Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą powinni pamiętać, że w związku z ciążącym na nich obowiązkiem rozliczenia VAT-u zobowiązani są do prowadzenia stosownej ewidencji dokonywanych transakcji. Jedną z nich jest konieczność zastosowania kasy rejestrującej, potocznie zwanej kasą fiskalną. 

Podatnicy, którzy zobowiązani są do zastosowania wspomnianego wyżej urządzenia, powinni pamiętać o tym, że jeżeli z przyczyn niezależnych od nich nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, obroty i kwoty podatku należnego należy ewidencjonować, stosując  rezerwową kasę rejestrującą. W przypadku  gdy jest to niemożliwe, nie można dokonywać sprzedaży.

Ponadto w razie stwierdzenia naruszenia tego obowiązku, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Warto także pamiętać o tym, że dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala  się w stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe.

Przedsiębiorcy zobligowani do stosowania kasy fiskalnej

W myśl artykułu 111 ust. 1 ustawy o VAT ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, co do zasady,  zobowiązani są prowadzić podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Z obowiązku tego zwolnieni są jedynie przedsiębiorcy świadczący określoną wyżej działalność na rzecz firm lub organizacji, organów administracji państwowej i samorządowej.

Liczne wyjątki określone rozporządzeniem Ministra Finansów

Od powyższej zasady istnieją jednakże wyjątki. Zostały one szczegółowo uregulowane rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnik powinien zwrócić uwagę na dwie alternatywne formy przewidzianych zwolnień obowiązujących do 31 grudnia 2012 roku. Mianowicie związanych z branżą, w której działa firma, a także z wysokością osiągniętych obrotów.

Zwolnienia przedmiotowe, czyli niektóre rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej

Przede wszystkim ewidencjonować za pomocą kasy fiskalnej nie trzeba sprzedaży takich czynności, które zostały wymienione w załączniku do rozporządzenia, np. usługi w zakresie edukacji (choć z wyłączeniem nauki tańca i usług w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych ), sprzedaż biletów lotniczych.

Zwolnieniu z obowiązku ewidencji obrotu za pomocą kasy rejestrującej nie podlegają przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów i usług wymienionych w pozycjach 1-32 załącznika do rozporządzenia, pod warunkiem że w poprzednim roku podatkowym udział obrotów z tytułu tej sprzedaży w obrotach ogółem z działalności gospodarczej określonej w artykule 111 ustawy o VAT był wyższy niż 80%.

Należą do nich między innymi takie czynności jak świadczenie usług związanych z transportem, turystyką, rolnictwem, a także z szeroko rozumianym unicestwianiem odpadów. Ponadto warto pamiętać, że omawianym zwolnieniem przedmiotowym objęte zostały usługi telekomunikacyjne, jak również finansowe i ubezpieczeniowe.

Zwolnienia podmiotowe ograniczone ustawowym limitem 

Drugim rodzajem zwolnień przewidzianych dla przedsiębiorców świadczących usługi  lub sprzedających różnego rodzaju towaru są zwolnienia podmiotowe, z których można skorzystać pod warunkiem nieprzekroczenia określonych limitów. 

I tak, podatnicy, których obroty netto na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym kwoty 40.000 zł, nie podlegają obowiązkowi zastosowania kasy fiskalnej w celu ewidencjonowania sprzedaży. Zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym limit został przekroczony. 

Warto w tym miejscu podkreślić, że limit ten dotyczy podatników kontynuujących działalność rozpoczętą w latach poprzednich. W przypadku przedsiębiorców, rozpoczynających działalność gospodarczą w bieżącym roku limit ten jest znacznie niższy - wynosi 20.000 zł i dotyczy roku rozpoczęcia działalności.

Podatnicy nieposiadający prawa do jakichkolwiek zwolnień

Dość istotną kwestią, jest również wspomnienie o tym, że niektóre grupy podatników zostały wyłączone z  opisanych wyżej zwolnień. Między innymi nie mogą z nich skorzystać przedsiębiorcy trudniący się sprzedażą gazu płynnego, świadczący usługi taksówkowe czy też sprzedający wyroby tytoniowe oraz napoje alkoholowe, będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na ich symbol PKWiU.

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Iwona Cackowska, księgowa Tax Care

Czytaj także: Sprzedajesz samochód? Uważaj na PIT