1. Profil poszukiwanego pracownika

Na początku trzeba zaleźć odpowiedź na pytanie, kogo tak naprawdę szukamy i jakie fundusze możemy przeznaczyć na nowe stanowisko. Koszt kolejnego pracownika to nie tylko pensja, ale również szkolenia, ubezpieczenia, zapewnienie odpowiedniego miejsca pracy itp. Wspólnie z innymi pracownikami powinniśmy przedyskutować, jakiego pracownika potrzebujemy oraz jakie wymagania musi on spełniać. Niezbędne jest dokładne określenie zadań, za które będzie odpowiedzialny. Warto też pomyśleć o ścieżce kariery, którą możemy zaproponować. Opracowanie profilu idealnego pracownika będzie przydatne również w dalszym toku rekrutacji.

2. Ogłoszenie rekrutacyjne

Bardzo ważne jest określenie wszystkich szczegółów naszej oferty pracy. Musi być w niej zawarta nazwa stanowiska oraz podstawowe oczekiwania wobec kandydata. Należy dokładnie wyjaśnić, na czym będzie polegała praca oraz na co może liczyć pracownik. Od jakości ogłoszenia zależy nie tylko liczba zgłoszeń, ale również wizerunek naszej firmy na zewnątrz. Już sam fakt rekrutacji nowego pracownika jest sygnałem, że firma się rozwija i potrzebuje nowych ludzi, którzy będą pracować na jej sukces. Warto, aby to wydarzenie było dostrzeżone przez naszych potencjalnych klientów. Nie powinniśmy więc ograniczać się tylko do tradycyjnych mediów, ale korzystać również z wyspecjalizowanych portali internetowych czy serwisów społecznościowych, takich jak Facebook, GoldenLine. Jest to nie tylko skuteczny, ale i tani sposób dotarcia do odpowiedniej grupy docelowej.

3. Analiza dokumentów aplikacyjnych

To, na co mamy zwracać uwagę przy analizie CV i listów motywacyjnych, zależy w dużej mierze od profilu naszej firmy i stanowiska, które chcemy obsadzić. Zawsze jednak warto zwrócić uwagę na to, jak wygląda CV oraz list motywacyjny kandydata. Oceniamy nie tylko zawartość merytoryczną, ale także staranność, z jaką dokumenty te zostały sporządzone. CV, które zostało przygotowane specjalnie pod kątem naszej oferty, będzie się wyróżniało spośród tych, które są hurtowo wysyłane do wszystkich potencjalnych pracodawców. CV i list motywacyjny powinny odnosić się do konkretnych wymagań z naszego ogłoszenia. Dobrze, jeżeli w liście motywacyjnym kandydat zawrze informację mówiącą, co dzięki niemu nasza firma zyska. Zwracajmy również uwagę na okresy „bez pracy” w doświadczeniu. Jeśli takie są, to później, podczas rozmowy kwalifikacyjnej warto zapytać, czym były spowodowane i czym kandydat się wtedy zajmował.

4. Wstępna weryfikacja kandydatur

Zanim zaprosimy kandydata na rozmowę, możemy zdobyć o nim wiele informacji, których nie zawarł w CV. Istnieje też możliwość weryfikacji tych, o których wspominał. Metod jest wiele, np.: telefon do poprzedniego pracodawcy, informacje o kandydacie zawarte na portalach społecznościowych, jego wypowiedzi i zdjęcia na forach internetowych. Oczywiście tylko w przypadku, jeśli te informacje istnieją i nie są zastrzeżone. Można też użyć bardziej wyrafinowanego sposobu. Jako przykład podawana jest pewna linia lotnicza, która by sprawdzić kompetencje osobowościowe kandydatek na hostessy, kupowała im bilet lotniczy na rozmowę kwalifikacyjną w innym mieście. Podczas lotu nieświadome kandydatki były poddawane licznym testom, które sprawdzały ich empatię, sposób odnoszenia się do innych oraz umiejętności potrzebne podczas pracy hostessy. W ten sposób, zanim kandydatka dotarła na rozmowę rekrutacyjną, większość potrzebnych informacji została zweryfikowana w warunkach podobnych do jej przyszłej pracy.

5. Testy kwalifikacyjne

Jeśli nadal mamy bardzo dużą liczbę zgłoszeń i poprzednie kroki nie ograniczyły w sposób znaczący liczby kandydatów, to zanim zaprosimy grupę szczęśliwców na rozmowę, warto jeszcze przeprowadzić testy kwalifikacyjne. W zależności od stanowiska, testy te powinny sprawdzać zdobytą wiedzę i posiadane doświadczenie oraz umiejętność radzenia sobie w warunkach podobnych do panujących w przyszłej pracy.

6. Rozmowa kwalifikacyjna – zwięźle i na temat

Podczas rozmowy to pracodawca „rozdaje karty” i nie powinien dopuścić do sytuacji, aby to przyszły pracownik przejął inicjatywę. Warto jednak wsłuchać się w jego pytania. Mogą one wiele powiedzieć o kandydacie, np.: czy jest zainteresowany tylko kwestiami finansowymi, czy też możliwością rozwoju w firmie, szkoleniami. Trzeba tak poprowadzić rozmowę, aby w kolejnych pytaniach do kandydata weryfikować jego wcześniejsze stwierdzenia. Kandydat w żadnym wypadku nie powinien poczuć, że jest lekceważony czy też bezwartościowy. Rozmowa kwalifikacyjna nie może być dla niego niepotrzebnym stresem. To, co z niej wyniesie, będzie zależeć w dużym stopniu od nas.

7. Wybór najlepszego kandydata

Podjęcie ostatecznej decyzji o zatrudnieniu nowego pracownika może nastąpić podczas każdego z etapów rekrutacji. Czasami odpowiedni kandydat zaskoczy nas pozytywnie w odpowiednim momencie i akurat wtedy zdecydujemy się na jego zatrudnienie. Pamiętajmy jednak, aby ograniczyć do minimum podejmowanie emocjonalnych decyzji. Nawet jeśli spodoba się nam pewna osoba na samym początku, to starajmy się przeprowadzić wszystkie etapy rekrutacji do końca. Na każdym kolejnym etapie dowiemy się więcej o naszych kandydatach i nawet najbardziej emocjonalną decyzję będzie można jeszcze wielokrotnie zweryfikować.

Autorem tekstu jest Bartosz Kaczmarczyk, Prezes Zarządu Polskiego Holdingu Rekrutacyjnego S.A.