Jak działa firma bez papieru?

Problem nadmiernego zużycia papieru pojawia się zarówno w polskiej administracji publicznej, jak i w prywatnych przedsiębiorstwach. W związku z tym coraz więcej właścicieli firm podejmuje decyzję o wdrożeniu strategii paperless, polegającej na ograniczeniu tradycyjnej dokumentacji i zastąpienia jej wersją cyfrową. Digitalizacja dokumentów, e-podpis i elektroniczna wymiana umów oraz prowadzenie biura obsługi klienta online to proste sposoby na oszczędności, nie tylko w zakresie kosztów zakupu papieru. Biznes bez papieru przynosi bowiem znacznie więcej korzyści.

Wygoda, jaką niesie za sobą e-dokumentacja

Firma działająca zgodnie z ideą paperless jest przyjazna dla środowiska i przyczynia się do ograniczenia zbędnej wycinki drzew. Co więcej, nowoczesne rozwiązania technologiczne, które pozwalają nam prowadzić biznes bez papieru, ułatwiają zarządzanie dokumentacją, usprawniają komunikację z klientami, ale też wpływają na efektywność procesów biznesowych. Poprzez wykorzystanie właściwych narzędzi online, nie tylko możemy gromadzić dokumenty w wersji elektronicznej, lecz także mamy dostęp do wszystkich firmowych materiałów z dowolnie wybranego miejsca, niezależnie od tego czy znajdujemy się w biurze, w domu czy na wakacjach. Do tego wszystkiego dochodzi oszczędność czasu, jaką generuje możliwość podpisywania umów online czy umożliwienie klientowi samodzielnego pobrania potrzebnych mu dokumentów. No dobrze, ale do tego wszystkiego niezbędne jest odpowiednie oprogramowanie. Jakie dokładnie?

Narzędzia dla biznesu dla papieru

Jeżeli chcesz prowadzić firmę bez papieru, proponujemy ci trzy podstawowe narzędzia wspierające cały proces i pozwalające maksymalnie zredukować wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwie.

Podpis elektroniczny

To narzędzie, które umożliwia sygnowanie e-dokumentów, bez potrzeby ich drukowania i to bez względu na to, ile podpisów ma zostać na nich złożonych. Podpisywanie dokumentów, w tym np. umów, odbywa się za pośrednictwem przeznaczonej do tego platformy internetowej bądź też z pomocą urządzenia mobilnego z warstwą biometryczną. Cały proces przebiega niezwykle sprawnie i może zostać przeprowadzony w dowolnym czasie.

Elektroniczna wymiana dokumentów firmowych

Gromadzenie i wymiana dokumentacji w formie cyfrowej mogą być naprawdę proste, jeżeli do dyspozycji mamy rozbudowaną platformę B2B, poprzez którą możemy tworzyć i edytować zamówienia, wystawiać faktury oraz korekty, a także noty księgowe i wiele innych dokumentów, do których jednocześnie zyskujemy nieograniczony dostęp.

Elektroniczne biuro obsługi klientów

Taki system pomoże usprawnić komunikację z klientem, który będzie w stanie samodzielnie załatwić wiele spraw. Pobranie dowodów zakupu, sprawdzenie rozliczeń i statusów płatności – wszystko to może odbywać się bez zaangażowania twoich pracowników.

Foto i treść: materiał partnera