśla nad zewnętrznymi źródłami, które finansują tego rodzaju inwestycje. Wówczas z pomocą przychodzą różnego rodzaju dofinansowania, mające na celu rozwój przedsiębiorstw, jak chociażby fundusze unijne. 

Warto wspomnieć, że nie jest to rozwiązanie ogólnodostępne, możliwe dla wszystkich firm. Największe, a często jedyne szanse na otrzymanie bezzwrotnej dotacji mają oczywiście przedsiębiorstwa z sektora MŚP. Każdy rejon Polski jest inny, dużo łatwiej otrzymać dotację w województwach kujawsko-pomorskim, opolskim czy też śląskim, całkiem inaczej, często dużo trudniej w innych, gdyż przeprowadzony zakup uważany jest za uzupełnienie innowacyjnej zmiany w firmie podczas produkcji. 

Dotacje na rozwój przedsiębiorstw

Regionalne projekty to nie wszystko, pojawiają się także dotacje krajowe, które ukierunkowane są na poszczególne branże, jak chociażby rolnictwo, a także bardzo duże firmy, które charakteryzują się potencjałem badawczo-rozwojowym. Przedsiębiorcy mają również dostęp do preferencyjnych kredytów czy poręczeń kapitałowych. 

Zakup oprogramowania w formie leasingu

Coraz więcej firm wychodzi naprzeciw swoim klientom. Swoje oprogramowania finansuje w formie leasingu. Jest to nowa dziedzina, jednak bardzo szybko się rozwija, zyskuje coraz szersze grono osób zainteresowanych. Pozwala to na rozłożenie kosztów w odpowiednim czasie, a tym samym może otrzymywać korzyści z posiadanego oprogramowania. Finansowaniem najczęściej objęta jest tylko część inwestycji. Jednak istnieje inna pomoc skierowana do przedsiębiorstw, a mianowicie - pożyczka. To właśnie wykorzystując ten element można inwestycję sfinansować w całości.