EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli elektroniczna wymiana danych to technologia usprawniająca elektroniczną wymianę danych i elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwach.

Na czym dokładnie polega EDI? Jakie są najważniejsze zalety tej technologii? Jakie ma zastosowanie? W końcu, jak ją wdrożyć?

Na czym polega EDI – elektroniczna wymiana danych?

EDI, czyli elektroniczna wymiana danych to automatyczna wymiana danych i elektroniczny obieg dokumentów między różnymi systemami komputerowymi z użyciem ustalonych formatów komunikatów.

Główną korzyścią wynikającą ze stosowania EDI jest możliwość zastąpienia dokumentów papierowych, które przekazywane są między nadawcą a odbiorcą tradycyjnie, dokumentami elektronicznymi.

Z wykorzystaniem EDI możliwa jest elektroniczna wymiana dokumentów takich jak:

• faktury VAT – faktury elektroniczne,
• faktury korygujące,
• duplikaty faktur,
• zamówienia,
• potwierdzenia zamówień,
• dokumenty wysyłkowe,
• i inne.

Oprócz tego elektroniczna wymiana danych i elektroniczny obieg dokumentów mają także szereg innych korzyści.

Najważniejsze zalety wynikające z wdrożenia EDI:

• obniżenie wydatków związanych z procedurami administracyjnymi,
• wygodniejsza wymiana danych między nadawcą a odbiorcą
• oszczędność czasu związana z wymianą danych,
• ekologia poprzez zredukowanie ilości papierowej dokumentacji,
• prostsze i szybsze wyszukiwanie danych w elektronicznym archiwum dokumentów,
• dodatkowe bezpieczeństwo danych i dokumentów,
• eliminacja niepoprawnych danych wprowadzanych do systemów,
• polepszenie komunikacji i relacji z partnerami biznesowymi.

Jak odbywa się elektroniczna wymiana danych i dokumentów z EDI?

Elektroniczna wymiana danych, w tym także elektroniczny obieg dokumentów, są rodzajem automatycznej wymiany danych, która może mieć miejsce między różnymi systemami komputerowymi używanymi w firmach.

To możliwe za sprawą takich samych standardów wiadomości, wobec tego EDI stanowi swojego rodzaju pomost pomiędzy dwoma różnymi systemami komputerowymi, umożliwiając ich użytkownikom sprawną wymianę informacji.

W firmach stosujących EDI i elektroniczny obieg dokumentów nie ma potrzeby każdorazowego wpisywania danych do systemów, ponieważ proces ten ma miejsce automatycznie. Dochodzi zatem do wyeliminowania czynnika ludzkiego, co znacząco usprawnia sposób komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak również na zewnątrz niej.

Wymiana danych i dokumentów elektronicznych z EDI – krok po kroku:

• przygotowanie danych lub dokumentu przez nadawcę w jego systemie informatycznym,
• przesłanie danych lub dokumentu do odbiorcy z użyciem technologii EDI i tłumaczenie ich z wewnętrznego formatu nadawcy na format odbiorcy,
• odbiorca otrzymuje dane lub dokument w swoim wewnętrznym formacie i może odczytać je w systemie informatycznym.

Jak wdrożyć elektroniczną wymianę danych w firmie?

Aby wdrożyć EDI i elektroniczny obieg dokumentów w firmie, konieczne jest dokonanie integracji komunikacji między systemami informatycznymi partnerów. W rezultacie możliwe będzie stosowanie jednolitych standardów komunikacji. Warto zatem skorzystać z pomocy ekspertów w tej dziedzinie.

Usługi w tym zakresie oferuje firma Edison, która jest pierwszym w Polsce operatorem EDI z przeszło 20-letnim doświadczeniem w tej właśnie dziedzinie. Swoim klientom zapewnia kompleksowe i fachowe wsparcie, z którym elektroniczna wymiana danych i dokumentów są jeszcze skuteczniejsze.

EDI – uniwersalny język w biznesie

Zatem, EDI, czyli elektroniczna wymiana danych, na podstawie której możliwy jest również elektroniczny obieg dokumentów w firmie, to rodzaj uniwersalnego języka w biznesie. Dzięki niemu możliwa jest łatwiejsza wymiana informacji zarówno wewnątrz firmy, na przykład poszczególnymi działami, jak również na zewnątrz – z innymi kontrahentami biznesowymi.

To technologia, która niesie ze sobą szereg korzyści – osiągalnych dla firm wykorzystujących EDI niezależnie od ich branży.