Badanie na temat zarządzania w polskich przedsiębiorstwach zostało przeprowadzone wśród przedstawicieli 215 firm działających na rodzimym rynku i objęło zarówno największe organizacje, jak i firmy z sektora MSP. Jego wyniki pokazują, że firmy, które wdrożyły zarządzanie procesowe zauważają zdecydowaną poprawę w bieżącym funkcjonowaniu organizacji oraz jakości oferowanych produktów czy usług.

Koncentracja na procesach, a nie na działach

Czym właściwie wyróżnia się procesowy sposób zarządzania? W tradcyjnym modelu struktura organizacyjna firmy oparta jest na działach, które tworzą silosy. Ich wydajność jest mierzona osobno — tak jakby były od siebie zupełnie niezależne. Firmy zarządzane w sposób horyzontalny nie koncentrują się na działach, ale na procesach. To pozwala analizować sposób i postęp realizacji konkretnych zadań składających się na procesy, a w rezultacie także mierzyć efektywność poszczególnych procesów w celu identyfikowania „wąskich gardeł” i optymalizowania sposobu działania przedsiębiorstwa.

Podniesienie jakości produktów i usług

Skuteczność tego typu rozwiązania jest bardzo zauważalna. Aż 88 proc. uczestników badania wskazało podniesienie jakości oferowanych produktów jako korzyść wynikającą z wprowadzenia zarządzania skoncentrowanego na procesach. Dla 69 proc. zarządzających wdrożenie modelu opartego na procesowości przełożyło się na zdecydowaną poprawę szybkości działania ich przedsiębiorstw, a 58 proc. odnotowało zwiększenie wydajności operacyjnej. Co ciekawe, redukcja kosztów była dla badanych oczywista, ale wymieniana jako mniej istotna. Wskazało na nią 49 proc. ankietowanych.

Większa konkurencyjność oraz efektywność operacyjna i produkcyjna

Dlaczego model zarządzania przedsiębiorstwem jest tak istotny? Zdaniem 27 proc. uczestników badania jest to kluczowy element budujący przewagę konkurencyjną firm. Na kolejnych pozycjach znalazły się efektywność operacyjna (22 proc.) i produkcyjna (11 proc.).

Na tle tradycyjnego zarządzania, opartego na działach organizacyjnych i hierarchiczności, wprowadzenie skoncentrowanego na procesach modelu horyzontalnego to duży krok naprzód. Z jednej strony umożliwia on uzyskanie niezbędnych informacji, umożliwiających implementację zmian lub przedefiniowanie strategii, z drugiej natomiast przyczynia się do usprawnienia obsługi procesów kadrowych, sprzedażowych, logistycznych, produkcyjnych czy finansowych.

O korzyściach z procesowego modelu zarządzania w obszarze analityki i raportowania jedna z uczestniczek badania, prezes zarządu firmy farmaceutycznej, mówi tak: Istotny aspekt to controlling finansowy — wprowadzenie procesowości umożliwiło uzyskanie różnego rodzaju analiz. 13 lat temu to ja sama wystawiałam faktury, a w chwili obecnej nie wiem nawet, jak nasza faktura wygląda. Dostaję za to wszystkie raporty — mogę sprawdzać wyniki na wszelkie możliwe sposoby.

Przyszłość należy do organizacji horyzontalnych

Zdaniem wielu przedsiębiorców procesowość znacznie ułatwia komunikację. Uczestniczący w badaniu prezes firmy z sektora MSP podsumował doświadczenia swojej firmy w tym obszarze następująco: Pracownicy nie wymieniają kilkudziesięciu maili na jeden temat, tylko wypełniają jeden formularz elektroniczny.

Chociaż zarządzanie procesowe niesie za sobą wiele korzyści i pochlebnych opinii jego praktyków, nadal wiele polskich firm obawia się zmian i nie decyduje się na ten model zarządczy. Definiowanie procesów, ich mierzenie i zarządzanie nimi deklaruje jedynie 56 proc. przedstawicieli badanych firm.

— W Polsce wciąż dominuje tradycyjne podejście do zarządzania. Jednak konieczność dopasowania się do zmian rynkowych będzie powodować, że zarządzający firmami będą zmuszeni przedefiniować koncepcje zarządcze w swoich firmach. Jestem przekonana, że w najbliższej przyszłości zarządzanie oparte jedynie na strukturze organizacyjnej będzie stopniowo wypierane przez wprowadzanie modelu organizacji horyzontalnej, koncentrującej się na obsłudze procesów. Taki sposób zarządzania lepiej oddaje bowiem to, co tak naprawdę dzieje się w organizacji — podsumowuje Barbara Skrzecz-Mozdyniewicz, prezes Macrologic SA.