Budżet

Planowanie każdego eventu, również tego, który nie ma nic wspólnego z imprezą masową, musi zaczynać się od budżetu. To on będzie Twoim punktem odniesienia. Jeśli ma to być impreza firmowa, odpowiednia rubryka powinna znajdować się w budżecie rocznym – sprawdź, na jaką sumę opiewa, zanim zaczniesz przygotowania. Jeśli organizujesz wydarzenie na własną rękę, zastanów się, ile jesteś w stanie na nie przeznaczyć. Dodatkową możliwością jest poszukanie sponsorów – to dobry pomysł w przypadku małej imprezy kulturalnej czy charytatywnej.

Lista gości

Kolejna ważna kwestia to lista gości. Przygotuj spis osób, które chcesz zaprosić na wydarzenie. Jeżeli organizujesz event dla pracowników, na tym etapie podejmij decyzję o tym, czy goście mają pojawić się z osobami towarzyszącymi. Podobnie postępuj w przypadku koncertu dla znajomych. Jeśli organizujesz imprezę zamkniętą, nie musisz prowadzić zakrojonych na szeroką skalę działań marketingowych – po prostu przygotuj zaproszenia. W przypadku wydarzenia o charakterze lokalnym pomyśl o zamieszczeniu informacji w miejscowych mediach tradycyjnych lub o założeniu profilu eventu w mediach społecznościowych.

Właściwy termin

Data imprezy nie powinna być losowa. Nawet w przypadku kameralnych wydarzeń termin ma być na tyle odległy, by gościom w pojawieniu się nie przeszkodziły inne plany. Jeżeli event skierowany jest do osób, które się znają, najlepszym pomysłem będzie wyłonienie ostatecznej daty na podstawie ankiety. Jeśli jest to natomiast festiwal czy koncert dla lokalnej społeczności – warto upewnić się, czy wydarzenie nie będzie kolidowało z innymi eventami, w tym tymi organizowanymi w okolicznych miejscowościach.

Scena, czyli serce eventu

Po ustaleniu budżetu, stworzeniu liczby gości i wybraniu terminu czas przejść do atrakcji. To one są przecież najważniejsze. Serce eventu będzie stanowiła scena. By była dobrze widoczna dla uczestników imprezy oraz bezpieczna dla występujących na niej osób, do jej budowy warto wykorzystać podesty nożycowe BSC System. Takie rekwizyty na swoim wyposażeniu powinna mieć każda firma czy grupa muzyczna.

Catering

Ostatnia z podstawowych kwestii to catering. Wydarzenie z pewnością potrwa przynajmniej kilka godzin, a głodni goście to niezadowoleni goście. Koniecznie zaplanuj zatem wyżywienie – w przypadku imprez firmowych oraz lokalnych najlepiej postawić na catering. Jeśli wśród uczestników będą jedynie znajomi, możesz przygotować posiłki na własną rękę lub poprosić o pomoc samych gości. Pamiętaj o uwzględnieniu w menu ewentualnych alergii pokarmowych oraz specjalnych diet, jak wegetariańska czy bezglutenowa.

Foto: Adobe

Źródło: Publikacja partnera