Przepisy dotyczące podatku VAT przewidują obowiązek dokumentowania przez sprzedawców transakcji podlegających opodatkowaniu przy pomocy faktur. Dokument ten jest także istotny dla nabywcy, ponieważ na jego podstawie może on dokonać odliczenia podatku VAT. Od 1 stycznia 2011 r. ustawodawca mocno zliberalizował zasady związane z dokumentowaniem transakcji podlegających VAT w formie elektronicznej.

Czytaj także: Anulowanie faktury VAT - prawnie nieuregulowane, w praktyce stosowane

Proces fakturowania transakcji podlegających VAT można podzielić na etap wystawienia, przesyłania oraz przechowywania faktury przez wystawcę i jej odbiorcę.

Przepisy nie narzucają formy wystawiania faktury w formie elektronicznej. Można założyć, iż wystawienie faktury w formie elektronicznej może być dokonane w jakiejkolwiek sposób (poprzez stworzenie odpowiedniego pliku elektronicznego, ale również poprzez „ręczne” wypisanie faktury).

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości sprzedawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się stan, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Ponadto podstawowym warunkiem wystawienia faktury w tej formie jest zgoda nabywcy na otrzymywanie faktury w wersji elektronicznej.

Można zatem wyciągnąć wniosek, iż samo wystawienie faktury przez przedsiębiorcę nie jest kluczowe z perspektywy oceny faktury VAT przez organy podatkowe. Istotne jest bowiem wprowadzenie faktury VAT do obrotu i dopiero w tym momencie powinna być zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. W konsekwencji forma wystawienia faktury może być dowolna, może to być w szczególności plik elektroniczny w formacie PDF, może to być także forma papierowa faktury, która następnie zostaje przetworzona do formy elektronicznej poprzez wykonanie skanu wydrukowanej uprzednio faktury VAT.

Czytaj także: Uwaga na faktury, od których VAT-u nie odliczysz od razu

Problemem, na który mogą natknąć się przedsiębiorcy przy wystawianiu faktur elektronicznych, jest swoboda w zakresie zabezpieczeń faktur elektronicznych. Przepisy o VAT wskazują, co prawda, iż autentyczność pochodzenia oraz integralność faktury VAT w formie elektronicznej są zachowane, jeżeli zostanie wykorzystany bezpieczny podpis elektroniczny lub elektroniczna wymiana danych (EDI). Środki zabezpieczeń przewidziane przez przepisy mają jednak charakter otwarty, tzn. możliwe jest zastosowanie dowolnego zabezpieczenia przy przesyłaniu i przechowywaniu faktur, które gwarantuje autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tego dokumentu.

Organy podatkowe akceptują zabezpieczenie poprzez zastosowanie formatów plików utrudniających ich modyfikacje, jak np. zabezpieczony PDF lub możliwość pobrania faktury VAT ze strony sprzedawcy przez protokół HTTPS. Niestety, w większości przypadków na etapie wydawania wiążących interpretacji przepisów prawa organy podatkowe nie chcą wypowiadać się co do wystarczalności przedmiotowych zabezpieczeń, argumentując brakiem specjalistycznej wiedzy w tym zakresie.

Czytaj także: Faktura nie musi być podpisana

Regulacje ustawowe zawierają również wymogi w zakresie przechowywania faktur. Podstawowym warunkiem jest, podobnie jak w przypadku przesyłania faktur, gwarancja autentyczności pochodzenia i integralność ich treści. Dodatkowo sposób przechowywania faktur powinien zapewniać czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, a także powinien umożliwiać bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organom podatkowym.

Marcin Sobieszek, doradca podatkowy
German Desk, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna