Ken Blanchard nazywa osobę która jest nowa na danym stanowisku „entuzjastycznym debiutantem”. Charakterystyczną cechą pracowników w tym okresie jest wysoka motywacja. Właśnie ta naturalna energia, związana z podejmowaniem nowego wyzwania, jest często zmniejszana przez nieodpowiednie wprowadzenie pracownika na stanowisko.

Bez utonięć w głębokiej wodzie

W trakcie wdrażania, pracownik weryfikuje, czy to, jakie pierwsze wrażenie zrobiła na nim firma i jak została mu przedstawiona podczas procesu rekrutacji, jest adekwatne do stanu faktycznego. W praktyce część firm pozostawia pracownika samemu sobie, bez udzielenia wsparcia w adaptacji. Taki rodzaj „rzucanie na głęboką wodę” może doprowadzić do zafałszowanego, zniekształconego obrazu organizacji, który będzie zbudowany na domysłach i wrażeniach wywołanych przez przypadkowe, jednostkowe zachowania i opinie innych pracowników. Jeżeli nie wiemy czego się spodziewać i na co uważać, to uważamy na wszystko, a to spowalnia proces nauki.

Innym skutkiem może być poczucie niedopasowania i przeciążenia pracownika. Gdy pojawią się one na początku, może to znacznie oddalić osiągnięcie samodzielności lub spowodować, że nowa osoba będzie chciała odejść z firmy, w której nie czuje się komfortowo.  Dla pracodawcy będzie to wiązało się z utratą potencjalnie dobrego pracownika, stratami czasowymi i finansowymi.

Pamiętaj o poziomach Modelu 4C

Stowarzyszenie Society for Human Resource Management stworzyło Model 4C określający poziomy na jakich powinien być wdrażany pracownik. Onboarding nie może kończyć się na pierwszym lub drugim etapie, czyli wypełnieniu kwestionariusza osobowego i dowiedzeniu się gdzie stoi ekspres do kawy.

Poziom 1 „Campliance”: rozumiany jako procedury, czyli wszystkie techniczne zadania związane z nową pracą. To takie działania jak szkolenia BHP, wypełnianie powinności kadrowych, otrzymywanie dostępów i haseł, badania lekarskie, zapoznanie się z siedzibą firmy.

Poziom 2 „Clarification”: czyli przedstawienie w jasny sposób celów do osiągnięcia, specyfiki zadań, zakresu obowiązków. Tu mieści się również określenie oczekiwań względem pracownika, czyi tego jakich efektów się spodziewamy i z jakich aspektów będzie rozliczany.

Poziom 3 „Culture”: oznacza przeprowadzane w sposób formalny i nieformalny zaznajamianie pracownika z kulturą organizacji,. Na tym etapie poznaje on normy i zasady, jakimi kierują się wszyscy pracownicy. Szczególnie ważne jest jasne zaprezentowanie wartości firmy.

Poziom 4 „Connection”: czyli nawiązywanie relacji, integracja z innymi członkami zespołu oraz budowanie poczucia wspólnoty. Jest to proces, którego efektem ma być dobre samopoczucie oraz znalezienie przez pracownika swojego miejsca w organizacji.

Jak to zrobić w praktyce?

Po pierwsze wykorzystuj początkowy entuzjazm nowo zatrudnionej osoby. Nowy pracownik chłonie wszelkie informacje, jest bardzo skupiony, chętny do podejmowania wyzwań. Dzięki temu zapałowi będziesz mógł szybko zidentyfikować jego mocne strony i obszary do rozwoju. Aby utrzymać motywację, doceniaj pracownika i pokazuj mu, że dostrzegasz jego postępy. Spowoduje to, że pracownik w szybkim czasie osiągnie samodzielność i wypracuje swój efektywny sposób pracy.

Druga rzecz, to poprawne wprowadzenie do kultury organizacji. Pamiętanie o tym, że wdrożenie polega nie tylko na proceduralnych i stanowiskowych szkoleniach. Pomijane takich warstw, jak kultura organizacji, relacje z innymi oraz brak wsparcia w dopasowaniu do nowej sytuacji może spowodować, że szybko stracimy nowego pracownika. Jasno przekazuj wartości i normy. Możesz stworzyć podręcznik lub prezentację – pigułkę wiedzy o tym, jakie zasady obowiązują w waszej firmie. Pamiętaj aby były one rzeczywistymi cechami przedsiębiorstwa, a nie sztucznie stworzonymi hasłami.

Trzecia zasada to wszechobecne wsparcie. Należy stworzyć pracownikowi przestrzeń do otwartej komunikacji i zadawania wszelkich pytań, które się pojawią. Powinien on wiedzieć do kogo ma się z nimi zgłosić, oraz być przekonanym o tym, że otrzyma odpowiedź. To wsparcie powinno być widoczne również podczas wprowadzania w interpersonalna stronę zespołu. Możesz wyznaczyć „opiekuna procesu” dla nowo zatrudnionej osoby, która będzie z nią w stałym kontakcie.

Przede wszystkim słuchaj!

No i czwarty, najważniejszy aspekt – pamiętaj, żeby słuchać. Brzmi dość ogólnie, ale tylko dlatego, że zawiera w sobie kilka niezwykle wartościowych elementów „słuchania”. Po pierwsze słuchaj tego czego potrzebuje pracownik, co pomoże mu szybciej zaadaptować się na nowym stanowisku, jakie ma potrzeby. Zapytaj również już zatrudnionych pracowników o to, jak oni pamiętają swój proces wdrożenia w firmie, co było dla nich najtrudniejsze i jaki mają pomysł na poprawienie tego aspektu. Dzięki temu ulepszysz ten proces i ułatwisz onboarding przyszłym pracownikom.

Słuchaj również tego, co nowy pracownik mówi o waszej firmie. Niestety pracodawcy często zapominają o tym, że nowo zatrudniona osoba stanowi skarbnicę obiektywnej wiedzy na temat firmy. Dzięki swoim doświadczeniom z poprzednich miejsc pracy może powiedzieć, jakie procesy można usprawnić, podsunąć skuteczne rozwiązania lub pokazać, co stanowi silną stronę firmy. Wytworzenie atmosfery, w której pracownik będzie chciał dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniami sprawi, że będzie on zaufanym konsultantem, który będzie potrafił wychwycić straty kosztów, czasu oraz zbędne status w waszej firmie.

Autor: Joanna Tymczyj, ekspert zarządzania doświadczeniem pracownika, iniJOB