Właściwa
ochrona baz danych marketerów ważna jest nie tylko ze względu na
ujawnienie tajemnicy biznesowej firmy, ale przede wszystkim na
ochronę prywatności kontrahentów. Każdy z nich, powierzając nam
swoje dane, zaufał nam i naszej firmie, że będą one prawidłowo
chronione. Utrata zaufania klienta jest o wiele bardziej dotkliwa dla
firmy niż jakiekolwiek sankcje karne. Przypomnijmy, za niewłaściwe
przetwarzanie danych osobowych grozi w Polsce kara grzywny lub
pozbawienia wolności nawet do 3 lat.
Zabezpiecz
bazę
Na
wstępie warto przypomnieć, że daną osobową (zgodnie z przepisami
obowiązującej w Polsce ustawy o ochronie danych osobowych) jest nie
tylko imię i nazwisko czy adres zamieszkania, ale również adres
e-mail zawierający w swojej nazwie np. nazwisko. I takie bazy danych
powinniśmy szczególnie chronić. Jak?
Przede
wszystkim nie każdy pracownik firmy powinien mieć dostęp do baz
danych osobowych. Zabezpieczeniem przed nieuprawnionym dostępem może
być na przykład hasło. Ale takie zabezpieczenie może okazać się
mało skuteczne. Złamanie hasła lub jego kradzież to żadne dziś
wyzwanie dla informatycznych przestępców. Pamiętajmy również o
awariach komputerów, wskutek których możemy bezpowrotnie utracić
cenne dla nas bazy. A co w sytuacji, gdy komputer, na którym
przechowujemy wrażliwe dane, trzeba oddać do serwisu? Przecież nie
wiemy, co z zawartością dysku może zrobić serwisant. Dlatego też
bezpiecznym rozwiązaniem jest przechowywanie elektronicznych baz
danych na serwerach.
Przechowuj
na serwerze
Sam
serwer powinien znajdować się w serwerowni, która posiada fizyczne
i logiczne zabezpieczenia, ale i niezależne łącza internetowe czy
zasilanie. Z kolei dostęp do zasobów serwera zabezpieczony powinien
być certyfikatem uwierzytelniającym i hasłem oraz dodatkowo
systemem firewall i IDS. Na wypadek jakiejkolwiek awarii powinny
być również tworzone systematyczne kopie bezpieczeństwa
przechowywane w sposób zaszyfrowany i bezpieczny.
Czy
tego typu outsourcing jest zgodny z prawem? Polskie prawo dopuszcza
outsourcing przetwarzania danych osobowych, w tym przechowywania baz
na serwerach. O outsourcingu przetwarzania danych osobowych mówimy
także w sytuacji, gdy na przykład korzystamy z usług biura
rachunkowego, które w naszym imieniu wystawia faktury klientom czy
też prowadzi obsługę kadrową naszej firmy.
Zapytaj
o zgodę
Zanim
zdecydujemy się na współpracę z firmą hostingową, która
udostępni nam bezpieczny serwer do przechowywania baz danych
osobowych, poza wspomnianymi już zabezpieczeniami, warto również
zwrócić uwagę na kilka innych kwestii. W trakcie przetwarzania
danych osobowych pojawia się wiele wątpliwości. Warto więc
sprawdzić, czy firma hostingowa podpisze z nami umowę o powierzeniu
przetwarzania danych osobowych
i zapewni doradztwo w zakresie ochrony danych osobowych. Ważne jest
również doświadczenie firmy w zarządzaniu danymi osobowymi.
I
na zakończenie jeszcze jedno przypomnienie. Zanim zaczniemy
przetwarzać dane osobowe (i chodzi tu o jakiekolwiek czynności, a
nie tylko wysyłkę malingów!), powinniśmy uzyskać pisemną zgodę
osoby, której te dane dotyczą. Zgoda ta powinna zawierać
informację, w jakich celach nasza firma będzie przetwarzać dane
osobowe i informować o prawach przysługujących osobie, którą
dodajemy do bazy. Taka zgoda jest wymagana nie tylko z powodu
przechowywania danych osobowych, ale także w związku z ustawą o
świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jeśli zaś dane
pozyskaliśmy z ogólnie dostępnych źródeł (np. serwis WWW,
zewnętrzne bazy komercyjne), powinniśmy poinformować właściciela
tych danych o tym, że je przetwarzamy, wskazując przy tym źródło
ich pozyskania.
Klauzula
zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych
Wyrażam
zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez XYZ w celach
marketingowych, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o
ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz.
926). XYZ informuje, iż administratorem Pani/Pana danych osobowych
jest firma XYZ z siedzibą w (tu dokładny adres firmy). Posiada
Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich
poprawiania. Podanie danych osobowych jest dobrowolne.
Klauzula
zgody na otrzymywanie informacji handlowych
Wyrażam
zgodę na przesyłanie przez firmę XYZ informacji handlowych drogą
elektroniczną, zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o
świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r. Nr 144,
poz. 1204 z późn. zm.).
Klauzula
informująca o przetwarzaniu danych osobowych
Zgodnie
z art. 25 ust. 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U.
z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zm.) informuję,
iż:
-
administratorem
Pani/Pana danych osobowych jest XYZ Sp. z o.o. z siedzibą
w Warszawie (00-111), ul. Kwiatowa 1, zwana dalej Spółką, -
Pani/Pana
dane osobowe przetwarzane będą w celu marketingu produktów
i usług Spółki i nie będą udostępniane innym
odbiorcom, -
Spółka
pozyskała Pani/Pana dane osobowe od IJK Sp. z o.o. z siedzibą
w Krakowie (10-001), ul. Zielna 100, -
posiada
Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich
poprawiania, -
na
podstawie art. 32 ust. 1 pkt. 7 Ustawy o ochronie
danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia pisemnego,
umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania Pani/Pana danych
ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, jak również –
na podstawie art. 32 ust. 1 pkt. 8 ustawy o ochronie
danych osobowych ma Pani/Pan prawo wniesienia sprzeciwu wobec
przetwarzania Pani/Pana danych w celach marketingowych lub
wobec przekazywania ich innemu administratorowi danych.
