Firmy coraz chętniej inwestują w cyfryzację i automatyzację procesów, w tym z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI), co pozwala im oszczędzać czas, redukować koszty operacyjne i poprawiać jakość obsługi klienta. Nowoczesne narzędzia pozwalają relatywnie szybko i efektywnie kosztowo usprawniać procesy obsługi reklamacji, zleceń serwisowych czy analizę danych sprzedażowych. Eksperci podkreślają, że dobrze wdrożona automatyzacja może przynieść zwrot z inwestycji już w ciągu kilku miesięcy, zwiększając konkurencyjność firm na dynamicznie zmieniającym się rynku.

Znaczące przyspieszenie procesów

Cyfryzacja procesów w firmach przede wszystkim redukuje czas potrzebny na wykonanie danej czynności. To, co człowiek realizuje w godzinę czy dwie, z pomocą odpowiednich narzędzi można przygotować w ciągu kilkunastu minut. Przykładem może być tu sytuacja, kiedy handlowiec manualnie opracowuje ofertę dla klienta, korzystając z Excela i swojej wiedzy. Jeśli tę wiedzę i wyliczenia zaimplementujemy do systemu, generowanie oferty zajmie 10 minut zamiast 2–3 godzin.

Wdrażanie nowoczesnych systemów automatyzacji w firmach znacząco skraca czas realizacji procesów i zwiększa ich efektywność. Przedsiębiorstwa mogą dzięki temu m.in. redukować koszty, minimalizować błędy i optymalizować procesy związane z reklamacjami, serwisem czy zarządzaniem danymi.

Wymierne korzyści z automatyzacji

Wprowadzenie automatyzacji w firmach przynosi wymierne, mierzalne korzyści. W przypadku jednego z naszych klientów, który prowadzi rozproszoną sieć placówek handlowych, problemem było zbieranie danych finansowych. Ręczne analizowanie sprzedaży z poszczególnych placówek zajmowało pracownikom działu księgowości kilka dni. Natomiast po wdrożeniu automatyzacji ten czas został zredukowany z trzech–czterech dni do maksymalnie 2 godzin.

Szereg projektów zrealizowanych do tej pory przez LoVo Software, właściciela platformy FlowDog, wskazuje, że zwrot z inwestycji tego typu – tzw. payback – jest możliwy już w 6 miesięcy od zakończenia wdrożenia. W przypadku mniej złożonych projektów, które można zrealizować już w trzy miesiące, oznacza to, że zwrot, a nawet zysk z rozpoczynanych teraz inwestycji w automatyzację jest możliwy jeszcze w 2025 roku.

Najlepsze obszary do automatyzacji

Relatywnie najmniejsze nakłady, rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. a jednocześnie największe zwroty z inwestycji w automatyzację procesów biznesowych przedsiębiorstwa mogą osiągnąć w takich obszarach jak: generowanie ofert, obsługa reklamacji, zleceń serwisowych czy integracja danych z paragonów z drukarek fiskalnych.

Eksperci wskazują, że cyfryzacja i automatyzacja są już nie tylko trendem, ale wręcz kluczowym czynnikiem rozwoju biznesu w nadchodzących latach. Firmy, które już inwestują w takie rozwiązania, mogą nie tylko ograniczyć koszty operacyjne, ale też zyskać przewagę nad konkurencją i lepiej odpowiadać na potrzeby klientów. Na przykład w jednym z marketów budowlanych klienta FlowDog wdrożona została automatyzacja, która pozwala klientom umawiać spotkania z projektantami online, zamiast – jak w przypadku konkurencji – odwiedzać markety osobiście, co przyspiesza obsługę i poprawia komfort zakupów.

Wpływ na konkurencyjność firm

Automatyzacja nie tylko usprawnia procesy, ale i zwiększa konkurencyjność. Przykładem może być tutaj sytuacja, kiedy klient umawia się z projektantem wnętrz na wizytę, podczas której mają zaprojektować kuchnię czy balkon. Standardowo wymaga to umówienia się i pójścia do marketu budowlanego. Dzięki automatyzacji klient, zamiast umawiać tę wizytę osobiście, może po prostu wejść na stronę marketu i zrobić to online, co oszczędza jego czas i zwiększa efektywność działania firmy. I nie wszystkie markety budowlane mają takie rozwiązania – a wiemy, że w dobie cyfryzacji klienci nie zawsze chcą wychodzić z domu, za to chcą mieć szansę w szybki i prosty sposób umówić się na takie spotkanie.

Wsparcie sztucznej inteligencji

Automatyzację w firmach w tej chwili dodatkowo wspiera zastosowanie algorytmów AI. Przykładowo nowoczesne systemy OCR (narzędzie rozpoznawania tekstu z przesłanych dokumentów, skanów i obrazów), wspierane przez sztuczną inteligencję, mogą szybciej rozpoznawać dokumenty i analizować dane.

Dotychczasowe OCR-y wymagały długiego czasu na naukę odczytywania danych z dokumentów. Obecnie systemy oparte na AI uczą się szybciej i potrafią przetwarzać różnorodne dokumenty, nie tylko faktury, co skraca czas wdrożenia i zwiększa jego efektywność.

Popularne zastosowania w branży handlowej

Jak wskazuje, rozwiązania z zakresu cyfryzacji i automatyzacji procesów coraz chętniej wdraża w tej chwili m.in. branża handlowa.

Najbardziej popularnymi procesami, które interesują branżę handlową i sieci wielkopowierzchniowe, są procesy reklamacji i serwisowe. One są kluczowe z punktu widzenia obsługi klientów, bo na pewno każdy zdaje sobie sprawę z tego, jak istotna w funkcjonowaniu każdego sklepu jest jego infrastruktura, czyli działające lodówki, działające piece do wypieku pieczywa, wózki widłowe czy kasy. Moduł serwisowy FlowDog daje dużą elastyczność zarządzania takimi zgłoszeniami. Serwis dostaje informację, jak pilne i krytyczne jest dane zgłoszenie, a pracownicy sklepu wiedzą, na jakim jest etapie i kiedy mogą oczekiwać naprawy. Z kolei automatyzacja obsługi reklamacji pozwala nie tylko na przyspieszenie procedowania i wyeliminowania zbędnej pracy manualnej, ale też uniknięcie prawnych skutków jej nierozpatrzenia w terminie.

Platforma do automatyzacji procesów biznesowych FlowDog to autorskie narzędzie opracowane przez LoVo Software na bazie wielu lat doświadczeń konsultingowych. Umożliwia zarządzanie i usprawnienie kluczowych operacji, co znacząco wpływa na poprawę jakości obsługi i sprawność działania firm. Dotychczasowe wdrożenia tego narzędzia w firmach różnej wielkości pokazały, że wskaźnik ROI, czyli zwrot z takiej inwestycji, wynosi ok. 100 proc. w skali roku. Z kolei w przypadku mniej skomplikowanych wdrożeń FlowDog wskaźnik ROI może sięgać nawet 200 proc, co oznacza zwrot poniesionych nakładów już w ciągu pół roku.

Optymalizacja przed automatyzacją

Eksperci platformy podkreślają jednak, że bardzo ważnym – a często pomijanym – etapem projektów automatyzacji w firmach jest ich wcześniejszy audyt i optymalizacja. Często bowiem w firmach przez wiele lat funkcjonują nieefektywności, których osoby z wewnątrz organizacji po prostu nie zauważają.

Aneta Gańko, dyrektorka Działu Wdrożeń we FlowDog

Jeśli interesuje Cię więcej informacji na temat inteligentnej automatyzacji i nowoczesnych technologii wspierających biznes, zajrzyj na iknowportal, gdzie znajdziesz wartościowe analizy i praktyczne porady.

Foto: Freepik