Od lat w artykułach prasowych wieszczy się odstąpienie od użytkowania papieru w biurze. Powszechna cyfryzacja miałaby raz na zawsze uwolnić nas od szelestu kartek i terkotania drukarek. Z drugiej strony, często podnoszony jest także aspekt ekologiczny. Wydawałoby się, że nie ma wyjścia i papier powinien już dawno zniknąć z naszych biur…

Co zaskakujące, rynek papieru od kilku lat rośnie rok do roku w kilkuprocentowym tempie! Jest to spowodowane głównie coraz większym zapotrzebowaniem na tekturę, służącą do produkcji opakowań i kartonów transportowych. Duże znaczenie ma tu rosnąca dynamicznie sprzedaż e-commerce - także w samej branży biurowej i sklepach takich jak Atakto.pl.

Co jednak z papierami biurowymi? Co prawda ilość, jaka jest zużywana przez przedsiębiorstwa nieznacznie się zmniejsza, jednak papier tego typu to nadal 15% ogólnej produkcji. Zmiany w obróbce i procesowaniu dokumentów wydają się nie przebiegać tak szybko, jak chcieliby niektórzy futuryści. Nadal na porządku dziennym jest drukowanie nie tylko dokumentacji handlowej, ale także tymczasowych tekstów pomocniczych, które z reguły tego samego dnia lądują w niszczarce.

Z czego wynika taki stan rzeczy? Powodów jest kilka.

Pierwszy to przyzwyczajenia kadry biurowej. Częstym widokiem jest drukowanie zestawień lub wyciągów tylko po to, aby ich treść przenieść niejako z powrotem do arkusza kalkulacyjnego.

Druga przyczyna to bardzo niski poziom automatyzacji i informatyzacji w polskich przedsiębiorstwach. Obieg dokumentacji nie jest poprawnie zaplanowany i czasem po prostu wymusza drukowanie dokumentów i ich archiwizowanie w celu uniknięcia potencjalnych problemów czy ułatwienia dostępu dla innych pracowników. Z niskim poziomem informatyzacji związane są także braki w wykształceniu informatycznym pracowników oraz brak świadomości dotyczącej możliwości cyfrowej obróbki dokumentów. Innym przejawem tego stanu rzeczy jest tworzenie dokumentacji, która nie musi być obrabiana i potwierdzana w formie fizycznej.

Trzecia przyczyna wynika z ergonomii. Czytanie tekstu wydrukowanego na papierze jest znajome, wygodne i komfortowe. Zostało to z resztą nie raz udowodnione. Tegoroczna meta-analiza wykonana przez Virginię Clinton (University of North Dakota) wzięła pod uwagę 33 badania naukowe z lat 2008-2018. Wniosek wypływający z raportu jest jednoznaczny: tekst czytany na papierze jest przez nas lepiej przyswajany i rozumiany. W odróżnieniu od ekranu, rzadziej dokonujemy skanowania nagłówków, a skupiamy się na treści i jej znaczeniu.

Papier jest także najwygodniejszym medium do wykonywania notatek i szkiców. Chociaż od lat dostępne są narzędzia takie jak tablety przenośne i graficzne, a także zaawansowane systemy rozpoznawania pisma, to brakuje im specyfiki papieru. Feedbacku, możliwości naprawdę szybkiego pisania i zgrania bodźców wizualnych z ruchowymi.

Wszystkie powyższe powody podpowiadają jedno: papier w naszych biurach będzie gościł jeszcze przez bardzo długi czas. Części przesłanek do jego użytkowania uda się pozbyć, w miarę nieuniknionego postępu w informatyzacji. Pozostaną jednak uwarunkowania psychofizyczne, do których stanowisko pracy powinno się dostosować (a nie odwrotnie). Wygoda i ergonomia, a co za tym idzie, także efektywność, pracy jest bardzo ważnym czynnikiem. Okazuje się, że papier jest w tej kwestii naszym sprzymierzeńcem.