Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą niemalże codziennie spotykają się z fakturami. Dokumenty te stanowią podstawę rozliczeń z organami podatkowymi. Bardzo ważne jest, aby spełniały one wymagania zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług,  co gwarantuje ich wiarygodność i dalsze konsekwencje w aspekcie odliczenia podatku VAT. 

Mimo że przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia jasno określają, jakie elementy muszą się znaleźć na fakturze, aby była ona ważnym dowodem księgowym, kwestia ta nadal wzbudza wiele kontrowersji.

Podpis i pieczątka nie są obowiązkowe

Jak już zostało wspomniane, informacje, które koniecznie muszą być zawarte na fakturze, aby stanowiła ona ważny dowód księgowy, zostały wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów. Podatnik powinien wiedzieć, że nie ma wśród nich wzmianki, aby podpis wystawcy był wymagany.

Można zatem założyć, że faktury pozbawione odręcznego podpisu wystawcy są poprawne w rozumieniu prawa oraz nie ma podstaw do kwestionowania ich wiarygodności ze względu na te braki.

…już od wielu lat

Owszem, kiedyś dla ważności sporządzonego dokumentu potwierdzającego zawarcie transakcji sprzedaży wymagany był odręczny podpis wystawiającego fakturę, jak również jego pieczątka. Należy jednakże pamiętać, że polskie prawo podatkowe w kwestii regulacji dotyczących podatku od towarów i usług jest zharmonizowane z przepisami państw członkowskich Unii Europejskiej. Oznacza to, że od momentu akcesji do Unii Europejskiej Polska musiała dostosować przepisy w zakresie VAT do norm unijnych. W związku z tym przepis ten został zniesiony w 2004 roku. 

Pamiętać jednak trzeba, że od każdej reguły zdarzają się odstępstwa. Przykładem takim jest faktura VAT RR, dokumentująca nabycie towarów rolnych od rolnika ryczałtowego. W myśl artykułu 116 ustawy o podatku od towarów i usług, aby dokument ten był ważny, powinien zawierać czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

Iwona Cackowska, księgowa Tax Care
Elżbieta Węcławik, Tax Care