Odniesiesz sukces biznesowy, jeśli Twój event będzie atrakcyjny i pozostawi po sobie dobre wrażenie. Czego nie powinno się robić na konferencji, żeby uniknąć wpadki? Oto kilka najczęściej pojawiających się błędów.

Zbyt późno wysłana informacja o konferencji

Masz ciekawy pomysł na tematykę, interesujących prelegentów i salę, która pomieści nawet ponad 100 osób? Dlaczego więc w trakcie eventu świeci pustkami? Częstym problemem jest niesprawna komunikacja z potencjalnymi uczestnikami. Wyjazd na taką konferencję wymaga od uczestników zazwyczaj poukładania kalendarza i przygotowania – szczególnie, gdy event trwa cały dzień lub nawet dni kilka i odbywa się daleko od ich miejsca zamieszkania. Wysyłanie zaproszeń na dwa tygodnie przed rozpoczęciem to naprawdę zły pomysł. Miesiąc wyprzedzenia to absolutne minimum. Najlepiej zaś zaplanować kilkukrotne ponawianie informacji – począwszy od zajawki informującej wstępnie o evencie, przez bardziej precyzyjną informację o najważniejszych atrakcjach wydarzenia, aż po szczegółowy program i wszystkie szczegóły techniczne.

Nieodpowiedni obiekt

Obiektów szkoleniowo-konferencyjnych nie brakuje. Sęk w tym, że nie wszystkie spełniają standardy na miarę XXI wieku. Lokalizacja w zatłoczonym, „betonowym” centrum miasta to nie tylko częste problemy z parkingami, ale i wrażenie „nijakości”. Znacznie lepiej wybrać obiekt w atrakcyjnym położeniu – miejscu bardziej kameralnym, który uczestnikom daje również możliwość wypoczynku po całym dniu wykładów i dyskusji. Dobre miejsce to na przykład Uniejów. Malowniczo położona w centralnej Polsce miejscowość uzdrowiskowa oferuje niebanalne sale konferencyjne w zabytkowych budynkach o niepowtarzalnym klimacie, a do tego m.in. termy, gdzie o relaks bardzo łatwo. Takie miejsce znacznie zwiększa szanse wywołania pozytywnego wrażenia.

Przeładowany program

Pięć wykładów jeden po drugich? A może trzy panele dyskusyjne następujące po sobie? Jeśli masz wielu ciekawych prelegentów i jeszcze więcej ciekawych tematów spotkań, weź głęboki oddech i… dokonaj selekcji. Od nadmiaru informacji uczestników konferencji szybko rozboli głowa, a ilość wcale nie przekłada się na jakość. Podziel tematy na kilka fakultatywnych paneli albo… pomyśl o kolejnym evencie, podczas którego podejmiesz część tematów, które teraz po prostu sobie odpuścisz.

Jeśli unikniesz tych najpoważniejszych błędów, masz wysokie szanse na to, że Twój event będzie naprawdę udany. Możesz również skorzystać z pomocy fachowców od organizacji konferencji, którzy zatroszczą się za Ciebie o wszystkie techniczne detale. To również ma sens!