Tak właśnie działa RODO, czy GDPR (akronim
anglojęzyczny). Rozporządzenie to wprowadza szereg zmian, które z jednej strony
mają na celu zabezpieczenie danych podmiotów Unii Europejskiej, a z drugiej,
wymuszają podjęcie niekiedy bardzo kosztownych działań przez przedsiębiorców
przetwarzających dane (nawet tych, którzy nie są ich administratorami).
Zmiany wprowadzane przez RODO
Kary finansowe
Przedsiębiorca
naruszający przepisy zawarte w rozporządzeniu naraża się na karę wynoszącą
równowartość 4% obrotu (!) z zeszłego roku lub do 20 000 000 Euro.
Nowe formuły zgód na przetwarzanie danych
Formuły zgody zostają
rozszerzone o kilka informacji, m.in.:
– dane kontaktowe Inspektora Danych Osobowych;
– informację o zamiarze przekazania danych do
państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
– okres, przez który dane będą przechowywane.
Prawo do bycia zapomnianym
Na żądanie właściciela
danych osobowych, przedsiębiorca jest zobowiązany do usunięcia jakichkolwiek
danych dotyczących wnioskodawcy (nawet z kopii zapasowych), a także do zadbania
o to, aby dane te usunął każdy podmiot, któremu dane zostały udostępnione.
Rozszerzenie odpowiedzialności
Kwestia wspominana na
wstępie – podmiot, który nie jest administratorem danych, a mimo to je
przetwarza – odpowiada w ten sam sposób co ich administrator.
Zmiany w przetwarzaniu danych nieletnich
Dane nieletnich mogą być
przetwarzane wyłącznie po uzyskaniu zgody ich rodziców lub prawnych opiekunów.
To na przedsiębiorcy ciąży obowiązek pozyskania takiej zgody.
Obowiązkowe raportowanie naruszeń
Jeśli przedsiębiorca nie
zgłosi naruszenia integralności danych osobowych w terminie 72 godzin od
wystąpienia naruszenia – naraża się na karę.
Ograniczenie profilowania
Profilowanie musi się odbywać w zakresie
dopuszczonym przez osobę, której profil się tworzy. Rozporządzenie wprowadza
także bezwzględny zakaz tworzenia profilu użytkownika, jeśli ten nie wyrazi na
to zgody.
Rejestr zdarzeń związanych z danymi osobowymi
Każdy przedsiębiorca jest
zobligowany do prowadzenia rejestru zdarzeń związanych z przetwarzaniem danych.
Będzie to dokument weryfikowalny podczas kontroli organizowanych przez
Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
Jakich narzędzi użyć by ułatwić wdrożenie RODO?
Na tym etapie najlepszym
rozwiązaniem będzie przygotowanie swojej organizacji i ogniw, które z nią
współpracują do ujednolicenia stanu rzeczywistego z wymaganiami zapisanymi w
rozporządzeniu. Głównym obszarem, którego dotyka ten akt prawny jest
informacja, dlatego należy skorzystać z narzędzia, które z tym informacjami
radzi sobie najlepiej. Poniżej przedstawiamy konkretne kroki, które należy
podjąć w celu osiągnięcia stanu pożądanego.
Poinformuj swoich kontrahentów o zmianach
Badania wykazują, że
około 50% przedsiębiorstw nie wie czym jest RODO i jakie konsekwencje
niesie jego wejście w życie. Warto zatem poinformować ich o zaistniałej
sytuacji. W zależności od liczebności zbioru podmiotów, z którymi
współpracujemy – może okazać się niezbędne skorzystanie z narzędzia do masowej
korespondencji. Polecanym przez nas rozwiązaniem jest system HotSender.pl.
Wypracuj politykę zarządzania danymi osobowymi
Każdy pracownik w Twojej
organizacji musi wiedzieć, że ochrona danych osobowych jest priorytetem w
Twojej firmie. Nieodpowiednie podejście do tego typu informacji może się dla
Ciebie skończyć bardzo dotkliwą karą finansową.
