Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych obywateli Unii Europejskiej, które weszło w życie 25 maja 2018, nakłada zarówno na przedsiębiorców, jak i wszelkie podmioty, które przechowują dane osobowe pewne obowiązki. Ich wprowadzenie ma na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa danych osobowych, a także udzielenie właścicielom danych osobowych nieco większych praw, pośród których na szczególne wyróżnienie zasługuje prawo do zapomnienia. Tak więc można stwierdzić, iż archiwizowanie dokumentów to bardzo ważny i żmudny proces, którego zaniedbanie może prowadzić do poważnych sankcji prawnych. 

Efektywne zabezpieczanie papierowej dokumentacji zgodnie z RODO 

W wielu organach administracja publicznej do momentu wejścia w życie ustawy o RODO popularne było stosowanie analizy ryzyka. W tej sytuacji pod uwagę brane były głównie kluczowe punkty, mogące stwarzać tak zwane ryzyko dezintegracji dokumentacji, czy też nieuprawnionego dostępu, a także utraty poszczególnych danych osobowych. W tym momencie analiza ryzyka dotyczy także podmiotów prywatnych zmuszonych do podjęcia działań mających na celu zabezpieczenie integralności i spójności dokumentacji papierowej w sposób kompletny. Zauważyć można, że przechowywanie dokumentów odnosi się nie tylko do wersji elektronicznej, ale także papierowej.

Czas przechowywania dokumentacji zgodnie z RODO

Ogromnym wyzwaniem dla wielu firm jest ustalenie konkretnego i zarazem właściwego czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej, która zawiera dane zatrudnionych osób w danym miejscu. Ustalenie systemów informatycznych, które ustalają terminy usunięcia danych osobowych. Po wdrożeniu RODO ogromne znacznie zyskała rola administratora przetwarzającego i usuwającego dane osobowe. To osoba odpowiedzialna za dokonywanie oceny czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Do innych kompetencji administratora danych osobowych należy:

• dokonywanie celów przetwarzania danych zgodnie z ustalonych okresem ich przechowywania,
• archiwizowanie dokumentów,
• przechowywanie dokumentów
• bezpieczne usuwanie danych, których dalsze przetwarzanie jest bezcelowe.

Niestety wiele firm nie stosuje się do tejże ustawy. Usuwanie danych odbywa się w sposób niestaranny i często niezgodny z przepisami. W przypadku braku możliwości zatrudnienia osoby zajmującej się przetwarzaniem w firmie warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnej firmy zajmującej się takimi usługami jak przewożenie danych, bezpieczne usuwanie danych osobowych, archiwizowanie dokumentów, a także wiele innych usług. Wśród takich firm wyróżnić można Rhenus Logistics, czyli sztab specjalistów oferujących oprócz wymienionych wcześniej usług także kancelarię cyfrową, a także niszczenie nośników informacji. Zapoznanie się z ustawą o Ochronie Danych Osobowych, a także skorzystanie z usług fachowców może zsunąć ryzyko kary pieniężnej za nieprawidłowe wykorzystywanie danych osobowych. Wysokość grzywny to nawet 20 mln zł lub 4% obrotu firmy. Wybór uzależniony jest od tego, która stawka jest wyższa. 

Kiedy należy usunąć dane?

Przechowywanie dokumentów wiążę się także z obowiązkiem ich likwidacji. Wraz z upływem terminu przechowywania danych należy je dokładnie i niezwłocznie usunąć. Mowa tutaj nie tylko o danych zgromadzonych elektroniczne, ale także w formie papierowej. Rozporządzenie RODO nie określa jednak ani czasu, ani formy likwidacji tychże danych. Warto jednak pamiętać, aby okres przechowywania wszelkich dokumentów ograniczyć do minimum. Warto w tym celu określić konkretną procedurę, dzięki której określenie terminu przechowywania danych stanie się proste i przejrzyste. Należy także zwrócić uwagę na to, że dane osobowy w przypadku niektórych usług są ustalone w Kodeksie pracy lub Kodeksie cywilnym. Przykładowo okres przechowywania dokumentacji prawniczej jeszcze do końca 2018 roku wynosił 50 lat. Obecnie okres ten skrócony został do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowe, kiedy to współpraca została rozwiązana. Po upływie tego czasu wszelkie dane nie mogą zostać ani odtworzone, ani odczytane. 

W jaki sposób usunąć dane osobowe?

Proces ten należy rozpocząć od tego jakie informacje, w jakiej formie i w jakim charakterze są przechowywane. W następnym kroku zalecana jest analiza czasu ich przetwarzania. Archiwizacja dokumentów powinna być skrupulatna. Przechowywanie dokumentów to także ustalenie ich kosztów, wartości, a także możliwości ich aktualizacji. Archiwizowanie dokumentów to także weryfikowanie, czy informacje te nadal są ważne i niezbędne.