Nowelizacja przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przekładana była kilka razy. Ostatecznym terminem miał być 1 marca 2021 roku, ale urzędnicy wytłumaczyli się problemami związanymi z epidemią COVID-19. Zmiany wejdą w życie dopiero od 1 lipca 2021 roku. Opóźnienie wejścia w życie tej nowelizacji sprawiło, że przedsiębiorcy musieli również dłużej czekać na możliwość zakładania Prostej Spółki Akcyjnej, bo przepisy są powiązane.

Najważniejszą zmianą w przepisach, która dotyczyć będzie wszystkich przedsiębiorców, jest wprowadzenie obligatoryjnego elektronicznego postępowanie rejestrowego (KRS). Natomiast dobrowolnie z tego rozwiązania będą mogły skorzystać stowarzyszenia, organizacje społeczne, fundacje czy publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Ministerstwo Sprawiedliwości szacuje, że od lipca około 85% wpisów do KRS będzie dokonywanych przez internet. 

Będzie znacznie szybciej i bez błędów

Informatyzacja systemu KRS to kolejny krok - po wprowadzeniu konieczności składania sprawozdań finansowych online czy zakładaniu w ten sposób samej spółki – w cyfryzacji biurokratycznego życia przedsiębiorcy. Trudno nie zgodzić się z opinią Ministerstwa Sprawiedliwości, które przekonuje, że elektroniczny KRS usprawni postępowanie. Przedsiębiorca nie będzie musiał wypełniać dziesiątek pól w formularzach, które teraz będą uzupełniane automatycznie, niepotrzebne będzie też drukowanie dokumentów. Sądy również nie będą już musiały przepisywać danych z jednego pisma do drugiego, wydawać papierowych orzeczeń i wysyłać ich w tradycyjny sposób.

Zamiast tego decyzje dotyczące rejestru przedsiębiorców będą wydawane przez sądy w postaci dokumentów elektronicznych, które będą podpisane w sposób kwalifikowany oraz doręczane na konta użytkownika w Portalu Rejestrów Sądowych. Przedsiębiorca w każdej chwili będzie mógł sprawdzić czy decyzja już zapadła. Co więcej będzie mógł zapisać się do newslettera, który powiadomi go, że na portalu czeka na niego nowa wiadomość. 

Cyfryzacja KRS ma też pomóc w wypełnieniu dokumentów. Gdy przedsiębiorca wybierze przedmiot wniosku oprogramowanie określi, które dane będą niezbędne i wnioskodawca będzie o tym informowany. System będzie też pomagał przedsiębiorcy wypełnić poszczególne pola. Nie będzie również możliwe przesłanie wniosku bez podania wszystkich obligatoryjnych informacji. Nie wiemy jednak czy system sam będzie podpowiadał np. właściwość sądu lub konieczność dodania określonego dokumentu do załączników. Obecny system tego nie weryfikuje. 

Postępowanie przyspieszy też jeszcze z jednego powodu. Sądy nie będą odsyłać wniosków ze względu na brak należnej opłaty.  Płatność trzeba będzie bowiem przeprowadzić od razu poprzez bankowość internetową. Bez tego wnioskodawca nie będzie mógł skutecznie złożyć wniosku do odpowiedniego sądu rejestrowego.

Uwaga na tajemnicę 

Są też pułapki. Do elektronicznego wpisu do KRS wnioskodawca będzie mógł wprowadzać załączniki, które później będą jawne. Dlatego tak ważne jest, żeby zwracać uwagę czy nie dodaje się więcej niż należy i wraz z wymaganym dokumentem w ramach wpisu nie załącza się czegoś co np. jest tajemnicą przedsiębiorstwa. 

Trzeba też pamiętać o tym, że aby złożyć wniosek do KRS trzeba posiadać albo podpis kwalifikowany lub profil zaufany na platformie ePUAP. Szczególnie ten drugi sposób autoryzowania dokumentów nie powinien stanowić większej trudności, bo profil zaufany można założyć m.in. poprzez system bankowości internetowej w niemal każdym polskim banku, a zdobycie go nie trwa dłużej niż kilka minut. Niestety portal KRS będzie prowadzony tylko w języku polskim, a to już może być utrudnieniem dla przedsiębiorców zagranicznych. 

Papier wiecznie żywy

Papier jednak nie zostanie całkowicie wykluczony, bo nowelizacja zakłada wydawanie dokumentów, odpisów czy kopii również w tradycyjny sposób. Przedsiębiorca będzie mógł wybrać to jak będzie chciał otrzymać pismo. Jeśli w sposób elektroniczny to będzie ono dostępne za pomocą systemu. Natomiast jeśli zdecyduje się na papierową wersję, to najpierw będzie trzeba sporządzić elektroniczny wniosek, opłacić go i dopiero udać się do sądu po dokument. Co ważne w siedzibie sądu nie będzie można otrzymać odpisu czy kopii w wersji elektronicznej na nośniku (np. na pendrive), a tylko i wyłącznie w formie papierowej. 

Autor: Maciej Oniszczuk z kancelarii Oniszczuk & Associates.