Gdy w Europie ponad 50% firm korzysta z usług firm outsourcingowych, polscy przedsiębiorcy dopiero zaczynają poznawać korzyści płynące z zatrudnienia zewnętrznych dostawców usług. Powoli jednak ten trend zaczyna się rozwijać także w naszym kraju. Do niedawna
z outsourcingu kadrowo-płacowego korzystały tylko wielkie korporacje zatrudniające setki osób. Dziś coraz więcej firm należących do sektora małych i średnich przedsiębiorstw decyduje się na usługi dostawców zewnętrznych, szukając w tym możliwych oszczędności.

Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing?

Przedsiębiorcy podejmując decyzję o skorzystaniu z outsourcingu kierują się przede wszystkim rachunkiem ekonomicznym. Jedną z najbardziej oczywistych zalet korzystania z outsourcingu jest bowiem znaczna redukcja kosztów. W Polsce firmy mogą liczyć na 20-30% poziom oszczędności. Z czego to wynika? Przedsiębiorcom często wydaje się, że zatrudnienie jednej osoby odpowiedzialnej za sprawy kadrowe nie jest dużym wydatkiem. Nie biorą jednak pod uwagę pośrednich kosztów związanych na przykład z kosztem utrzymania infrastruktury
czy aktualizowaniem wiedzy o stale zmieniających się przepisach w zakresie prawa pracy. Ponadto zlecenie usług firmie outsourcingowej przenosi na dostawcę odpowiedzialność z tytułu błędów wynikających z nieznajomości regulacji prawnych i kosztów z tym związanych.

Redukcja kosztów nie jest jednak jedyną zaletą outsourcingu. Odciążenie od uciążliwych obowiązków administracyjnych umożliwia skupienie się na kluczowej z punktu widzenia przedsiębiorstwa działalności. Korzystanie z outsourcingu jest więc często świadomym elementem strategii zarządzania firmą, mającym na celu budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku.

Na co zwrócić uwagę, wybierając dostawcę usług?

Stojąc przed wyborem firmy outsourcingowej, musimy być dobrze zorientowani, jakiego typu usługi świadczy dana firma. Firmy zajmujące się outsourcingiem płacowo-kadrowym na ogół oferują dwie podstawowe usługi – naliczania płac oraz administracji kadrowej. Zwykle zakres takiej obsługi można poszerzyć także o opcjonalne usługi dodatkowe.

Wybierając konkretnego dostawcę, pamiętajmy, że zawsze warto zasięgnąć na rynku opinii
na temat wybranej firmy, sprawdzić jej referencje oraz dostęp do najnowszego know-how. Szczególną uwagę należy zwrócić na stabilność biznesową i finansową usługodawcy. Dodatkowym atutem będzie międzynarodowa pozycja danej firmy i jej bogate doświadczenie nabyte podczas wieloletniej działalności na rynku. Profesjonalnie działające firmy często udostępniają case study dotyczące ich działalności i zrealizowanych projektów, z którymi warto się zapoznać. Jeśli nie znajdziemy ich na stronie WWW dostawcy, spytajmy o nie osobę przedstawiającą nam ofertę firmy.

Określenie kluczowych kryteriów

Przed przystąpieniem do umowy musimy także poddać dogłębnej analizie sytuację własnej firmy. Należy określić cele, dla zrealizowania których chcemy skorzystać z usług firmy outsourcingowej. Dla jednych najważniejsza będzie oszczędność kosztów, dla innych - przeniesienie odpowiedzialności na dostawcę za ewentualne błędy. Dla klientów ważna jest też gwarancja, że ich dane będą przechowywane i przetwarzane w sposób zapewniający najwyższy poziom poufności. Szczególnie duże firmy oczekują przedstawienia przez dostawcę certyfikatów potwierdzających bezpieczeństwo przekazywanych informacji. Przed przystąpieniem do konstruowania umowy, należy dokładnie przedyskutować z usługodawcą wszystkie ważne dla nas kwestie. Warto skorzystać też z jego rad i doświadczenia.

Mając przed sobą wiele ofert do wyboru, nie należy przyjmować ceny jako głównego kryterium.  Ważniejsze jest poddanie analizie zakresu proponowanych usług. Pozornie niższy koszt oferty niekoniecznie musi oznaczać, że jest ona korzystniejsza. Zdarza się, że jest ona uboższa
o obsługę niektórych obszarów, na przykład nie uwzględnia dużej rotacji pracowników, za którą trzeba dodatkowo dopłacać. Warto zwracać uwagę na takie niuanse i dokładnie przeanalizować, które rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w przypadku naszej firmy. Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotna jest też weryfikacja, jakie usługi przysługują mu w sytuacji kryzysowej. Wyższa cena faktycznie może gwarantować szerszy pakiet usług i większą elastyczność.

Jak właściwie skonstruować umowę?

Konstruując umowę z firmą outsourcingową, ważne jest, by precyzowała ona jak najszczegółowiej wzajemne wymagania stron. Z punktu widzenia klienta precyzyjne zapisy
w umowie gwarantują mu bezpieczeństwo. Im więcej uzgodnień co do wzajemnych oczekiwań, tym mniej niespodzianek czeka na zleceniodawcę podczas wypełniania kontraktu. Nie należy zapominać, że także firma zlecająca ma pewne obowiązki wobec dostawcy. Ważne jest także, by umowa jak najbardziej szczegółowo zawierała konkretny system rozliczania jakości usług oraz oczekiwany poziom każdego ze wskaźników jakości w określonym czasie.

Należy także doprecyzować zapis na temat obowiązujących stawek oraz okresu wypowiedzenia umowy. Przy tym ostatnim należy zabezpieczyć się na wypadek chęci zmiany usługodawcy. Okres wypowiedzenia powinien być na tyle długi, by nasza firma miała czas na znalezienie
i wdrożenie innego podmiotu. Rozsądnym zapisem wydaje się 3-6 miesięczny okres wypowiedzenia. Przy podpisaniu umowy warto także sprecyzować zakres odpowiedzialności obu stron. Zwykle jest ona przeniesiona na firmę outsourcingową. Nie ma ona jednak nigdy charakteru pełnego. Jest ona ograniczona do wysokości kapitału zakładowego dostawcy usług outsourcingowych.

Czterostopniowa analiza

Decydując się na współpracę z firmą oferującą outsourcing, powinniśmy zawsze przeprowadzić czterostopniową analizę, która ułatwi nam sprawne przekazanie procesów. Gdy określimy już własne potrzeby, sprawdzimy przyszłego usługodawcę, przeanalizujemy ofertę i uszczegółowimy umowę, możemy mówić o dobrych podstawach do wieloletniej, opartej na solidnych fundamentach współpracy. Partnerskie podejście, właściwe zrozumienie wzajemnych potrzeb i zaufanie między dostawcą a klientem są w tej kwestii bardzo ważne. Dlatego dobrze jest od początku rozmawiać i maksymalnie korzystać z wiedzy dostawcy, bowiem ma on za sobą duże doświadczenie i jest specjalistą w swojej dziedzinie.

Dariusz Terlecki
Dyrektor Sprzedaży i Marketingu ADP Polska

Czytaj także: Outsourcing IT - trzeba się go bać?