Gdy w Europie ponad 50% firm korzysta z usług
firm outsourcingowych, polscy przedsiębiorcy dopiero zaczynają poznawać
korzyści płynące z zatrudnienia zewnętrznych dostawców usług. Powoli jednak ten
trend zaczyna się rozwijać także w naszym kraju. Do niedawna
z outsourcingu kadrowo-płacowego korzystały tylko wielkie korporacje
zatrudniające setki osób. Dziś coraz więcej firm należących do sektora małych i
średnich przedsiębiorstw decyduje się na usługi dostawców zewnętrznych, szukając
w tym możliwych oszczędności.
Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing?
Przedsiębiorcy podejmując decyzję o skorzystaniu
z outsourcingu kierują się przede wszystkim rachunkiem ekonomicznym. Jedną z
najbardziej oczywistych zalet korzystania z outsourcingu jest bowiem znaczna
redukcja kosztów. W Polsce firmy mogą liczyć na 20-30% poziom oszczędności. Z
czego to wynika? Przedsiębiorcom często wydaje się, że
zatrudnienie jednej osoby odpowiedzialnej za sprawy kadrowe nie jest dużym
wydatkiem. Nie biorą jednak pod uwagę pośrednich kosztów związanych na przykład
z kosztem utrzymania infrastruktury
czy aktualizowaniem wiedzy o stale zmieniających się przepisach w zakresie
prawa pracy. Ponadto zlecenie usług firmie outsourcingowej przenosi na dostawcę
odpowiedzialność z tytułu błędów wynikających z nieznajomości regulacji
prawnych i kosztów z tym związanych.
Redukcja kosztów nie jest jednak
jedyną zaletą outsourcingu. Odciążenie od uciążliwych obowiązków
administracyjnych umożliwia skupienie się na kluczowej z punktu widzenia
przedsiębiorstwa działalności. Korzystanie z outsourcingu jest więc często
świadomym elementem strategii zarządzania firmą, mającym na celu budowanie
przewagi konkurencyjnej na rynku.
Na co zwrócić uwagę, wybierając
dostawcę usług?
Stojąc przed wyborem firmy outsourcingowej, musimy
być dobrze zorientowani, jakiego typu usługi świadczy dana firma. Firmy
zajmujące się outsourcingiem płacowo-kadrowym na ogół oferują dwie podstawowe
usługi – naliczania płac oraz administracji kadrowej. Zwykle zakres takiej
obsługi można poszerzyć także o opcjonalne usługi dodatkowe.
Wybierając konkretnego dostawcę, pamiętajmy, że
zawsze warto zasięgnąć na rynku opinii
na temat wybranej firmy, sprawdzić jej referencje oraz dostęp do najnowszego
know-how. Szczególną uwagę należy zwrócić na stabilność biznesową i finansową
usługodawcy. Dodatkowym atutem będzie międzynarodowa pozycja danej firmy i jej
bogate doświadczenie nabyte podczas wieloletniej działalności na rynku.
Profesjonalnie działające firmy często udostępniają case study dotyczące ich
działalności i zrealizowanych projektów, z którymi warto się zapoznać. Jeśli
nie znajdziemy ich na stronie WWW dostawcy, spytajmy o nie osobę
przedstawiającą nam ofertę firmy.
Określenie kluczowych kryteriów
Przed przystąpieniem do umowy musimy
także poddać dogłębnej analizie sytuację własnej firmy. Należy określić cele,
dla zrealizowania których chcemy skorzystać z usług firmy outsourcingowej. Dla
jednych najważniejsza będzie oszczędność kosztów, dla innych – przeniesienie
odpowiedzialności na dostawcę za ewentualne błędy. Dla klientów ważna jest też
gwarancja, że ich dane będą przechowywane i przetwarzane w sposób zapewniający
najwyższy poziom poufności. Szczególnie duże firmy oczekują przedstawienia
przez dostawcę certyfikatów potwierdzających bezpieczeństwo przekazywanych
informacji. Przed przystąpieniem do konstruowania umowy, należy dokładnie
przedyskutować z usługodawcą wszystkie ważne dla nas kwestie. Warto skorzystać
też z jego rad i doświadczenia.
Mając przed sobą wiele ofert do wyboru, nie należy
przyjmować ceny jako głównego kryterium.
Ważniejsze jest poddanie analizie zakresu proponowanych usług. Pozornie
niższy koszt oferty niekoniecznie musi oznaczać, że jest ona korzystniejsza.
Zdarza się, że jest ona uboższa
o obsługę niektórych obszarów, na przykład nie uwzględnia dużej rotacji pracowników, za którą trzeba dodatkowo dopłacać.
Warto zwracać uwagę na takie niuanse i dokładnie przeanalizować, które
rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w przypadku naszej firmy. Z punktu widzenia
przedsiębiorcy istotna jest też weryfikacja, jakie usługi przysługują mu w
sytuacji kryzysowej. Wyższa cena faktycznie może gwarantować szerszy pakiet
usług i większą elastyczność.
Jak właściwie skonstruować umowę?
Konstruując umowę z firmą outsourcingową, ważne
jest, by precyzowała ona jak najszczegółowiej
wzajemne wymagania stron. Z punktu widzenia klienta precyzyjne zapisy
w umowie gwarantują mu bezpieczeństwo. Im więcej uzgodnień co do wzajemnych
oczekiwań, tym mniej niespodzianek czeka na zleceniodawcę podczas wypełniania
kontraktu. Nie należy zapominać, że także firma zlecająca ma pewne obowiązki
wobec dostawcy. Ważne jest także, by umowa jak najbardziej szczegółowo
zawierała konkretny system rozliczania jakości usług oraz oczekiwany poziom
każdego ze wskaźników jakości w określonym czasie.
Należy także doprecyzować
zapis na temat obowiązujących stawek oraz okresu wypowiedzenia umowy. Przy tym
ostatnim należy zabezpieczyć się na wypadek chęci zmiany usługodawcy. Okres
wypowiedzenia powinien być na tyle długi, by nasza firma miała czas na
znalezienie
i wdrożenie innego podmiotu. Rozsądnym zapisem wydaje się 3-6 miesięczny okres
wypowiedzenia. Przy podpisaniu umowy warto także sprecyzować
zakres odpowiedzialności obu stron. Zwykle jest ona przeniesiona na firmę
outsourcingową. Nie ma ona jednak nigdy charakteru pełnego. Jest ona ograniczona do wysokości kapitału zakładowego dostawcy usług
outsourcingowych.
Czterostopniowa analiza
Decydując się na współpracę z firmą oferującą
outsourcing, powinniśmy zawsze przeprowadzić czterostopniową analizę, która
ułatwi nam sprawne przekazanie procesów. Gdy określimy już własne potrzeby,
sprawdzimy przyszłego usługodawcę, przeanalizujemy ofertę i uszczegółowimy
umowę, możemy mówić o dobrych podstawach do wieloletniej, opartej na solidnych
fundamentach współpracy. Partnerskie podejście, właściwe
zrozumienie wzajemnych potrzeb i zaufanie między dostawcą a klientem są w tej
kwestii bardzo ważne. Dlatego dobrze jest od początku rozmawiać i maksymalnie
korzystać z wiedzy dostawcy, bowiem ma on za sobą duże doświadczenie i jest
specjalistą w swojej dziedzinie.
Dariusz Terlecki
Dyrektor Sprzedaży i Marketingu ADP Polska
Czytaj także: Outsourcing IT – trzeba się go bać?
