Na rynku dostępne są różnorakie rozwiązania, oferowane przez wielu dostawców. Jednym z podstawowych kryteriów, jakie różnią je między sobą, jest model w którym funkcjonują: bądź w chmurze, bądź na sposób tradycyjny, czyli w oparciu o lokalną infrastrukturę sprzętowo-programową. Przyjrzyjmy się zatem co w praktyce odróżnia od siebie systemy CRM online i lokalne.

Pieniądze, pieniądze, pieniądze

– Po pierwsze, trzeba pamiętać, że wdrożenie tradycyjnego systemu CRM, zwłaszcza w przedsiębiorstwie o średniej lub dużej skali, pociąga za sobą niemałe koszty, związane z koniecznością utrzymywania własnej serwerowni – mówi Michał Szlachta, CEO w firmie LevelApp, zajmującej się dostarczaniem rozwiązań CRM. – Te koszty to nie tylko sprzęt, osprzęt i odpowiednie dostosowanie pomieszczeń, ale także licencje na oprogramowanie serwerowe i bazodanowe, stanowiące niezbędną podstawę, na której dopiero można uruchomić samą aplikację. W odróżnieniu od tego, systemy CRM online nie wymagają takich inwestycji ani tej rangi wydatków na bieżące utrzymanie, związanych np. z koniecznością zatrudniania dedykowanych administratorów.

Dla każdego przedsiębiorcy ważne są przede wszystkim kwestie finansowe. Istotną różnicą pomiędzy tradycyjnymi systemami CRM a tymi funkcjonującymi w chmurze jest to jak i kiedy wydawane są pieniądze. W modelu tradycyjnym trzeba liczyć się z dużym (lub wręcz ogromnym) wydatkiem już na samym początku, co dla wielu zainteresowanych stanowi jeśli nie zaporę, to trudny orzech do zgryzienia. – Systemy CRM online, jak większość profesjonalnych aplikacji chmurowych, opłacane są zwykle w formie abonamentu, który typowa firma jest w stanie finansować po prostu z bieżących przychodów – dodaje Michał Szlachta.

Dzięki comiesięcznej opłacie za korzystanie z systemu CRM online użytkownik dostaje nie tylko licencję na aplikację główną. Jest zwolniony także z konieczności posiadania własnej licencji na oprogramowanie bazodanowe i nie musi utrzymywać własnego systemu backupu. Co więcej, wiele prac związanych z administrowaniem systemem – takich jak np. systematyczny nadzór nad bezpieczeństwem, wprowadzanie aktualizacji czy udostępnianie nowych rozszerzeń funkcjonalnych – przerzucone jest na dostawcę narzędzia.

CRM online – mobilność, elastyczność, skalowalność

Kolejna różnica to kwestia dostępu. O ile w przypadku tradycyjnych systemów CRM z lokalnym serwerem można uruchomić zdalny dostęp (poprzez łącze internetowe) np. za pomocą szyfrowanych tuneli, o tyle systemy CRM online są tutaj nie mniej bezpieczne, ale za to dużo bardziej wygodne i elastyczne.– Taka elastyczność przekłada się na wiele odrębnych korzyści – kontynuuje Michał Szlachta. – Po pierwsze, pracownicy mogą bez większego problemu podejmować swoje obowiązki nawet bez wychodzenia z domu. Wiele firm doceniło to w ciągu minionych dwóch lat, kiedy wynikający z pandemii lockdown zatrzymywał działanie ich konkurencji. Po drugie, o wiele łatwiej przyłącza się nowe stanowiska pracy – nic nie stoi na przeszkodzie, żeby poszczególne osoby czy działy pracowały np. w innych budynkach. Jeśli dana firma liczy się z powiększeniem lub zmianą swojej struktury w perspektywie kilku lat, sądzę że CRM online jest jedynym sensownym wyjściem, bo dzięki niemu proces ten będzie można wesprzeć bez niepotrzebnych obciążeń czy przestojów.