Elektroniczna faktura jest dokumentem, który musi spełniać określone wymagania. Przede wszystkim odbiorca faktury online musi wyrazić na to zgodę. Nie wymaga to jakiejś specjalnej formy oświadczenia. Wystarczy, że mail z fakturą jest odbierany i akceptowany. Poza tym taki dokument musi być wystawiony w formacie, którego nie można edytować, czyli jpg, pdf. Programy w formacie office nie nadają się, bo łatwo można by był zmienić ich treść w dowolny sposób.

Co trzeba uwzględnić przy wystawianiu faktury online?

Rachunek elektroniczny musi być czytelny i zawierać wszystkie niezbędne informacje, właściwe dla faktur w formie papierowej. Są to:

1. Nazwa i adres wystawiającego fakturę.
2. Nazwa i adres odbiorcy.
3. NIP wystawcy i odbiorcy.
4. Data wystawienia faktury.
5. Numer faktury.
6. Liczba i specyfikacja usługi, produktu.
7. Kwota netto usługi, produktu.
8. Kwota podatku.
9. Łączna kwota.
10. Kwoty zapłaconych zaliczek, ewentualnych rabatów.

- Najwygodniej jest skorzystać z programów do księgowości online, bo posiadają one gotowe formularze, dzięki którym wystawienie faktury trwa dosłownie kilka minut. Program do fakturowania pozwala na zapisywanie danych kontrahentów, usług i produktów. Dane te są po wprowadzeniu i zapisaniu automatycznie importowane do kolejnych dokumentów – mówi Tomasz Lesik z firmy Intaxo, oferującej programy do fakturowania.

Program sam prowadzi nas przez wszystkie pola, które wymagają wypełnienia, więc nie ma możliwości wystawienie niekompletnego dokumentu. Wszystkie działania matematyczne są również wykonywane przez program, nie ma potrzeby ręcznego obliczania z kalkulatorem w ręku poszczególnych kwot.

Jak wystawić fakturę online?

- Obsługa programu do fakturowania jest bardzo prosta. Wystarczy wejść w program do fakturowania i wybrać nowy rachunek. To polecenie otwiera formularz do wystawienia faktury. Następnie należy wpisać dane odbiorcy. Po ich zapisaniu nie będzie konieczne ich ponowne ręczne wpisywanie przy kolejnej fakturze – dodaje T. Lesik (intaxo.pl). Numer bieżący faktury, data, dane wystawiającego fakturę są uzupełniane automatycznie. Samodzielnie należy jeszcze tylko wybrać termin płatności i uszczegółowić specyfikację. Listę produktów lub typ usług można zdefiniować wcześniej, bądź wpisywać pojedynczo każdorazowo zapisując je w pamięci programu.

Wcześniej można też wybrać formularz faktury, format, kolory, układ logo. Te modyfikacje nie mają wpływu na poprawność dokumentu. Są bardziej istotne z punktu widzenia identyfikacji wizualnej firmy i spójności z pozostałymi materiałami graficznymi np.: wizytówkami, ulotkami, stroną internetową.

Poprawnie wystawiona faktura online to nie tylko szybsza płatność i brak kłopotów z Urzędem Skarbowym. Estetyczny, czytelny, szybko dostarczony, bezbłędny dokument księgowy wpływa również na relacje z klientami. Konieczność wymiany faktury to strata czasu, stres i niepotrzebne angażowanie pracowników po obu stronach. Faktura online pozwala uniknąć typowych błędów: źle obliczonych stawek podatku, opuszczonych pozycji, literówek, a więc pośrednio świadczy o szacunku, kompetencji i rzetelności w stosunku do klientów.