3 sposoby na skuteczniejsze zarządzanie dokumentami w firmie

04-02-2020, 10:47

Niezależnie od tego, czy mówimy o firmie dużej czy małej, dokumentów w codziennym funkcjonowaniu nie sposób uniknąć. Są one związane zarówno z procesami rekrutacyjnymi, jak i zawieranymi umowami, transakcjami, dostawami. Bardzo łatwo jest stracić kontrolę nad tym natłokiem. Na szczęście istnieje kilka sposobów, dzięki którym system obiegu dokumentów może być sprawniejszy, co przekłada się na jakość wykonywanej pracy. Jakie są najlepsze sposoby na wydajny system zarządzania dokumentami?

1. Wypracowanie zasad dla pracowników

2. Program do zarządzania dokumentami

3. Cyfrowe archiwum

Powyższe pomysły to nie tylko możliwość zapewnienia sprawniejszego obiegu dokumentów w firmie, ale również podniesienie bezpieczeństwa przechowywanych danych.

zarządzanie dokumentami

Wypracowanie zasad dla pracowników

Pierwszym krokiem, jakiego należy dokonać w trosce o lepsze zarządzanie dokumentami w firmie, jest stworzenie konkretnych procedur wśród pracowników. Powinny one obejmować między innymi: wskazanie miejsca, w którym należy zapisywać dokumenty, ustalenie przejrzystej dla wszystkich metody nazywania poszczególnych dokumentów, wskazujących na temat lub nazwisko osoby wprowadzającej dane, a także zadbanie o odpowiednią organizację plików, eliminując konieczność długotrwałych poszukiwań. Wskazówki te są szczególnie ważne przy dużym napływie dokumentacji.

Program do zarządzania dokumentami

Bardzo wygodnym i usprawniającym wiele procesów rozwiązaniem jest także program dms, czyli elektroniczny system zarządzania dokumentami. Pozwala on na łatwy dostęp do niezbędnych informacji, a jednocześnie zapewnia ich wysoką ochronę dzięki mechanizmom zabezpieczeń dostępowych. W ten sposób minimalizowane jest również ryzyko zaginięcia potrzebnych danych. Praca zostaje więc usprawniona, a przepływ informacji zoptymalizowany. Przekłada się to na zmniejszenie kosztów operacyjnych, jak również monitowanie przebiegu danego procesu na poszczególnych etapach.

Cyfrowe archiwum

Program do zarządzania dokumentami pełni również rolę cyfrowego archiwum, które jest nieocenione w sytuacji, gdy zaistnieje potrzeba sprawdzenia danych z przeszłości lub odszukania niezbędnych informacji z wcześniej realizowanych działań. Ważna jest w tym przypadku możliwość przeprowadzenia indeksacji: albo automatycznej, albo na podstawie historii działań, treści dokumentów czy danych pracowniczych. W zależności od potrzeb, odmienne kryteria mogą być odpowiednie. Spójne tagowanie poprawia jakość pracy. Alternatywą jest stworzenie własnego cyfrowego archiwum, co wymaga jednak określenia zasad, według których proces archiwizacji będzie się odbywał.


Źródło: Komunikat firmy. Wydawca nie odpowiada za treści nieredakcyjne. Kontakt dla firm zainteresowanych publikacjami w DI: kf@di24.pl

***


Komunikaty Firm to gwarantowane publikacje informacji prasowych i artykułów Twojej firmy lub Klientów Twojej agencji w Dzienniku Internautów, zawierające aktywny link, grafikę oraz możliwość wstawienia treści multimedialnych (YouTube, Vimeo).

Artykuły pozostają w serwisie co najmniej przez 12 miesięcy. Redakcja nie ingeruje w treść komunikatów firm.

Artykuły oferowane są pojedyńczo, w pakietach lub abonamencie (najtańsza opcja). Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu: reklamawdi@webtango.pl.


Tematy pokrewne:  

tag zarządzanie dokumentami
To warto przeczytać


fot. Ericsson














RSS - Wywiad
Wywiad  
RSS - Interwencje
RSS - Porady
Porady  
RSS - Listy
Listy  

idealdesign.pl - meble designerskie
Serwisy specjalne: