1. Nieodpowiednia sala konferencyjna

Dobór odpowiedniego miejsca jest w tym przypadku kluczowy i to on w głównej mierze decyduje o powodzeniu konferencji. Organizatorzy bardzo często skupiają się wyłącznie na aspekcie wizualnym sali konferencyjnej. Tymczasem to, co najważniejsze w organizowaniu konferencji, to przede wszystkim zaplanowanie odpowiedniej przestrzeni. – Chodzi tu nie tylko o zapewnienie miejsc siedzących dla uczestników, ale także o stworzenie komfortowej strefy na catering, szatnię, czy nawet recepcję. Bardzo częstym błędem popełnianym przez organizatorów jest wybieranie obiektów nieprzystosowanych do liczby zaproszonych gości. Jeżeli oglądasz interesujące Cię sale konferencyjne, upewnij się, czy uczestnicy Twojego wydarzenia będą mogli czuć się komfortowo i w sprzyjających warunkach brać udział we wszystkich prelekcjach. – dodaje ekspert z portalu salerezerwacje.pl.

2. Brak scenariusza

Organizowanie konferencji należy poprzedzić dokładnie przemyślanym scenariuszem. Brak dokładnego planu to pierwszy krok do niepowodzenia Twojego wydarzenia. Podstawowym błędem jest zatem brak określonego czasu na poszczególne etapy spotkania. Musisz dokładnie zaplanować prelekcje, panele dyskusyjne, przerwy kawowe i lunch, dokładnie określając czas przeznaczony na poszczególne sekcje wydarzenia. Nic nie denerwuje tak bardzo, jak niepotrzebne opóźnienia i chaos organizacyjny. Szczegółowo rozpisany scenariusz to pierwszy krok do sukcesu Twojej konferencji.

3. Brak planu awaryjnego – częsty błąd w organizowaniu konferencji

Kolejny częsty błąd popełniany przez organizatorów konferencji to brak planu „B”. Organizując tak profesjonalne wydarzenie, musisz mieć na uwadze fakt, że po drodze mogą pojawić się niespodziewane sytuacje. Zamierzasz prowadzić transmisję internetową? Miej na uwadze, że nagle mogą się pojawić kłopoty z łączem internetowym. Pomyśl nad jakimś zapasowym łączem, z którego mógłbyś ewentualnie skorzystać. Pamiętaj, aby zawsze przed wydarzeniem, przeprowadzić próbę generalną, dokładnie sprawdzić sprzęt i obejrzeć prezentację na docelowym ekranie.

4. Źle dobrany catering

Organizowanie konferencji to nie tylko umiejętny dobór prelegentów i dbałość o kwestie techniczne, takie jak odpowiednio dostosowana sala konferencyjna, czy profesjonalny sprzęt. Tu liczy się także prawidłowo dobrana obsługa cateringowa. Jeżeli wybierasz menu na konferencję, pamiętaj, aby dostosować je do ilości osób, przeważającej płci uczestników oraz pory dnia. Podstawowy błąd to zamawianie zbyt małej ilości jedzenia, zupełnie nieadekwatnej do liczby zaproszonych gości. Nie oszczędzaj na cateringu – źle dobrany na pewno pozostawi po sobie „niesmak”.

5. Brak odpowiednio zaplanowanego budżetu

Kolejna ważna rzecz to budżet. Brak odpowiednio zaplanowanych finansów może doprowadzić do prawdziwej katastrofy. Starannie zaplanuj wszystkie koszty, mając na uwadze wszelkie, niespodziewane wydatki. Nie możesz doprowadzić do sytuacji, w której poczujesz, że tracisz kontrolę nad finansami, którymi rozporządzasz w tym celu.

 – Oprócz atrakcyjnego programu konferencji, który w znacznej mierze decyduje o wartości merytorycznej wydarzenia, na jego sukces wpływ ma także szereg innych czynników, o których organizatorzy bardzo często zapominają. Mowa tu przede wszystkim o wyborze odpowiedniego miejsca. Sala konferencyjna powinna być dostosowana do charakteru konferencji, a także liczby zaproszonych gości. Ale to nie wszystko. Liczy się jeszcze dogodny dojazd, bliskość parkingu, czy atrakcyjność okolicy – wyjaśnia specjalista z firmy salerezerwacje.pl.

Organizatorzy konferencji bardzo często zapominają o kluczowych elementach organizacji tak ważnego wydarzenia. Jednym z nich jest właściwy dobór miejsca. Sale konferencyjne wpływają bezpośrednio na realizację podstawowych celów tego rodzaju wydarzenia. Od sali bardzo często zależy sukces eventu. Do tego należy doliczyć oczywiście wiele innych czynników. Warto, jeszcze przed planowanym wydarzeniem, dokładnie sprawdzić czy wszystko dopięte jest na ostatni guzik.