Czasy, kiedy rekruter pracował za pomocą arkusza kalkulacyjnego i skrzynki mailowej mijają bezpowrotnie. Bez funkcjonalnego systemu do rekrutacji, przebieg całego procesu pozyskiwania kandydata nie będzie ani efektywny, ani nie zapewni odpowiedniego candidate experience.

W dobie rosnących wymagań wobec rekruterów ilość pracy, jaką codziennie wykonują, jest ogromna. Na jednego rekrutera w dużej firmie potrafi przypadać kilkanaście, a nawet ponad dwadzieścia realizowanych równolegle projektów rekrutacyjnych na kilka różnych stanowisk^[1]. To bardzo duża ilość danych, dokumentów i zadań do wykonania. Nie da się tego robić bez błędów i wystarczająco szybko, nie wspierając się odpowiednim systemem ATS. A szybkość ma znaczenie, bo przy tak niskim, jak obecnie bezrobociu, kandydaci nie czekają na to, aż rekruter znajdzie czas na odpowiedź.

System ATS wdraża się aby:

• Zautomatyzować powtarzalne czynności realizowane przy procesach rekrutacyjnych (np. wysyłanie wiadomości email do kandydatów),
• Usprawnić komunikację z kandydatem (email/SMS)
• Zapewnić wysoki candidate experience, dzięki szybkim reakcjom na działania kandydatów, personalizacji wiadomości i dbaniu o kandydata na każdym etapie,
• Redukować ilość popełnianych błędów,
• Analizować dane i móc optymalizować poszczególne etapu procesu,
• Prowadzić jedną spójną bazę działań, i w prosty sposób przekazywać dane i wiedzę pomiędzy rekruterami.

tomHRM, który wśród swoich modułów posiada również System ATS , doradza, na jakie funkcje zwrócić uwagę przy wyborze i testowaniu aplikacji wspierającej rekrutację.

Strukturyzacja i prowadzenie procesu rekrutacji

• Samodzielne projektowanie etapów rekrutacji per projekt – to konieczne, jeśli rekrutujesz na kilka różnych stanowisk,
• Możliwość przypisywania kilku rekruterów do projektu oraz udostępniania wybranych danych kandydatów managerom. Zwróć uwagę na to, by udostępnienie danych mogło być nadawane tylko na określony czas. Dzięki temu nie musisz pamiętać, by prosić managera o zniszczenie otrzymanego CV czy ręcznie blokować mu dostępu.
• Planowanie spotkań i rozmów telefonicznych – bez takiej funkcji nadal wszystko musisz robić w excelu,
• Automatyczne powiadomienia email do kandydatów oraz uczestników spotkania – bo po co tracić czas,
• Komunikacja SMS – by łatwo i szybko prowadzić komunikację z kandydatami,
• Kalendarz rekrutacji i zadań związanych z całą pracą rekrutera – by móc pracować wydajnie i efektywnie planować,
• Pełny monitoring zdarzeń – w każdym momencie wiadomo, co się stało z kandydatem, kto się z nim kontaktował, jakie informacje dostał i kiedy,
• Baza kandydatów i talent pool – by łatwo wyszukiwać kandydatów i dopasowywać ich profile do potrzeb innych projektów rekrutacyjnych.

Preselekcja i selekcja kandydatów

• Parser CV – by nie trzeba było ręcznie pozyskiwać danych. System sam pobierze je z dokumentu przesłanego przez kandydata.
• Kwestionariusz selekcyjny – dodawany jako formularz do wypełnienia dla kandydata podczas wysyłania CV. Pozwala zadać dodatkowe pytania dotyczące doświadczenia, a nawet wykonać test wiedzy.
• Ocena kandydatów – punkty, rekomendacje, notatki – im więcej masz opcji, tym sprawniej może przebiegać proces oceny,
• Ewaluacja kompetencji – w firmach, w których prowadzona jest rekrutacja w oparciu o kompetencje,

Przykład ewaluacji kompetencji stworzony za pomocą narzędzia ATS tomHRM

• Automatyczne mailingi oraz możliwość tworzenia personalizowanych szablonów mailowych do kandydatów (dzięki temu kandydat może dostać automatyczne powiadomienie na każdym z etapów rekrutacji.

