Składanie wniosków urlopowych, kontrola godzin nadliczbowych czy rozliczanie delegacji to chleb powszedni dla pracowników każdej organizacji. W firmach, które te procesy realizują za pomocą papierowych dokumentów, czynności te trwają długo i wymagają zaangażowania wielu osób, w tym samego pracownika, jego przełożonych i działu HR. Tymczasem dzięki zastosowaniu narzędzi IT do zarządzania kadrami wiele z tych czasochłonnych i uciążliwych procedur można zoptymalizować.

>> Czytaj też: Szef jest przyjacielem... ale po pracy

System IT umożliwi także elektroniczne zawnioskowanie do przełożonego o zgodę na udział w danym szkoleniu lub pozwoli zrealizować odpowiednie szkolenie e-learningowe.

Wykorzystanie systemu IT daje pracownikowi pewność, że jego kompetencje i talent będą odpowiednio zarządzane i promowane przez pracodawcę. Wystarczy, by za pomocą narzędzia informatycznego pracownik określił swoje zainteresowania dotyczące kierunku rozwoju. Gdy w firmie pojawią się wolne stanowiska odpowiadające jego preferencjom, pracodawca zaproponuje mu realizację nowych działań. Jest to szczególnie ważne w przypadku firm zatrudniających kilka tysięcy osób, w których zarządzanie informacją o wymaganiach kwalifikacyjnych na stanowiskach i kompetencjach wszystkich pracowników byłoby niemożliwe bez umieszczenia ich w jednej bazie.

Zastosowanie systemu IT ułatwi pracownikowi także codzienne funkcjonowanie w organizacji. Dzięki narzędziom do elektronicznego zarządzania czasem pracy osoba zatrudniona ma stały dostęp do informacji o swoim harmonogramie. Zlecenia godzin nadliczbowych przesyłane są przez przełożonego w formie elektronicznej, a pracownik sam proponuje sposób ich rekompensaty w postaci czasu do odbioru lub wynagrodzenia, co skraca czas rozliczania nadgodzin. Co ważne, pracownik nie musi też znać się na przepisach czasu pracy, gdyż system informatyczny sam kontroluje prawidłowość w tym zakresie.

- Wykorzystanie tej funkcji pozwala pracownikowi samodzielnie wykonać wiele działań związanych z procesami kadrowymi bez angażowania osób trzecich i zbędnej papierkowej roboty. Doskonałym przykładem są tu czynności związane z zatwierdzaniem wniosków urlopowych – mówi Teresa Olszewska, prezes zarządu GAVDI Polska.

Podobnie jest w przypadku konieczności weryfikacji czy aktualizacji danych osobowych. Dzięki narzędziom IT wszystkie czynności z tym związane mogą być wykonane bez pośrednictwa działu personalnego, z poziomu portalu pracowniczego. Umożliwia to pracownikowi np. samodzielną zmianę numeru rachunku, na który ma trafiać jego pensja, i daje pewność, że nowa informacja będzie obowiązywać od najbliższej wypłaty.

>> Czytaj też: Czy e-mail wystarczy, aby firma nie musiała wypłacić świadczenia urlopowego

System usprawnia także rozliczanie delegacji. Wszystkie formalności (wniosek, a potem rozliczenie) pracownik wykonuje samodzielnie w sposób elektroniczny. Po wprowadzeniu danych do systemu ma on także możliwość monitorowania aktualnego salda rozliczenia i wysokości kwoty, którą otrzyma automatycznie przy najbliższej wypłacie wynagrodzeń.

- Funkcja samoobsługi pracowniczej w znacznym stopniu ułatwia pracownikom codzienne planowanie i wykonywanie bieżącej pracy. Korzystając z samoobsługi pracownik może w każdej chwili sięgnąć do notatek z rozmowy okresowej i mieć wgląd do celów zdefiniowanych na dany rok – zauważa Teresa Olszewska.

Świadomość przynależności do sprawnie zarządzanej organizacji, poczucie, że firma na bieżąco reaguje na potrzeby zatrudnionych i inwestuje w ich rozwój to klucz do wzrostu satysfakcji pracowników, a tym samym do większej efektywności wykonywanej pracy.