Duże zainteresowanie kompleksowym narzędziem komunikacji wewnętrznej potwierdzają wewnętrzne dane emplo, z których wynika, że aż 7 na 10 pracowników przynajmniej raz w tygodniu loguje się na wdrożoną w firmie platformę komunikacji wewnętrznej.

- Dziś w komunikacji wewnętrznej nie chodzi tylko o przekazywanie informacji z góry na dół, ale o budowanie środowiska pracy, które współtworzą pracownicy i na które mają realny wpływ. Takiej demokracji nauczyły nas platformy społecznościowe, z których wszyscy korzystamy prywatnie. Budowanie komunikacji wewnętrznej w organizacjach w oparciu o dokładnie te same społecznościowe mechanizmy to dziś konieczność i odpowiedź pracodawcy na oczekiwania pracowników. Jak wynika z naszego badania, większość zatrudnionych uważa, że nowe technologie mogą istotnie wspierać firmę w budowaniu skutecznej komunikacji wewnętrznej – mówi Paweł Leks, CEO, emplo.

Pracownicy dają lajka społecznościowej komunikacji wewnętrznej

W swoim badaniu emplo sprawdziło, w jakiej mierze zdaniem respondentów technologia może wesprzeć firmy w budowaniu skutecznej komunikacji wewnętrznej. Niemal 7 na 10 pracowników potwierdziło, że narzędzia online wykorzystywane wewnątrz firmy mogą usprawnić komunikację z pracownikami. Podobna grupa respondentów (65,7%) zadeklarowała, że chciałaby mieć dostęp do jednego rozwiązania on-line gromadzącego w jednym miejscu komplet informacji o firmie, prowadzonych w niej projektach i pracownikach. Co więcej, ponad połowa badanych (56,1%) uznała rozwiązania on-line za skuteczną alternatywę dla e-maili i rozmów telefonicznych wewnątrz organizacji.

Przewagę internetowej platformy komunikacji wewnętrznej nad standardowymi e-mailami zauważa Aleksandra Jankowska-Bożyk, HR and Organization Director w PZ Cormay S.A. Producent odczynników diagnostycznych i dystrybutor światowej klasy aparatury medycznej zatrudnia w Polsce ok. 200 osób, pracujących w 3 lokalizacjach, zarówno w biurach, jak i zakładzie produkcyjnym.

– Nasza firma posiada również przedstawicielstwa za granicą, m.in. w Rosji i spółkę w Szwajcarii, w związku z czym komunikacja wewnętrzna jest kluczowym elementem dobrej współpracy. Z uwagi na to, że w naszej grupie kapitałowej pracują osoby różnych narodowości, komunikację prowadzimy w dwóch językach. A zależy nam, aby nasi pracownicy mieli dostęp do informacji firmowych w jednym miejscu i czasie, co bez wsparcia technologii nie byłoby możliwe. Taka platforma łączy w sobie funkcje e-maila, Intranetu, Skype’a i Facebooka. Każdy pracownik ma możliwość dotarcia do praktycznie każdej informacji, a przy tym jego skrzynka e-mailowa nie jest obciążana dużą liczbą wiadomości – podkreśla Aleksandra Jankowska-Bożyk.

7 na 10 pracowników korzysta z platformy społecznościowej w firmie

Duże zainteresowanie społecznościowymi narzędziami komunikacji wewnętrznej potwierdzają dane pochodzące z systemu emplo. Wynika z nich, że w 2016 roku aż 71% pracowników przynajmniej raz w tygodniu zalogowało się na wdrożoną w firmie platformę online. Średni czas jednej wizyty wyniósł 7 minut.

- Ogromny technologiczny postęp w obszarze komunikacji wewnętrznej związany jest z jednej strony z potrzebą szybkiego i skutecznego dotarcia z informacją wewnątrz organizacji, ale również z pojawieniem się nowych pokoleń, które nieco inaczej podchodzą do komunikacji. Młodsi dużo czasu spędzają wirtualnie, a platformy społecznościowe stanowią ich codzienność. Nowoczesne technologie stają się więc naturalnym sprzymierzeńcem dynamicznych zmian i coraz więcej pracodawców zdaje sobie z tego sprawę. Tylko w 2016 roku liczba klientów korzystających z emplo potroiła się – mówi Paweł Leks.

