Kasy fiskalne

We własnej działalności gospodarczej kasa fiskalna jest podstawą właściwego działania spółki. Umożliwia bowiem odpowiednie sumowanie uzyskiwanych dochodów. Przedsiębiorcy dokonujący transakcji na rzecz osób fizycznych nieprowadzących spółek oraz rolników ryczałtowych, muszą wykonywać statystykę obrotu i kwot podatku należnego, wykorzystując do tego kasy rejestrujące. Niezależnie od typu posiadanej działalności, podatnicy używający kas fiskalnych (zgodnie z uchwałą o VAT) mają określone obowiązki. Jednym z nich jest wspomniany już we wstępie przegląd kasy fiskalnej. Niewykonanie go może prowadzić do poważnych konsekwencji. Tak więc każdy Inwestor korzystający z kas fiskalnych (jednej bądź kilku) musi punktualnie zgłaszać je do przeglądu technicznego. Ważne jest także to, że kiedy pamięć kasy zapisującej zostanie wykorzystana, trzeba o tym poinformować serwis i Urząd Skarbowy. Ustala się wtedy czas wykonania odczytu pamięci. Żadnych zmian w urządzeniu nie powinno się podejmować samodzielnie.

Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej co dwa lata

Przegląd ten dotyczy wszystkich posiadaczy kas, niezależnie od posiadanego modelu kasy fiskalnej oraz od branży w jakiej jest ona wykorzystywana. Tak jak zostało zawarte w art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT, każdy właściciel kasy fiskalnej musi poddawać ją regularnym przeglądom technicznym. Tego rodzaju przegląd kasy fiskalnej musi zostać wykonany nie rzadziej niż dwa lata od poprzedniego przeglądu (albo fiskalizacji kasy fiskalnej). Oczywiście nie trzeba tego robić samodzielnie, a zajmie się tym uprawniony serwis kas fiskalnych. Wykaz serwisantów prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Podatnik używający kas, ma obowiązek korzystania z podmiotów prowadzących serwis, którzy są wskazani w wykazie serwisantów. Lista podmiotów, które zajmują się serwisowaniem kas poszczególnych typów, publikowana jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Ponadto Ministerstwo to zaleca, by
wybór serwisu był dokonany z dużą starannością; rekomenduje również podpisywanie umów  z serwisantami (taka umowa dotycząca obsługi urządzeń ma zabezpieczać interesy podatnika). Zgodnie z rozporządzeniem z 29 kwietnia 2019 r., prawo pozwala na zmianę podmiotu prowadzącego serwis kasy rejestrującej (z różnych przyczyn), bez konieczności uzyskania zgody tego podmiotu prowadzącego. Jednak należy zawiadomić go o zmianie w ciągu pięciu dni. Nie trzeba natomiast o niej powiadamiać naczelnika urzędu skarbowego. Warto wiedzieć, że choć prawny obowiązek nakazuje wykonywać przegląd kasy fiskalnej co dwa lata, wiele firm oferuje możliwość dokonywania przeglądu co rok - jeżeli jest taka chęć i potrzeba. Jest to opcja tańsza niż przegląd co dwa lata. Odpowiedzialność za to, by przegląd kasy fiskalnej odbył się w odpowiednim terminie leży po stronie jej właściciela. Dlatego warto o nim pomyśleć odpowiednio wcześniej. Trzeba też dodać, że w okresie zawieszenia działalności gospodarczej podatnik nie podlega obowiązkowi dokonywania okresowych przeglądów technicznych kasy. Taki przegląd musi jednak wykonać przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

Przegląd kasy fiskalnej raz do roku

Wedle preferencji, przeglądu technicznego kasy fiskalnej można dokonywać także w ostępach rocznych (a nie jak ustalono prawnie - dwurocznych). Taki przegląd co 12 miesięcy jest dość praktyczny, ponieważ jest to rozwiązanie:

a) tańsze,
b) szybsze,
c) rozszerzające żywotność kasy fiskalnej.

Kiedy podatnik zobowiąże się dokonywania przeglądów częściej, poszczególni producenci kas często przedłużają okres trwania gwarancji urządzenia. Częstsza kontrola serwisowa to także dobry sposób na ochronę najbardziej istotnych informacji przed przypadkowym atakiem ze strony osób trzecich czy też przed próbą zafałszowania podejrzanych sprzedaży i innych działań tego typu. W serwisie sprawdzane będzie to, czy w trakcie obsługi kasy nie zostały zakłócone prace zapewniające właściwe zarządzanie listy, a także to czy nie zostały wprowadzone szkodliwe zmiany (z wiedzą albo bez wiedzy przedsiębiorcy). Zdarza się bowiem tak, że nieuczciwi pracownicy albo konkurencja zmieniają w kasie informacje tak, by udaremnić odpowiednią pracę przedsiębiorstwa. Jednak na tak precyzyjnym urządzeniu jakim jest kasa fiskalna, dysk twardy będzie miejscem gdzie zapisane zostaną wszystkie ludzkie ingerencje, które wykryje wykwalifikowany serwisant

Konsekwencje niedokonania przeglądu kasy fiskalnej

Wprowadzone w roku 2019 kasy fiskalne online przesyłają do Centralnego Repozytorium Kas dane o dokonanych przeglądach technicznych. Tak więc Krajowa Administracja Skarbowa zostanie od razu poinformowana, że podatnik spóźnił się z przeglądem. Nie oznacza to jednak, że właściciele kas tradycyjnych z elektroniczną albo papierową kopią paragonu nie są sprawdzani. Muszą oni bowiem składać (do 15. dnia miesiąca) do urzędów skarbowych wykaz wykonanych przeglądów technicznych razem z informacjami o poprzedniej dacie przeglądu. Terminowe wykonanie przeglądu technicznego kasy fiskalnej jest obowiązkiem podatnika i to on, a nie serwisant, poniesie karę za spóźnienie. Brak wykonania terminowego technicznego przeglądu kasy jest uznawane jako niewłaściwe prowadzenie księgi. Dlatego w oparciu o artykuł 61 § 3 k.k.s. możliwe jest obecnie nałożenie na przedsiębiorcę sankcji w postaci kary finansowej za wykroczenie skarbowe. Za spóźnienie z dokonaniem przeglądu technicznego kasy zapłaci się 300 zł. Co ważne, nałożenie na podatnika takiej kary przez Urząd Skarbowy nie zwalnia oczywiście z poddania urządzenia obowiązkowemu przeglądowi. Warto też wiedzieć, że jeśli przedsiębiorca skorzystał z ulgi na zakup kasy fiskalnej, a spóźnienie z przeglądem wystąpiło w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, to do urzędu skarbowego należy zwrócić pobraną albo odliczoną ulgę.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Mico, oferującą usługi związane z kasami fiskalnymi.