Najważniejsze wyzwania

Podniesienie wydajności to najważniejsze wyzwania dla firm, w których prace realizowane są w trybie projektowym, niezależnie od ich wielkości. Tak odpowiedziała ponad połowa z 200 przebadanych polskich menedżerów i zarządzających firmami, biorących udział w badaniu „Zarządzanie organizacją”, zrealizowanym dla ManagingBOX, systemu do zarządzania firmą.

Wraz z wielkością firmy zmieniają się natomiast kolejno wymieniane wyzwania. Największe firmy częściej stają przed koniecznością zwiększenia jakości (49 proc. wskazań), podczas gdy małe – przed koniecznością lepszego planowania projektów (48 proc. wskazań). – Duże firmy zwykle mają już za sobą opracowane wewnętrzne procedury działania, czy to chodzi o zarządzanie projektami i ludźmi, czy o sposoby raportowania. Dzięki temu mogą więcej energii włożyć w poprawę jakości i efektywności pracy – wyjaśnia Kazimierz Łodziński, współautor systemu ManagingBOX, menedżer z kilkunastoletnim doświadczeniem w zarządzaniu projektami IT.

Najczęstsze problemy

Najczęstsze problemy, z jakimi muszą sobie radzić polscy przedsiębiorcy i menedżerowie to długi czas fakturowania i rozliczeń z podwykonawcami i klientami oraz trudności z kontrolą zaangażowania projektowego pracowników, a tym samym możliwościami ich alokacji na inne projekty (kolejno 45 i 43 proc. wskazań).

– Z naszego badania wynika, że brak kontroli nad czasem (rozliczeń, pracowników) to powszechny problem niezależny od wielkości firmy czy liczby kontraktorów. To są bolączki większości polskich przedsiębiorców i menedżerów. Wraz z szybkim rozwojem firmy – zatrudnianiem nowych pracowników czy pozyskiwaniem nowych klientów – te problemy tylko się pogłębiają – uważa ekspert.

Od projektu do projektu

Wraz z rozwojem technologii i zmieniającym się otoczeniem biznesowym coraz więcej firm przestawia się na pracę metodą projektową. W badaniu ManagingBOX wzięli udział przedstawiciele firm z różnych sektorów rynku i różnych branż: zarówno w największym sektorze produkcyjnym (40 proc. badanych), jak i w usługach (30 proc.) oraz w handlu i dystrybucji (25 proc.).

Najważniejsze problemy w zarządzaniu projektami wewnątrz firmy to opóźnienia, przy czym występują one częściej w projektach w małych firmach niż w firmach dużych. Brak odpowiednich kompetencji, zbyt krótkie terminy realizacji projektu czy nierealistyczne cele to kolejno najczęściej występujące problemy organizacji. Złe planowanie lub zła komunikacja w zespole jest przyczyną co piątego problemu w zarządzaniu projektem.

– Skuteczna i szybka analiza dużej liczby danych jest kluczowa dla zwiększenia wydajności działań firmy. Równie ważny jest dostęp do informacji, które ułatwiają zarządzanie organizacją. Firma oparta na pracy projektowej może być szybko skalowalna, o ile wykorzystuje do tego narzędzia automatyzujące zarządzanie i analitykę – komentuje Kazimierz Łodziński.