Pieniądze da się zaoszczędzić, jeśli starannie i obiektywnie ocenimy:

1) Co musi zostać przetłumaczone i w jakim celu?

Tak postawione pytanie wydaje się proste, jednak odpowiedź na nie, tj. krytyczna ocena potrzeb tłumaczeniowych, to najważniejszy element na etapie przygotowawczym. W wielu przypadkach, przekazując dokumenty do tłumaczenia, nie zastanawiamy się, kto będzie ich odbiorcą i w jakich okolicznościach. Na przykład: jeśli tłumaczymy materiały marketingowe, czy będą one interesujące i ważne dla odbiorców w innym kraju? Może skuteczniej będzie przygotować, od razu w języku docelowym, dopasowany komunikat dotyczący produktu, który znajdzie oddźwięk na innym rynku i przemówi do odmiennej niż w naszym kraju grupy klientów?

Z innej strony: jeśli nasze materiały przeznaczone są jedynie do użytku wewnątrz firmowego lub interesuje nas tylko ogólny sens tekstu, warto poinformować o tym zleceniobiorcę (tłumacza indywidualnego lub biuro). Wycena zlecenia powinna wówczas być niższa, gdyż teksty takie mogą obejść się bez korekty.

2) Co, jak i kiedy uwzględniać przy analizie ofert na tłumaczenie?

Cenę tłumaczenia oblicza się na podstawie stawki za znak, słowo, wiersz, stronę lub arkusz. Kalkulacja może dotyczyć tekstu w języku źródłowym lub docelowym.

Prawdziwym wyzwaniem jest ocena ofert wykonawców z zastosowaniem jednolitych kryteriów. Cena może dotyczyć samego tłumaczenia lub tłumaczenia z korektą. Jeśli cenę określono na podstawie liczby znaków, należy upewnić się, że w rozliczeniu uwzględniane są spacje (przeważnie są, ponieważ spacje to też znaki i ich brak sprawiłby, że tekst stałby się nieczytelny). Jeśli zleceniobiorca określił cenę za stronę, ile znaków lub słów ma się mieścić na takiej stronie (przeważnie 1800 znaków [zawsze 1125 znaków w przypadku tłumaczeń przysięgłych] lub 250 słów)?

Warto również ustalić, czy zleceniobiorca stosuje kryterium minimalnej wielkości zlecenia (płacimy za minimalną wielkość zlecenia, nawet gdy faktycznie tekst jest krótszy). Jeśli na przykład minimalna liczba słów to 125 lub 250, warto zbierać krótkie teksty i przesyłać je razem.

Dobrą praktyką jest usuwanie wszelkich zbędnych informacji z tekstu do tłumaczenia. Zwykle w języku docelowym obowiązuje ta sama zasada: im bardziej zwięzły tekst, tym lepiej.

Jeśli odpowiadamy za grupę autorów, warto wyznaczyć limit długości tekstów. Na przykład: etykieta może zawierać do 150 wyrazów, opis produktu do 500, instrukcja do 2500.

3) Jaka opcja będzie najtańsza: skorzystanie z usług biura, tłumacza firmowego, a może znajomego? A może sami możemy pokusić się o tłumaczenie?

Jeśli dana firma regularnie potrzebuje tłumaczeń niewymagających pilnej realizacji w jednej parze językowej, np. z angielskiego na polski i z polskiego na angielski, warto rozważyć zatrudnienie tłumacza na stałe. Należy jednak wziąć pod uwagę ilość pracy – profesjonalny tłumacz przekłada średnio 8 stron (2000 słów) dziennie. Trzeba także pamiętać, że tłumacz etatowy może zachorować, bierze urlopy i potrzebuje miejsca do pracy.

Jeśli zdecydujemy się powierzyć nasz tekst znajomemu, warto podejść do sprawy ostrożnie i spróbować z mało ważnym dokumentem, a następnie przesłać tłumaczenie do oceny niezależnemu specjaliście lub agencji tłumaczeniowej. Jeżeli ocena wypadnie pomyślnie, uda nam się zaoszczędzić, znajomy może jednak tłumaczyć dla wielu firm lub wykonywać inną pracę, co oznacza problemy z dostępnością. Co więcej, tłumacz radzi sobie zwykle dobrze w jednej, maksymalnie dwóch parach językowych. Ponadto zdarza się, że nie widzi własnych błędów, a co za tym idzie, nie jest w stanie w pełni skorygować swojej pracy. Gdy tłumaczenie znajomego okaże się jednak błędne, konsekwencje mogą być bardzo przykre: brak sformalizowania współpracy oznacza również brak ubezpieczenia OC.

Biuro tłumaczeń warto wybrać w wówczas, gdy potrzebujemy tłumaczeń w trybie ekspresowym lub jeśli teksty do tłumaczenia pojawiają się nieregularnie, a także wtedy, gdy nasze materiały występują w kilku parach językowych, nasze dokumenty są duże, skomplikowane, różnorodne lub bardzo ważne. Pamiętajmy, że agencja tłumaczeniowa może również pomóc w obsłudze tłumaczeń uwierzytelnionych. Mimo że czasem współpraca z biurem może nie być najtańszym rozwiązaniem, należy pamiętać, że jest to opcja najmniej ryzykowna. Są sytuacje, gdy to właśnie oszczędność będzie nas kosztować najwięcej. Dobry dostawca usług językowych to nie tylko wykonawca tłumaczenia: agencja pilnuje budżetu klienta i jest w stanie zaproponować rozwiązania zmniejszające koszty, w tym specjalne rozwiązania technologiczne.

Jeśli jesteśmy dostatecznie przygotowani i mamy czas, możemy spróbować przetłumaczyć tekst samodzielnie. Jeśli się uda, może warto rozważyć zmianę pracy – dobrzy tłumacze są zawsze poszukiwani!

4) Czy format ma znaczenie?

Format dokumentu wpływa na koszt i czas realizacji tłumaczenia. Jeśli mamy materiał w postaci nieedytowalnej i chcemy otrzymać tłumaczenie idealnie odzwierciedlające wygląd oryginału, musimy zapłacić zarówno za tłumaczenie, jak i obróbkę graficzną (usługę DTP). Nawet jeśli tłumaczony materiał jest w postaci edytowalnej, ale zawiera np. tabele i grafiki, czas realizacji się wydłuży, a koszty zwiększą. Bardzo złożone graficznie pliki w nietypowych formatach mogą częściowo lub całkowicie uniemożliwić zastosowanie narzędzi opartych na pamięci tłumaczeniowej, a tym samym wykluczyć oszczędności związane z ewentualnymi powtórzeniami w tekście.

5) Współpraca przy pojedynczych projektach, czy długofalowa relacja?

Na pytanie to nie ma jednej odpowiedzi, jednak w obu przypadkach – jeśli chcemy oszczędzić sobie rozczarowań – należy ustalić warunki współpracy. Warto, aby zleceniobiorca wyznaczył do kontaktu z nami jedną osobę odpowiedzialną za współpracę. Wyznaczenie takiego pracownika jest niezmiernie ważne z punktu widzenia obsługi procesu tłumaczenia i jego kosztów. Osoba taka zbiera wszelkie zalecenia lub zastrzeżenia od współpracowników, zapewnia spójność przekładu, koordynując terminologię, czy udostępniając wcześniejsze tłumaczenia i inne materiały referencyjne. Osoba do kontaktu omawia także z klientem cele i wytyczne dotyczące tłumaczenia oraz synchronizuje wykorzystanie różnorodnych rozwiązań i technologii.

Jeśli poszukujemy wykonawcy tłumaczeń i chcemy, aby na naszą ofertę odpowiedziało wiele odpowiednich podmiotów, musimy uwzględnić kryterium scentralizowanego podejścia do zasobów wiedzy i terminologii oraz kwestię dostępności jednej osoby odpowiedzialnej za współpracę z nami. Tylko doświadczeni dostawcy mogą zagwarantować spójność. Natomiast jej brak w przygotowywanych lub drukowanych materiałach może generować olbrzymie koszty związane z ponowną weryfikacją, edycją, wprowadzaniem poprawek, a nawet powtórnym drukiem.

6) Czy tempo realizacji ma znaczenie?

Koszty zleceń realizowanych w trybie pilnym będą zawsze podwyższone, gdyż takie zlecenia wymagają ponadstandardowych rozwiązań. Czy w takim przypadku oszczędności są w ogóle możliwe? Jedynie do pewnego stopnia i to pod warunkiem, że gdy tekst źródłowy jeszcze powstaje, jesteśmy w stanie oszacować, kiedy będzie gotowy do tłumaczenia i jaką będzie miał objętość oraz sprecyzować nasze oczekiwania względem zleceniobiorcy, a następnie przekażemy takie informacje z wyprzedzeniem. Dzięki nim dostawca będzie mógł przeorganizować swoje procesy w taki sposób, aby zapewnić jak najbardziej bezproblemową obsługę projektu za niewiele wyższą cenę.

Należy unikać przesyłania do tłumaczenia niegotowego dokumentu – konieczność wprowadzania poprawek lub uzupełnień będzie wymagać dodatkowej pracy, co wygeneruje dodatkowe koszty.

Najbardziej optymalnym, choć nie zawsze dostępnym rozwiązaniem będzie takie zorganizowanie pracy, aby teksty do tłumaczenia przekazywane były systematycznie i terminowo.

7) Tłumaczenia maszynowe czy narzędzia oparte na pamięci tłumaczeniowej?

Technologie stosowane w branży językowej pozwalają uzyskać znaczne oszczędności na tłumaczeniach w przypadku powtarzalnych i dużych projektów. Programy bazujące na pamięci tłumaczeniowej to element codziennej pracy każdego profesjonalnego tłumacza i dostawcy usług językowych. Dzięki nim koszty tłumaczenia mogą być obniżone, ponieważ narzędzia te pozwalają korzystać z bazy wcześniejszych tłumaczeń wykonanych dla danego klienta. Same takie programy oczywiście kosztują, warto jednak przedyskutować z partnerami możliwości i ograniczenia wiążące się z ich stosowaniem.

Obserwujemy intensywny rozwój narzędzi do tłumaczenia maszynowego, w związku z czym wielu dostawców usług językowych, szczególnie w krajach, w których używa się najpopularniejszych na świecie języków, coraz częściej stosuje je przy dużych objętościowo tekstach technicznych. Agencje nie korzystają jednak z podstawowych programów, takich jak Google Translate, ale z zaawansowanych, profesjonalnych narzędzi ze specjalnie zaprogramowanymi silnikami. W branży językowej tłumaczenia maszynowe przechodzą proces tzw. post-edycji wykonywanej przez profesjonalnych tłumaczy i korektorów, często z użyciem programów opartych na pamięci tłumaczeniowej. Dzięki takiej weryfikacji, tj. porównaniu tłumaczenia z oryginałem, jego sprawdzeniu i wprowadzeniu odpowiednich poprawek, tłumaczenie maszynowe zyskuje swoją ostateczną, udoskonaloną postać.

Autor: Vasilijs Ragacevics, Skrivanek sp. z o.o.