Projektowanie bazy danych w Microsoft Access

Zanim baza stanie się dla nas w pełni użyteczna musimy przeznaczyć określoną ilość czasu na jej zaprojektowanie. Stanowi to klucz do jej późniejszej, sprawnej obsługi. Dzięki temu możliwe będzie nie tylko tworzenie tabel, formularzy oraz szeregu innych obiektów, ale również dokładne i szybkie przeszukiwanie bazy, które znacznie ułatwi nam wykonywanie codziennych obowiązków.

Jak zaprojektować wartościową bazę danych?

• Określ cel, w którym tworzysz bazę?
• Określ, jakich tabeli potrzebujesz w swojej bazie?
• Określ jakie pola muszą znaleźć się w Twoich tabelach i przypisz im wartości?
• Sprecyzuj relacje między swoimi tabelami.
• Wprowadź dane do bazy.
• Stwórz inne niezbędne obiekty w bazie.
• Zajmij się wdrożeniem narzędzi analizy dostępnych w Microsoft Access.

Podstawowe elementy występujące w relacyjnych bazach danych

• Tabele

Stanowią je zbiory określonych danych, które dotyczą konkretnego tematu.

• Rekordy

Komplet informacji o elemencie tabeli w bazie danych, w rekordzie znajdziemy pole z kluczem, który pozwala ja zidentyfikowanie konkretnego rekordu.

• Pola

Typ informacji, który jest taki sam dla wszystkich wierszy – rekordów.

• Klucze

Cecha nałożona na pole – ma za zadanie unikanie duplikacji. Microsoft Access można zaprogramować w taki sposób, aby automatycznie był dodawany klucz podstawowy, który nadaje rekordom właściwe wartości, biorąc pod uwagę kolejność ich wprowadzania. Kiedy kolejność nie ma znaczenia, można samodzielnie zdefiniować nadawane klucze dodatkowe.

• Formularze

To w nich umieszczone są formanty, dzięki którym możemy wprowadzać, wyświetlać i edytować dane. Warto w tym miejscu dodać, że formularze, które stosowane są w Microsoft Access, niewiele różnią się od popularnie używanych formularzy z papieru. Z tą tylko różnicą, że tutaj są one przechowywane w tabeli w programie.

• Kwerendy

Czyli po prostu pytania – służą zarówno do wyświetlania, analizy, jak i zmiany danych. Z ich pomocą możemy również przeszukiwać bazy, poszukując odpowiedzi na konkretne zapytanie.

• Raporty

Znajdziemy w nich dane pochodzące zarówno z tabel, jak i kwerend. Są one uporządkowane w sposób zadany przez konkretnego użytkownika. Raporty znacząco ułatwiają prezentację danych, szczególnie jeśli chodzi o ich wydruki. Możliwość modyfikacji wyglądu poszczególnych elementów przygotowywanego raportu pozwala przygotować go zgodnie z indywidualnymi preferencjami i potrzebami.

• Makra

To pojedyncza akcja, ale również zestaw akcji. Każda z nich ma za zadanie wykonać zadaną operację (może być to np. wydrukowanie sporządzonego wcześniej raportu czy otwarcie konkretnego formularza). Dzięki makrom możemy znacząco przyspieszyć pracę z bazą danych poprzez automatyzację najczęściej wykonywanych czynności.

• Moduły

To zbiory deklaracji oraz procedur języka Visual Basic for Applications. Są one przechowywana jako jedna całość. Rozróżniamy moduły standardowe oraz moduły klasy.

Szkolenia z Microsoft Access

Wybierając szkolenie z Microsoft Access, należy zwrócić baczną uwagę na zakres zagadnień, jakie obejmuje. Najbardziej wartościowe szkolenia z Accessa to takie, które obejmują pełen zakres działania tej aplikacji oraz podstawy języka SQL. Takie połączenie pozwala na wykorzystywanie zaawansowanych funkcjonalności, jakie oferuje to oprogramowanie. Tego typu szkolenia oferuje między innymi firma OpenMind, która organizuje również szkolenia z pakietu Office oraz szkolenia z samego Excela.