W systemie finansowym wystawca poza zapisem transakcji musi także dysponować plikiem zawierającym wystawioną fakturę w formie uniemożliwiającej ingerencję w jego treść, czyli np. plikiem PDF. Wystawiony dokument sprzedaży musi być właściwie przechowywany. Wymóg archiwizacji nie będzie spełniony, jeśli podczas udostępniania systemu finansowego (np. w razie kontroli) dane dotyczące transakcji będą mogły być zmieniane.

- Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku dokumentów wysyłanych e-mailami i archiwizowanych na serwerze firmowym zarówno wystawca, jak i odbiorca powinni zapewnić ich przechowywanie w ustanowionej odpowiednio strukturze katalogowej - mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland.

Czytaj także: e-Faktury muszą zapewniać autentyczność pochodzenia i integralność treści

Miejsce fizycznej lokalizacji serwera, na którym zapisane są faktury może być dowolne. W każdej chwili jednak upoważnione do tego służby muszą mieć do niego dostęp. Tak jak w przypadku wszystkich innych dokumentów, spółki mają obowiązek zapewnić bezpieczeństwo danych - także tych przechowywanych na nośnikach elektronicznych. Powinny w tym celu opracować i wdrożyć procedury tworzenia, testowania i odzyskiwania kopii zapasowych. W przypadku awarii serwera, na którym przechowywane są dane elektroniczne, będzie możliwe ich przywrócenie.

Ustawodawca zostawia swobodę w zakresie przechowywania faktur, jeśli spełnione są następujące warunki:

• autentyczność pochodzenia;
• integralność - brak możliwości ingerowania w ich treść;
• czytelność od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - czyli do końca roku fiskalnego po upływie pięciu lat od ich wystawienia; oznacza to, że przez cały ten czas jednostka archiwizująca faktury w formie elektronicznej musi zapewnić dostępność i funkcjonalność programu umożliwiającego dostęp do nich i ich przeglądanie;
• łatwość odszukania;
• możliwość bezzwłocznego dostępu do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Czytaj także: "Wymuszane" e-faktury jednak niezgodne z prawem