Usługa Google Groups będzie dostępna w płatnej wersji Google Apps dla firm oraz w wersji bezpłatnej dla instytucji edukacyjnych. Dzięki niej pracownicy mogą stworzyć grupę dyskusyjną dotyczącą konkretnego projektu, adresowaną do wybranego działu firmy lub na określony temat.

Administratorzy nie będą mieli przy tym dużo pracy. Ich rola sprowadza się do włączenia nowej usługi, ustanowienia zasad dostępu do grup i określenia ich innych cech.

Tworzenie nowej grupy w Google Apps wymaga wypełnienia krótkiego formularza, w którym określa się m.in. nazwę grupy, jej adres i zasady dostępu. Potem wystarczy zaprosić wybrane osoby z kontaktów. Toczące się na grupach dyskusje są domyślnie archiwizowane, a użytkownicy mogą przeszukiwać i przeglądać archiwa z poziomu strony WWW.

>>> Czytaj także: Google chce przyspieszyć strony internetowe

Nowe narzędzie znacznie ułatwia dzielenie się dokumentami Google. Po prostu, udostępniając dokument lub arkusz kalkulacyjny, można podać adres grupy zamiast adresów poszczególnych współpracowników. Tak udostępniony dokument będzie zawsze dostępny dla właściwych osób, nawet jeśli w składzie osobowym grupy zajdą zmiany. Ponadto zarządca grupy może wysyłać wiadomości w jej imieniu.

Według niektórych komentatorów nowa funkcja Google Apps sprawia, że narzędzia Google jeszcze bardziej bezpośrednio konkurują z programami Microsoftu dla firm (np. SharePoint). Google może mieć tego świadomość, skoro udostępniło grupy w wersji Google Apps dla firm.

Warto też zauważyć, że podobne funkcje wprowadzają inni dostawcy webowych narzędzi, np. Zoho udostępnił niedawno narzędzie Zoho Discussions pozwalające na tworzenie wewnętrznych i zewnętrznych społeczności.

Poniżej film prezentujący Google Groups w Google Apps: