Taka możliwość zwiększa elastyczność firmy i wygodę pracy, wspiera również poszczególne osoby w przypadkach losowych. Co ważne, aby pracować zdalnie, nie musimy wcale ponosić kosztów inwestycji w sprzęt czy dodatkowe oprogramowanie.

Korzyści z pracy zdalnej

Główną zaletą pracy przez internet jest dla właściciela firmy większa dostępność jego pracowników. Ale nie tylko.

Większa wydajność pracowników
Pracownik, któremu będzie zapewniona możliwość wypełniania obowiązków poza biurem, będzie o wiele bardziej wydajny. Dlaczego? Ponieważ:

• nie będzie musiał tracić czasu i pieniędzy na dojazd do pracy, przez co będzie bardziej oddany pracodawcy i będzie starał się pracować efektywniej,
• będzie mógł elastycznie zarządzać swoim czasem, godząc pracę z obowiązkami rodzinnymi,
• nie będą go rozpraszały kontakty z innymi pracownikami i hałas w biurze,
• rozliczany z wykonanych zadań, a nie z poświęconego czasu, będzie pracować jeszcze wydajniej.

Warto zwrócić uwagę na to, że wbrew pozorom właściciel firmy wcale nie traci kontroli nad takim pracownikiem. Jeżeli korzysta on z tego samego oprogramowania, które jest używane w biurze (co jest możliwe przy hostingu aplikacji), ewidencjonuje on wszystkie swoje czynności dokładnie w taki sam sposób.

Oszczędność
Właściciel firmy oszczędza na pracy zdalnej na trzy sposoby:

• hosting aplikacji pozwala unikać takich poważnych inwestycji, jak zakup nowego sprzętu (mocniejszych komputerów, serwera),
• praca spoza biura umożliwia zredukowanie wynajmowanej powierzchni biurowej i zmniejszenie opłat np. za prąd i wodę,
• większa elastyczność zatrudnienia zmniejsza ilość zwolnień chorobowych, wykorzystywanych przez pracowników.

Wygoda
Praca zdalna to większa wygoda i dla pracowników, i dla pracodawcy. Decydując się na umożliwienie swojemu zespołowi pracy przez internet, udostępnia on wykorzystywane w firmie oprogramowanie na serwerze. Wybierając hosting aplikacji na profesjonalnych serwerach VPS, właściciel firmy powierza zarządzanie infrastrukturą IT administratorowi. Dzięki temu ma on jeden duży problem z głowy – pełna odpowiedzialność za działanie oprogramowania spada na dostawcę usługi, a przedsiębiorca może poświęcać swój czas na ważniejsze sprawy.

Kiedy możliwość pracy zdalnej jest niezbędna dla firmy?

Najczęstsze sytuacje, w których wykorzystywana jest możliwość pracy przez internet i które zdarzają się w każdej firmie to:

• wizyta u klienta – niektóre obowiązki wymagają osobistych kontaktów z klientami; możliwość pracy zdalnej sprawi, że pracownik nie będzie musiał kilkakrotnie przepisywać danych i będzie mógł wykonać niektóre zlecenia na miejscu;
• podróż służbowa – często pracownicy spędzają długie godziny w środkach komunikacji publicznej; ten czas można wykorzystać na zdalne wykonanie części obowiązków;
• nadgodziny – pracownik, który ma pilną pracę do wykonania, nie jest zmuszony do siedzenia w biurze np. przez 10 h bez przerwy, lecz może wrócić do domu, odpocząć i zjeść obiad, a swoje zadania dokończyć wieczorem;
• choroba – w przypadku takich chorób, jak lekkie przeziębienie czy złamanie kończyny, gdy obecność w biurze jest niewskazana (zarażanie pozostałych osób) lub niemożliwa (pracownik nie ma jak dojechać ze złamaną nogą), możliwe jest kontynuowanie pracy z domu;
• opieka nad chorym dzieckiem – jeśli nie wymaga ona pełnej uwagi rodzica, tylko jego stałej dostępności, pracownik nie musi brać zwolnienia lekarskiego, gdyż może wykonywać swoją pracę z domu;
• ciąża – dojazdy do pracy oraz dolegliwości ciążowe mogą być bardzo męczące dla pracownicy; praca przez internet umożliwi jej wypełnianie swoich obowiązków bez wychodzenia z domu;
• okres po urlopie macierzyńskim / wychowawczym – praca zdalna pozwoli na szybszy powrót do pracy (w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin) bez konieczności dojeżdżania do biura;
• niepełnosprawność – praca z domu umożliwi niepełnosprawnemu pracownikowi wypełnianie swoich obowiązków w środowisku dostosowanym do jego potrzeb;
• inne zdarzenia losowe – pracownik może nie być w stanie przyjść do biura, ponieważ jakaś sytuacja losowa wymaga jego fizycznej obecności gdzie indziej; w tym czasie może on jednak wykonywać swoją pracę zdalnie.

Choroba, zdarzenia losowe, podróż służbowa czy wizyta u klienta – wszystko to sprawia, że pracownicy w ostatecznym rozrachunku stają się o wiele mniej efektywni. Dzięki możliwości pracy przez internet takie sytuacje nie będą już dla firmy problemem. Nawet jeśli taka opcja nie jest wykorzystywana w pełni, lepiej, by była dostępna, ponieważ powyżej opisane sytuacje mogą pojawić się z dnia na dzień i wręcz zdezorganizować pracę w firmie.

Co zrobić, by móc pracować przez internet na własnym oprogramowaniu?

Jeśli chcemy zapewnić swoim pracownikom możliwość pracy przez internet na oprogramowaniu, na którym pracują oni w firmie, wystarczy zainstalować je na serwerze i udostępnić wybranym osobom. Najbardziej efektywnym rozwiązaniem będzie skorzystanie z serwera VPS, który umożliwia hosting aplikacji Windows. Na takim serwerze będzie można zainstalować programy do prowadzenia firmy, pakiety biurowe, programy pocztowe i inne.

Serwery VPS mają tę przewagę nad serwerami dedykowanymi, że za stosunkowo niską cenę ich parametry mogą być dostosowane do indywidualnych wymagań firmy i – w razie potrzeby – elastycznie zwiększane lub zmniejszane. Jest to bardzo przydatne w przedsiębiorstwach, w których ilość użytkowników pracujących zdalnie nie jest stała, np. w jednym miesiącu może być kilka razy większa, niż standardowo. Właściciel firmy nie musi więc kupować zasobów na zapas, a jedynie dostosowywać je do aktualnych potrzeb.

Istnieje również możliwość zakupu własnego serwera, na którym będą zainstalowane narzędzia do pracy zdalnej. Jest to jednak rozwiązanie bardzo kosztowne (zakup elementów, utrzymanie serwera, prąd, ochrona itd.) i wymagające zatrudnienia dodatkowego pracownika, który będzie zajmował się administracją.

Na czym polega praca zdalna?

Praca zdalna polega głównie na wykorzystaniu możliwości internetu do łączenia się z firmą oraz klientami. Pracownik z każdego miejsca na ziemi za pośrednictwem serwera (np. VPS) ma dostęp do firmowego oprogramowania, a w nim – wszystkich niezbędnych mu danych. Nieważne więc, czy znajduje się w biurze, w domu, w pociągu czy u klienta – może tak samo wypełniać swoje obowiązki.

Opcja pracy zdalnej jest często wykorzystywana także w sytuacjach, gdy firma chce mieć możliwość korzystania z nowoczesnego oprogramowania, ale nie posiada odpowiedniego sprzętu komputerowego. Szybki rozwój technologii sprawia, że co chwila powstają nowe wersje różnych aplikacji (np. programów księgowych czy magazynowych), które z kolei wymagają coraz mocniejszych komputerów.

Dzięki pracy zdalnej pracownicy z każdego miejsca na świecie, o każdej porze dnia i nocy będą mieć dostęp do firmowego oprogramowania oraz wszystkich zapisanych w nim danych. Nie wszystkie przedsiębiorstwa korzystają z tego na co dzień, warto jednak posiadać taką możliwość, by móc wydajniej zarządzać pracownikami.

Dorota Bal
ALPOL – rozwiązania IT

Czytaj także: Telepraca: korzyści są znane, lecz obawy wygrywają