Użytkownicy platformy mają do dyspozycji wiele różnorodnych funkcjonalności, wśród których trzy grupy budzą największe zainteresowanie. Pierwsza dotyczy wielokierunkowej komunikacji w firmie, w ramach której pracownicy piszą artykuły, posty i komentarze, publikują zdjęcia czy wypełniają ankiety. Po drugie, emplo przyczynia się do usprawniania procesów firmowych poprzez możliwość wypełniania wszelkich wniosków firmowych: od urlopowych i L4 przez wnioski o wizytówki po dowolnie zdefiniowane przez firmę procesy. Trzecia grupa funkcjonalności związana jest z obszarem oceny i rozwoju pracowników. Platforma umożliwia m.in. określanie celów indywidualnych, przygotowywanie i wypełnienie kwestionariuszy oceny okresowej czy oceny kompetencji.

Aleksandra Jankowska-Bożyk wskazuje, że część funkcjonalności jest szczególnie istotna z punktu widzenia pracodawcy, a część bardzo doceniają sami pracownicy. – Jako pracodawca najczęściej korzystam z narzędzi typu ocena roczna, ankiety zaangażowania, wyznaczanie celów czy planowanie urlopów. Obecnie wdrażamy system zarządzania wiedzą, co będzie ogromnym krokiem w rozwijaniu kompetencji pracowników w naszej organizacji. Równie cenna jest dla nas możliwość publikowania w jednym miejscu aktualności. Są to m.in. informacje o nowych osobach, wprowadzanych produktach, jak i te, które dotyczą narodzin dzieci naszych pracowników, ich hobby czy prywatnych osiągnięć. Z drugiej strony, pracownicy chętnie odnoszą się do informacji w aktualnościach dając swoje komentarze pod nimi czy współtworząc artykuły. Dla nich wartościowe są też informacje o stanowiskach poszczególnych osób w organizacji oraz moduł do zarządzania urlopami.

W największych firmach i z rozproszoną strukturą bez technologii jak bez ręki

Potrzeba zmiany w sposobie prowadzenia komunikacji wewnętrznej i większego nacisku na technologiczne rozwiązania społecznościowe jest najbardziej widoczna w przypadku dwóch rodzajów organizacji. Po pierwsze, w największych firmach zatrudniających kilkaset czy kilka tysięcy pracowników. W firmach zatrudniających powyżej 500 osób, 70% zapytanych chciałoby mieć dostęp do takiego rozwiązania online, podczas gdy w organizacjach zatrudniających od 51 do 250 osób odsetek ten wynosi 65%. Podobnie, pracownicy największych firm częściej niż pracownicy średnich podmiotów uważają, że narzędzia online mogą zastąpić standardowe dziś formy komunikacji wewnętrznej, takie jak telefon czy e-mail – 61,4% vs. 55,9%.

Po drugie, technologia przybywa z odsieczą szczególnie w firmach z rozproszoną strukturą, w których zatrudnione osoby pracują w różnych lokalizacjach i w różnym trybie. Statyczną pracę przy biurku coraz częściej zamieniamy na pracę w drodze na spotkanie, w pociągu czy w kawiarni. W firmach, które mierzą się z takimi wyzwaniami, usprawnienie komunikacji wewnętrznej jest podstawą efektywnej działalności. – Wśród współpracujących z nami przedsiębiorstw są organizacje z oddziałami rozsianymi po całej Polsce i w różnych krajach, z osobami pracującymi w trybie zmianowym oraz korzystającymi z pracy zdalnej. Możliwość natychmiastowego dotarcia z firmowymi informacjami do każdej osoby, także tej nie pracującej przy komputerze, a korzystającej głównie ze smartfona, jest kluczową wartością dla zarządów i menedżerów. Jeśli na dodatek pracownicy mają możliwość zabrania głosu i współtworzenia firmowej społeczności, tworzy to dodatkową wartość – podkreśla Paweł Leks.

Pełna treść raportu

Metodologia badania:

Badanie „Efektywność zaczyna się od komunikacji wewnętrznej” zostało zrealizowane na zlecenie emplo przez SW RESEARCH metodą wywiadów on-line (CAWI) na panelu internetowym SW Panel. Próba badawcza miała charakter celowy. Badanie zrealizowano wśród osób w wieku 20-65 lat, będących pracownikami firm: średnich (zatrudniających od 50 do 250 pracowników), dużych (zatrudniających od 250 do 500 pracowników) oraz korporacji (zatrudniających powyżej 500 osób). Zrealizowano łącznie 528 wywiadów. Badanie przeprowadzono w dniach 19-24 maja 2017 roku.