W myśl prawa podatkowego faktura VAT stanowi dokument potwierdzający zawarcie transakcji sprzedaży. W związku z tym dokument ten powinien być sporządzony w sposób staranny, jak również - przede wszystkim - bezbłędny. Rzeczywistość gospodarcza pokazuje jednak, że w fakturach VAT pojawiają się liczne pomyłki.

W takim przypadku strony transakcji zobowiązane są do dokonania niezbędnej korekty błędów. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku, przewiduje zastosowanie dwóch narzędzi, a mianowicie noty oraz faktury korygującej. Kwestią wzbudzającą wątpliwości jest natomiast możliwość anulowania wystawionego dokumentu.

Niestety nie podlega ona regulacjom, ani przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, ani zapisami rozporządzeń wykonawczych do wspomnianego aktu prawnego. Podatnik powinien jednak pamiętać, że w praktyce wykształcił się sposób anulowania faktur, który jest powszechnie akceptowany zarówno przez organy podatkowe w wydawanych wiążących indywidualnych interpretacjach podatkowych, jak również przez sądy administracyjne w swoim orzecznictwie.

Anulowanie faktury dopuszczone tylko w określonych przypadkach

Przede wszystkim należy podkreślić fakt, że anulowanie faktury może nastąpić, gdy dokument ten przedstawia czynność niedokonaną. Ponadto podatnik musi pamiętać, że w praktyce anulowanie faktury możliwe jest w przypadku, gdy została ona wystawiona na podstawie zamówienia, które zostało anulowane, co w konsekwencji oznacza, że faktycznie nie doszło do zawarcia umowy sprzedaży, jak również powstania obowiązku podatkowego.

Drugim istotnym warunkiem niezbędnym w sytuacji możliwości anulowania faktury jest to, że anulowaniu podlegają wyłącznie te faktury, które nie zostały jeszcze wprowadzone do obrotu prawnego. Żeby więc anulować fakturę wystawca musi posiadać oryginał i kopię faktury.

Należy więc podkreślić, że w celu dokonania korekty danych i wartości błędnie wskazanych na fakturze nie ma możliwości anulowania dokumentu. Zamiast tego należy sporządzić, w zależności od rodzaju pomyłki, albo notę korygującą, albo fakturę korygującą.

W jaki sposób anulować fakturę VAT?

Aby anulować dokument obrazujący transakcję sprzedaży, należy umieścić zarówno na oryginale, jak i na kopii faktury adnotację, że dokument ten został anulowany danego dnia. Ponadto, w celu zapobieżenia ponownemu wykorzystaniu anulowanych faktur, należy je przekreślić i opatrzyć podpisem osoby upoważnionej do ich wystawienia. Warto zaznaczyć, że sprzedawca jest zobowiązany do przechowywania anulowanych dokumentów.

Małgorzata Jawińska, księgowa Tax Care
Elżbieta Węcławik, Tax Care