W związku ze skróceniem czasu przechowywania akt pracowniczych zmianę sytuacji odczują sami właściciele firm, na których obecnie spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dodajmy, że dokumentacja musi być prowadzona „w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”. Według nowych przepisów pracodawca będzie miał możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w cyfrowej formie. Pozwoli to na odciążanie działu HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługa dokumentów i tradycyjnych papierowych teczek osobowych. Jak można się na wejście ustawy przygotować?

Obecnie na rynku są dostępne rozwiązania pozwalające na zautomatyzowanie procesu generowania dokumentów kadrowo-płacowych. Na podstawie przygotowanego szablonu i danych pracowniczych przechowywanych w systemie HR można szybko przygotować zestawienia czy wydruki. Wygenerowane w ten sposób dokumenty mogą zostać wysłane do pracownika mailem lub zostać udostępnione poprzez przeglądarkę internetową w ramach funkcjonalności samoobsługi pracowniczej. Narzędzia te ułatwiają pracę działu HR i pozwalają firmie realizować większość procesów kadrowo-administracyjnych sprawniej.

Nadchodzące zmiany w prawie to nie powód do obaw. Skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość prowadzenia dokumentów w elektronicznej formie niesie ze sobą szereg korzyści, takich jak bezpieczeństwo danych, szybkość i łatwość pozyskiwania informacji, czy optymalizację procesów kadrowo-płacowych. W codziennym funkcjonowaniu wyraźnie odczują je pracownicy działów personalnych i inni zatrudnieni.

Źródło: GAVDI Polska S.A.