Z badania przeprowadzonego w 2013 roku przez firmę KPMG wynika, że blisko 60% pracujących Polaków używa drukarki podczas wykonywania pracy zawodowej. 63% z nich robi to codziennie. Powierzchnia wszystkich kartek, jakie w ciągu roku zużywane są w ten sposób, pozwoliłaby przykryć ponad trzydziestokrotnie powierzchnię jeziora Śniardwy lub sześciokrotnie teren Warszawy. Na ciekawe dane już prawie osiem lat temu zwracał także „Dziennik Gazeta Prawna”.  W nr 244 (3130) w dodatku „Zarządzanie dokumentami” przedstawiono raport, na podstawie którego ukazano, że:

• co piąty pracownik potrzebuje godziny na samo wyszukanie dokumentów potrzebnych mu w pracy, a ponad 70% poświęca tej czynności pół godziny dziennie;

• wyliczony w badaniu koszt obiegu jednej faktury papierowej to 25 zł, przy miesięcznym wolumenie 500 faktur – daje to koszty na poziomie 45 000 zł rocznie na samą obsługę jednego typu dokumentu jakim są faktury!

• w skrajnych przypadkach na odszukanie dokumentów w archiwach poświęca się do 50% czasu pracy, a dodatkowe 15% to czas na zapoznanie się z nimi;

• po wprowadzeniu faktur do systemu czas wyszukiwania skraca się do ok. 3 sekund.

Badania pokazują jednoznacznie, że papierowy obieg dokumentów w biurze i między partnerami biznesowymi powinien być znacznie ograniczony. Nie tylko ze względu na oszczędności, ale także… środowisko.

Jak ograniczyć straty związane ze zużyciem ogromnej ilości papieru, wydrukami i czasem pracy? Wystarczy wprowadzić rozwiązanie pozwalające na podpisywanie elektronicznych dokumentów. Do jego wdrożenia potrzebne są tylko dwa narzędzia – platforma elektronicznego obiegu dokumentów i tablet z rysikiem. Przykładowe rozwiązanie EBI24 daje możliwość dopasowania się do wewnętrznych procedur firmowych oraz innych narzędzi używanych aktualnie w firmie, jak np. programy CRM. Klienci mogą podpisywać umowy, aneksy czy składać reklamacje właśnie na tablecie.

Coraz więcej firm spotyka się z sytuacją, w której otrzymują umowę w formacie pdf z prośbą o wydrukowanie, podpisanie, zrobienie skanu i odesłanie jej emailem. Platforma elektronicznego obiegu dokumentów rozwiązuje ten problem całkowicie, eliminując konieczność drukowania a następnie ponownego skanowania dokumentu oszczędzając czas i zbędną pracę.

Jest to również niewątpliwie ułatwienie dla działów HR – umowa o pracę lub załącznik do niej mogą być podpisane na tablecie, bez konieczności wydruku a potem skanowania do archiwizacji.

To rozwiązanie znakomicie sprawdzi się także m.in., gdy trzeba podpisać umowę z deweloperem, w salonach SPA, podczas wypełniania kwestionariuszy osobowych czy w hotelach w trakcie meldunku. W każdym z tych przypadków uwierzytelniony elektronicznie dokument trafia do bezpiecznego e-archiwum oraz na wskazany adres e-mail.  

Korzyści z wdrożenia systemu do elektronicznego podpisu dokumentów to przede wszystkim:

• przyspieszenie procesu podpisania umowy, skrócenie czasu obsługi dokumentów;

• przeniesienie umowy do chmury daje dostęp do archiwum poprzez internet w dowolnym momencie z dowolnego miejsca;

• zwiększenie szybkości i efektywności dostarczania umów (znacznie wyższa skuteczność dostarczania w wyniku śledzenia efektów prowadzonej wysyłki i eliminacji błędów adresowych);

• wyższa efektywność pracowników, którzy nie tracą cennego czasu na długie szukanie „papieru”;

• dzięki e-podpisywaniu zmniejsza się ilość papieru używanego w firmie, co bezpośrednio przekłada się na zmniejszenie kosztów firmy oraz ma wpływ działania ekologiczne.

Źródło: EBI24