Faktura papierowa a elektroniczna – różnice

Choć faktury elektroniczne są już w Polsce bardzo popularne, to nadal wiele firm nie chce się na nie zdecydować. Zarządzanie dokumentami papierowymi często wydaje się prostsze, a perspektywa wdrożenia nowego systemu może budzić obawy przedsiębiorstw przywiązanych do tradycyjnych rozwiązań. Nie da się jednak ukryć, że cyfryzacja zyskuje na popularności i wszystko wskazuje na to, że w końcu będzie ona czymś koniecznym dla przedsiębiorstw, które zechcą utrzymać się na rynku. Organizacje, którym zależy na rozwoju, powinny więc zdawać sobie sprawę z tego, co w zestawieniu faktura papierowa a elektroniczna wypada korzystniej.

Na początku warto więc wskazać różnice między tymi formami dokumentów. Inaczej wygląda między innymi kwestia kosztów związanych z przetwarzaniem faktur. W przypadku wersji papierowej, dokumenty trzeba bowiem drukować i fizycznie dostarczać do kontrahenta. Czynności te zajmują często bardzo dużo czasu, który również jest kosztowny. Dodatkowo faktury papierowe muszą być archiwizowane w odpowiedni sposób, co uszczupla zasoby firmy. Cyfryzacja obiegu dokumentów również wiąże się jednak z pewnymi kosztami. Konieczne jest przecież wdrożenie odpowiedniego systemu i przeszkolenie pracowników. W dłuższej perspektywie może okazać się jednak, że mniej środków pochłania faktura elektroniczna, a papierowa wersja obiegu jest bardziej kosztowna.

Czy zarządzanie dokumentami papierowymi jest łatwiejsze?

Firmy, które zastanawiają się, czy lepszym rozwiązaniem będzie dla nich faktura elektroniczna czy papierowa, uważają niekiedy, że tradycyjna forma obiegu jest prostsza i nie wymaga wiele wysiłku. Czy jednak na pewno tak to wygląda? Warto zdawać sobie sprawę z tego, że aby pracownik mógł przetworzyć fakturę papierową, musi on ją najpierw odnaleźć. Nie zawsze jest to jednak łatwe, ze względu na to, jak wiele dokumentów przechowują niektóre firmy. Faktury papierowe są oczywiście dostępne tylko dla pracowników stacjonarnych, co stanowi duże utrudnienie w dobie popularyzacji zdalnego modelu pracy. Zarządzanie dokumentami papierowymi bywa także trudniejsze ze względu na problemy z weryfikacją, jaki jest status danego dokumentu i który pracownik się nim zajmuje.

Cyfryzacja tego procesu pomaga rozwiązać powyższe problemy. Aby jednak wdrożyć odpowiedni system konieczne jest przeszkolenie pracowników, co w niektórych sytuacjach może okazać się czasochłonne. Trzeba jednak wiedzieć, że zarządzanie dokumentami elektronicznymi usprawni wiele procesów, takich jak wyszukiwanie dokumentów, ich przetwarzanie i archiwizacja. Wszystko to przełoży się więc na znaczną oszczędność czasu.

Faktura elektroniczna czy papierowa – co będzie lepszym wyborem dla firmy?

Choć może się wydawać, że dla wszystkich firm lepszym rozwiązaniem będzie faktura elektroniczna, a papierowa wersja jest już przeżytkiem, to przedsiębiorstwa same muszą zweryfikować, która opcja będzie bardziej korzystna w ich przypadku. Trzeba bowiem zdawać sobie sprawę z faktu, że tradycyjna forma dokumentu również ma swoje zalety. Niektóre organizacje wolą otrzymywać faktury w takiej formie, dlatego że jest ona dla nich łatwiejsza do archiwizacji. Często także sam proces przeszkolenia pracowników, którzy od wielu lat pracują w firmie, może trochę potrwać. Nie da się jednak ukryć, że korzyści takie jak oszczędność czasu i pieniędzy, proekologiczność, usprawnienie przechowywania i przetwarzania dokumentów oraz ich wyszukiwania sprawiają, że cyfryzacja będzie z pewnością zyskiwała na popularności w kolejnych latach.

Foto i treść: materiał partnera