Jak powinna wyglądać lista obecności – aspekty prawne

Przepisy nie determinują dokładnego sposobu, w jaki pracodawca kontroluje i potwierdza obecność pracownika w zakładzie. W praktyce oznacza to, że nie ma jednego wzoru dokumentu, ani nawet przepisu, który mówi o tym, jakie elementy powinny się na liście obecności znaleźć. Można ją sporządzić samemu, ściągnąć z Internetu gotowy plik do wydrukowania lub korzystając z usług outsourcingu płac, zlecić przygotowanie takich list.

Jak już zostało wspomniane, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, a szczegółowe zasady jej sporządzania są rozpisane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

W tym miejscu należy podkreślić, że karta ewidencji pracy nie jest tożsama z listą obecności.

Różnica między listą obecności, a kartą ewidencji pracy

Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, przedsiębiorca jest zobowiązany do przedstawienia dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy. Wielu pracodawców popełnia błąd utożsamiając obowiązkową ewidencję z listą obecności (która – wedle prawa obowiązkowa nie jest). Przedstawienie podpisanych przez pracownika list obecności nie jest wystarczające w razie kontroli PIP. Usługi outsourcingu płac mogą zaoszczędzić pracodawcom wielu nerwów związanych z tym, nieoczywistym jak się okazuje, tematem.

Lista obecności zazwyczaj zawiera takie elementy jak: imię i nazwisko pracownika, czas rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz podpis. W dobie nowoczesnych technologii, papierowe listy coraz częściej zastępują np. karty magnetyczne. Sama lista obecności jest jednak zbyt mało szczegółowa, by mogła stanowić pełnoprawny dokument ewidencji czasu pracy.

Najważniejsze informacje, jakie musi zawierać ewidencja czasu pracy to przede wszystkim godziny pracy w poszczególnych dniach – również te nadliczbowe oraz przepracowane w weekendy i święta. Powinna również zawierać daty urlopów oraz informować o nieobecnościach w pracy (zarówno tych usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych).

Usługi outsourcingu płac  – czy to dobre rozwiązanie w kontekście ewidencjonowania czasu pracy?

Jak widać, przepisy dotyczące kontroli czasu pracy mogą nie być jasne. Z jednej strony pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji, z drugiej – nie istnieje przepis, który nakazuje pracownikowi potwierdzać swoją obecność w pracy. Kwestie kadr i płac można jednak oddelegować. Usługi outsourcingu płac są coraz popularniejsze w naszym kraju i pozwalają pracodawcom na oszczędność czasu pieniędzy i… nerwów. Zwłaszcza podczas kontroli PIP.