Niszczenie dokumentów – regulacje prawne

O tym, że dokumenty zawierające dane szczególne, w tym dane osobowe, należy zniszczyć, mówi już Ustawa o Ochronie Danych Osobowych z 1997 roku, która nadal jest na mocy prawa. Według jej zasad część dokumentów trzeba przechowywać przez kilka lat (najczęściej od 5 do 50, zależy to od bardzo wielu czynników) po wygaśnięciu ich ważności, a następnie należy je zniszczyć.

Obecnie funkcjonujące Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (tak zwane RODO) jeszcze bardziej uściśla konieczność niszczenia dokumentów zawierających dane szczególne i chronienia ich przed wpadnięciem w niepowołane ręce. Nieprzestrzeganie zasad grozi wysokimi karami pieniężnymi i utratą wiarygodności firmy, jako zaufanego i stabilnego partnera czy kontrahenta.

Co trzeba zniszczyć?

Należy niszczyć wszystkie dokumenty papierowe, które zawierają dane osobowe i inne dane szczególne. Słowem – wszystko to, co może ujawnić imię i nazwisko jakiejś osoby lub pomóc do niej dotrzeć. Są to więc wszelkie umowy o pracę, o dzieło czy zlecenie, wszystkie umowy B2B, arkusze osobowe i umowy z kontrahentami.

Do takich danych należą także informacje o osobach, które uczestniczyły w procesie rekrutacji do firmy, ale jej nie przeszły. To także stare faktury, rachunki i wezwania do zapłaty, wnioski o przyznanie urlopu. Do danych szczególnych należą także adresy e-mailowe i linki pozwalające na dotarcie do konkretnej osoby, dlatego należy zniszczyć także wszystkie listy adresowe, szczególnie, jeśli zawierają nazwiska.

Jak niszczyć dokumenty?

Ani RODO, ani Ustawa o Danych Osobowych nie podają informacji, jak należy niszczyć dokumenty. Wiadomo tylko, że trzeba zrobić to zachowując ostrożność, tak, by dane były odpowiednio chronione. Niszczenie danych jest uznane za element ich rozporządzania, więc trzeba mieć na to zgodę osoby, której te dane dotyczą. Najczęściej podpisuje się ją razem z umową i tym podobnymi elementami.

Dokumenty powinny być zniszczone w taki sposób, by nie można było odczytać z nich żadnej informacji ani złożyć ich w całość. Dlatego ich przedzieranie czy rozdrobnienie nożyczkami nie zawsze zdaje egzamin. Jest po prostu czasochłonne, a nigdy nie rozdrobnimy kartek tak bardzo, jak niszczarka. Ta jest po prostu niezbędna w każdej, obojętnie małej czy dużej, firmie.

Niszczarki to spory wydatek, dlatego świetną alternatywą jest ich wynajem w firmie Avarus http://avarus.pl/. Dzierżawa niszczarek pozwala na użytkowanie bardzo dobrej jakości sprzętu, który błyskawicznie poradzi sobie z dokumentami. Ma to wiele zalet – nie musisz wydawać od razu dużej kwoty na niszczarkę. Nie musisz także martwić się jej dostawą, montażem czy serwisem – wszystkimi problemami zajmie się firma wynajmująca. To wygodne rozwiązanie i zarazem maksymalna pewność, że wszystkie dane zostaną zniszczone zgodnie z literą prawa.

Avarus

Biuro handlowe i serwis:
05-270 Marki, ul. Okólna 43A/43B, lok 3b
e-mail: avarus@avarus.pl
tel. 22 356 90 60,