1. Czym są e-faktury?
2. Jak działa Krajowy System e-Faktur?
3. Program do wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Krajowy System e-Faktur działa w Polsce już od 1 stycznia 2022 r. Na razie korzystanie z niego jest w pełni dobrowolne, jednak planowo ma się to zmienić od 1 stycznia 2023 r., kiedy to z faktur ustrukturyzowanych będą musieli korzystać wszyscy podatnicy.

Czym są e-faktury?

Faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym i obrazującym przebieg operacji gospodarczej. Do wystawiania faktur są zobligowani wszyscy przedsiębiorcy, którzy dokonują dostawy towarów lub usług na rzecz innych przedsiębiorców, a także osób fizycznych, jeśli kontrahent poprosi o wystawienie faktury. Jak dotąd obieg gospodarczy tych dokumentów dotyczył głównie faktur papierowych lub faktur elektronicznych, przesyłanych mailowo prosto z programów księgowych lub aplikacji online. Według nowelizacji ustawy o VAT z 2021 roku, podatnik wystawiający faktury, od 2023 roku będzie zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej, a więc mającej określony układ i zawierającej wszystkie niezbędne elementy. E-faktury będą zapisywane w formacie xml, podobnie jak ma to miejsce w przypadku jednolitego pliku kontrolnego, i przechowywane w KSeF. Stamtąd fakturę będzie mógł pobrać przedsiębiorca lub wyznaczona przez niego osoba.

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

Zamysłem stworzenia Krajowego Systemu e-Faktur było ujednolicenie wystawianych dokumentów sprzedażowych, umożliwienie kontroli ich wystawiania przez organy rządowe oraz ułatwienie przeprowadzania kontroli skarbowych na gruncie podatku PIT, CIT i VAT. W efekcie system ten służy zarówno do wystawiania, jak i odbierania faktur. Zatem od momentu, w którym korzystanie z tego systemu stanie się obowiązkowe, księgowanie faktur będzie można wykonywać automatycznie, zniknie również konieczność przesyłania drogą mailową faktur do kontrahentów lub biura rachunkowego. System e-Faktur KSeF służy również do przechowywania faktur ustrukturyzowanych, co w dużej mierze sprawi, że przedsiębiorcy nie będą musieli korzystać z dodatkowych systemów archiwizacji elektronicznej.

Program do wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Co do zasady, KSeF to ogólnodostępny system, dlatego każdy podatnik, zarówno osoba fizyczna, jak i prawna, będzie mógł z niego skorzystać. Warunkiem jest udzielenie dostępu do wystawiania faktur i ich odbioru odpowiednim osobom. W przypadku podatników prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, do KSeF będzie miał obligatoryjny dostęp właściciel firmy, a fakultatywnie także osoby, które zostaną przez niego do tego upoważnione.

Wprowadzenie do obrotu gospodarczego faktur wystawionych w KSeF nie będzie jednak wymagało korzystania bezpośrednio z tego systemu. Niejeden program księgowy, a także program do wystawiania faktur, będzie musiał zostać dostosowany do nowych przepisów odnośnie korzystania z KSeF. Z tego powodu przedsiębiorcy, jako wystawcy faktury, będą mogli zdecydować, czy skorzystać z systemu rządowego, czy wystawiać faktury w zewnętrznej, komercyjnej aplikacji, dostosowanej do warunków i wymagań stawianych przez znowelizowane przepisy podatkowe. E-faktury, czyli faktury online wystawiane w KSeF to nadchodząca rzeczywistość wszystkich podatników, do której już teraz trzeba się odpowiednio przygotować.