W Polsce wystawianych jest co roku 1,5 miliarda faktur. Blisko trzy czwarte przedsiębiorców archiwizuje dokumenty księgowe w wersji papierowej, pomimo że 30% faktur wystawianych jest online, a co czwarta jest przekazywana kontrahentowi drogą elektroniczną. Naraża to polskie firmy na znaczne wydatki. Zakładając, że przeciętne koszty obsługi faktury drukowanej wynoszą ok. 2 zł, wartość wydatków w skali kraju przekracza 2,25 mld zł.

W podobny sposób przechowywana jest dokumentacja pracownicza, co naraża firmy na dodatkowe wydatki. Obecnie koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej to ok. 130 mln zł rocznie.

W sumie obsługa papierowych dokumentów tylko w tych dwóch obszarach pochłania co roku kwotę sięgającą 2,38 mld zł.

Nieunikniona cyfryzacja

Od 2017 r. firmy będące płatnikami VAT zobowiązane są do prowadzenia elektronicznej ewidencji tego podatku w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego oraz przekazywania do Urzędu Skarbowego informacji o wszystkich fakturach w wersji elektronicznej.

Ponadto według obowiązujących od 1 stycznia 2019 r. przepisów o prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, pracodawca będzie miał możliwość wyboru formy elektronicznej, a tym samym rezygnacji z archiwum papierowego.

Większa efektywność

Cyfryzacja dokumentów to pierwszy krok w kierunku podniesienia wydajności przedsiębiorstw. Aby przyniosła ona zauważalne efekty, niezbędne jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w ramach systemów klasy BPM. Pod tym pojęciem kryje się optymalizacja i automatyzacja całości lub części procesów biznesowych, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są udostępniane i przekazywane elektronicznie pomiędzy użytkownikami systemu.

Zdaniem Mariusza Gołębiewskiego z firmy Abile, oprogramowanie klasy workflow umożliwia automatyzację procesu obiegu dokumentów wewnątrz firmy oraz we współpracy z kontrahentami. Oznacza to duże odciążenie pracowników, a w efekcie redukcję kosztów operacyjnych. Przykładowo, w przypadku papierowej faktury kosztowej wystarczy wprowadzić dokument do systemu, np. skanując go oraz opisać zgodnie z przyjętymi procedurami. Na podstawie tych danych faktura zostanie skierowana do osoby odpowiedzialnej za jej akceptację i na koniec przekazana do płatności. Poza skróceniem czasu związanego z obsługą dokumentu, system pozwala także na identyfikację ewentualnych błędów proceduralnych, a tym samym ich szybką korektę. W praktyce automatyzacja może zredukować czas przetwarzania dokumentów nawet o 70%.

Ekspert wśród głównych korzyści z wdrożenia oprogramowania klasy workflow wskazuje również możliwość skrócenia o połowę procesu przetwarzania dokumentów takich jak druki zamówień, dokumenty celne, wnioski urlopowe czy rozliczenia delegacji. W efekcie wydajność całego przedsiębiorstwa może wzrosnąć nawet o 30%, przynosząc wymierne zyski właścicielom.

Decyzja o wdrożeniu systemu workflow zapada najczęściej wtedy, gdy firma odczuwa już bardzo dużą potrzebę usprawnienia obiegu informacji wewnętrznych. Z uwagi na palący problem przedsiębiorca często oczekuje niemal natychmiastowego uruchomienia rozwiązania.

Wdrożenie rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być czasochłonne. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodyce RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji oprogramowania, jak i jego późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany bez konieczności ponownego uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT.

Źródło: Abile