Zaimplementuj systemy monitorowania
Wyznacz osoby, które mogą
podejmować decyzje związane z zarządzaniem danymi osobowymi oraz osoby
techniczne (w przypadku przechowywania zbiorów elektronicznych) i dodaj ich
identyfikatory kontaktowe (adresy e-mail, numery telefonów) do listy wysyłkowej
systemu, który wyśle powiadomienie w przypadku wykrycia jakiejkolwiek anomalii
wewnątrz infrastruktury.
Zaimplementuj dwuskładnikowe uwierzytelnianie
Twoi pracownicy logują
się na swoje konta za pośrednictwem loginu i hasła? Dodaj tokeny SMS lub
e-mail, abyś mógł spać spokojnie bez obaw o bezpieczeństwo zarówno danych
osobowych jak i informacji poufnych w Twojej firmie.
Opracuj politykę raportowania o naruszeniach
Przede wszystkim upewnij
się, że masz system, który informuje Cię o naruszeniach w odpowiednim czasie –
masz 72 godziny od wystąpienia naruszenia na sporządzenie raportu i
wysłanie go do regulatora. Musisz mieć wydajną linię raportującą, która będzie
działała 24 godziny na dobę. W przeciwnym wypadku możesz się nie wyrobić.
Przeszkól pracowników
Pracownicy muszą poznać
ramy, w których będzie im dane pracować od maja 2018 roku. Zmiany są na tyle
elementarne, że wpłyną na większość działów w firmie, stąd szkolenia są wysoce
wymagane.
Powołaj Inspektora Danych Osobowych
Stworzenie takiego
stanowiska jest jednym z wymogów GDPR, a więc będzie to coś co zrobić trzeba,
natomiast rozpoczęcie poszukiwań już teraz, pozwoli na możność pełniejszego
przeprowadzenia naboru, a co za tym idzie znalezienie odpowiedniego kandydata.
Co polecamy?
Znalezienie kompleksowego
narzędzia pozwalającego okiełznać RODO to nie lada wyzwanie. Śmiemy twierdzić,
że na chwilę obecną nie ma takowego. Polecamy jednak przystąpienie do zarządzania
danymi z głową. Polecanym już rozwiązaniem jest system HotSender.pl, dzięki
któremu możemy wdrożyć do swojej firmy szereg rozwiązań mogących być
zbawiennymi w zestawieniu z wymaganiami rozporządzenia.
HotSender.pl to system,
który w założeniu miał być narzędziem do realizowania masowych wysyłek e-mail i
SMS. W toku prac nad serwisem stał się on jednak systemem zarządzania dużymi
ilościami danych oraz konglomeratem narzędzi usprawniających prowadzenie
biznesu – marketing automation, big data.
Mam stronę internetową, co robić?
Jeśli prowadzisz własną
stronę internetową, wysoce prawdopodobnym jest to, że dotkną Cię postanowienia
rozporządzenia. Przede wszystkim musisz powiadomić swoich współpracowników o
zaistniałej sytuacji i sprawdzić stan ich aktualnej wiedzy. Następnie
skataloguj dane, które przetwarzasz i dopasuj do nich odpowiednie podstawy
prawne. W końcu – sprawdź system, który współpracuje z Twoją stroną
internetową. System ten musi odpowiadać wymaganiom stawianym przez nowe prawo.
Jeśli nie – pomyśl nad modernizacją lub migracją na inny system.
Podsumowanie
Nadchodzą duże zmiany –
to zdanie najlepiej określa sytuację, w której znaleźli się europejscy (i nie
tylko) przedsiębiorcy, ale duże zmiany to również duże szanse, które można
wykorzystać lepiej, gorzej lub w ogóle. Powinnością każdego zarządcy, który ma
pod swoimi skrzydłami organizację jest działać tak, aby jak najlepiej
wykorzystywać okazje. Kwestia, by użyć do tego odpowiednich narzędzi w celu
maksymalnego ułatwienia sobie pracy.