Strona kariery

• Możliwość personalizacji wyglądu strony – byś mógł zrobić ją tak, jak zechcesz,
• Opcja integracji i automatycznej publikacji ogłoszenia na twojej stronie firmowej – byś nie musiał robić tego samego dwa razy ani prosić o pomoc dział IT, który obsługuje twoją stronę www,
• Konfigurowalny formularz rekrutacyjny z możliwością tworzenia własnych pytań,
• Możliwość śledzenia efektywności różnych źródeł pozyskiwania kandydatów.

Fot 3 Etykieta: Przykład możliwości monitoringu źródeł stworzony za pomocą narzędzia ATS tomHRM

Klauzule RODO

• Możliwość obsługi różnych typów zgód na przetwarzanie danych osobowych wraz z ustawianiem własnego okresu ich ważności,
• Automatyczne powiadomienia zgodne z polityką informacji,
• Szablony zgód do wykorzystania w różnych procesach rekrutacji,
• Automatyczne powiadomienia o wygasaniu zgód,
• Rejestracja czasu wyrażenia lub cofnięcia zgody,
• Opcja automatycznego usuwania kandydatów z systemu.

Wszystkie powyższe funkcjonalności są konieczne, by realizować proces rekrutacji w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Integracje

Dzięki możliwości zintegrowania się z innymi systemami, ATS zyskuje dodatkowe możliwości automatycznego prowadzenia wielu procesów. Do bazowych i koniecznych integracji zaliczamy:

• Automatyczne publikowanie ogłoszenia rekrutacyjnego na twojej stronie firmowej,
• Integrację z kalendarzem Google lub Outlook, dzięki czemu każde zaplanowane w systemie spotkanie jest również widoczne od razu w twoim kalendarzu,
• Możliwość integracji z innym systemem (udostępniane API).

Raporty i analityka HR

Dobry system ATS to taki, który pozwala ci nie tylko oszczędzać czas dzięki automatyzacji, ale również dostarcza danych, które pozwolą firmie oszczędzić pieniądze. System do rekrutacji powinien pozwalać w łatwy sposób śledzić następujące KPI:

• Efektywność źródeł rekrutacji,
• Jakość aplikacji,
• Atrakcyjność oferty pracy,
• Koszt zatrudnienia pracownika (cost per hire),
• Czas rekrutacji (time to hire),
• Otwarte wakaty w stosunku zatrudnienia,
• Efektywność rekruterów.

Dodatkowo dobrze, jeśli możesz przeglądać statystyki:

• Najczęstszych powodów odrzucenia / rezygnacji kandydata,
• Lejka rekrutacji

Wisienką na torcie jest możliwość badania Candidate Experience – np. za pomocą ankiet po rekrutacji. Taka funkcjonalność jest dostępna w niewielu systemach. W zasadzie są one dostępne jedynie tam, gdzie system umożliwia tworzenie ankiet selekcyjnych i testów bądź w systemach do HR, które łączą w sobie wiele aplikacji w jednym systemi (np. moduł ankiet w tomHRM).

Podsumowanie

Systemy ATS to dziesiątki aplikacji, a każda ma własny zestaw funkcjonalności. Niektóre są bardzo mocno rozbudowane, a inne pozwalają na zaledwie ułamek przestawionych powyżej działań. Wybierając system ATS, zwróć uwagę na to, by był dopasowany do Twoich potrzeb oraz by faktycznie ułatwiał Ci pracę!

[1] Według Society for Human Resource Management's (SHRM's) HR Knowledge Center mediana ilości otwartych prowadzonych projketów na rekrutera in-house wynosi 15-20.