Jak profesjonalnie niszczyć dokumenty zgodnie z RODO

23-04-2021, 16:30

RODO mocno zmieniło podejście do ochrony danych osobowych, uwrażliwiające wiele podmiotów na konieczność strzeżenia tych informacji. Co zrobić, żeby niszczyć dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami i uniknąć kary?

Ochrona danych osobowych - obowiązki przedsiębiorcy

Przetwarzanie danych osobowych jest wpisane w działanie firmy. Dzięki temu, że przedsiębiorstwo pozyskuje informacje od swoich klientów i je przetwarza, jest w stanie zajmować się skutecznie sprzedażą produktów lub świadczeniem usług. Wszystkie dane osobowe, które przekazywane są takiemu podmiotowi podlegają ochronie. Każdy i każda z nas słyszała przynajmniej o kilku sytuacjach, gdy doszło do dużego wycieku obejmującego np. informacje o użytkownikach i użytkowniczkach znanych serwisów społecznościowych. W kontekście przeciętnej, średniej firmy mielibyśmy do czynienia z problemem na mniejszą skalę. Nie oznacza to wcale, że byłby mniej poważny. Świadczą o tym chociażby kary za złamanie RODO.

Przedsiębiorcy zwyczajnie nie opłaca się zaniedbać tych obowiązków, bo konsekwencje finansowe mogą być zbyt dotkliwe. Na tym konsekwencje się jednak nie kończą. Można łatwo domyślić się, że zaufanie klientów jest kruche. Jeśli raz je nadszarpniemy, może to kosztować naszą firmę utratę wielu odbiorców. W końcu nikt nie chce, żeby jego dane osobowe były w rękach nieodpowiedzialnego podmiotu.
Firmy zabezpieczają się w różny sposób przed wyciekiem informacji. Wiele z nich inwestuje w cyber bezpieczeństwo niemałe środki. Obowiązki wynikające zapisów RODO dotyczą i wielkich podmiotów, i małych działalności. W obu tych przypadkach dobrze jest zwrócić się po profesjonalną pomoc.

Niszczenie dokumentów w Legnicy - jak wygląda ochrona danych, gdy współpracujemy ze specjalistą?

Przede wszystkim taka współpraca sprawia, że z barków przedsiębiorcy zdjęty zostaje obowiązek samodzielnego oszacowania ryzyka związanego z utylizacją akt. Analizę ryzyka musi przeprowadzić każdy podmiot. Jest uzależniona od indywidualnych czynników: od tego, jak wygląda funkcjonowanie danej firmy, jej strategii, wykorzystywanych technologii itp. Jeśli nie mamy doświadczenia w wykrywaniu takich "problematycznych" miejsc, możemy przeoczyć któreś z zagrożeń. To duża odpowiedzialność, z którą wcale nie trzeba się borykać. Specjaliści tacy jak np. EkoAkta biorą ją na siebie. Ich działalność dowodzi, że niszczenie dokumentów w Legnicy i w pozostałych częściach Polski może przebiegać sprawnie, bez zbędnych przestojów i w pełni bezpiecznie. To możliwe dzięki:

  1. skali działania
    Specjaliści docierają ze swoimi usługami zarówno do wielkich miast, jak i do mniejszych miasteczek. Rozbudowana flota pojazdów oraz sieć obiektów rozsianych po całym kraju - na tych elementach bazuje sprawnie działający mechanizm, w którym nie ma miejsca na opóźnienia i błędy. Nad każdym z etapów zlecenia pracuje wyspecjalizowana załoga, doskonale znająca procedury i regulaminy firmy.

  2. znajomości obowiązującego prawa
    Żeby przestrzegać RODO oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, trzeba je znać. Specjaliści wiedzą, jak delikatną materią jest informacja i ile wysiłku trzeba włożyć to, żeby ją zabezpieczyć. Nie chodzi tu jedynie o sam proces utylizacji, ale też o wszystkie kroki, które do niego prowadzą, włącznie z odebraniem akt, wygenerowaniem specjalnego protokołu odbioru oraz bezpiecznym transportem. Żaden z tych kroków nie może być zaniedbamy, bo czasem wystarczy mały błąd, żeby dane wyciekły.

  3. używanej technologii
    Przeciętna firma nie może pozwolić sobie na użycie zaawansowanych instalacji niszczących. Dysponowanie taką technologią w żaden sposób jej się nie opłaca. Z kolei usługodawcy, specjalizujący się w tej branży, mogą pochwalić się sprawnym sprzętem o wysokiej skuteczności. W procesie profesjonalnego niszczenia dokumentów akta firmowe zostają doprowadzone do postaci, z której nie da się odzyskać informacji. To zdecydowanie najbezpieczniejszy i jednocześnie najprostszy sposób na zażegnanie problemu przedawnionej dokumentacji.

  4. elastyczności
    Współpraca z ekspertami często oznacza, że sami możemy zdecydować o tym, jak będzie wyglądała usługa. Niektórzy czują się bezpieczniej, jeśli mogą obserwować proces utylizacji. Część firm daje taką możliwość. Nic nie stoi wtedy też na przeszkodzie, żeby uzyskać materiał wideo z niszczenia. Elastyczność dotyczy również terminu wykonanej usługi oraz rodzaju niszczonych nośników. Instalacje z sukcesem rozprawiają się z dokumentacją papierową, płytami CD, DVD oraz dyskami HDD.

Źródło: Ekoakta.pl


Źródło: Publikacja partnera. Wydawca nie odpowiada za treści nieredakcyjne. Kontakt dla firm zainteresowanych publikacjami w DI: kf@di24.pl


Tematy pokrewne:  

tag WLStag RODOtag nowptag nolstag niszczenie dokumentówtag Legnica
To warto przeczytać




fot. Poly







fot. Kaspersky






RSS  

RSS - Wywiad
Wywiad  
RSS - Interwencje
RSS - Listy
Listy  

idealdesign.pl - meble designerskie
« Maj 2021»
PoWtŚrCzwPtSbNd
 12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930
31 
Serwisy specjalne: