Skala strat finansowych związanych z nieprawidłowościami w realizacji procesów zamówień i zakupów jest wyzwaniem dla większości firm, zwłaszcza dużych organizacji, które operują ogromnymi budżetami. Główną przyczyną problemów z utrzymaniem integralności procesu zamówień są nadużycia, do których należą między innymi: praktyki korupcyjne, podawanie nieprawdziwych informacji na etapie pozyskiwania środków, wykorzystywanie służbowych kart płatniczych do realizacji prywatnych zakupów oraz zmowy przetargowe polegające na manipulowaniu kwotami umieszczanymi w ofertach. Poza działalnością przestępczą, straty przynoszą również błędy pracowników.

Detekcja nadużyć związanych z zamówieniami jest niezwykle trudna, ponieważ tego typu działania przybierają różne formy i często zaangażowanych jest w niewiele osób. Część przestępstw nie zostaje nigdy zgłoszona ze względu na brak wystarczających dowodów. Właściwa polityka firmy, kontrole wewnętrzne czy odpowiednie procedury to niewystarczające narzędzia w walce z nadużyciami. Niezbędne jest wykorzystanie różnorodnych metod analitycznych, takich jak analiza powiązań, modele predykcyjne, wykrywanie anomalii czy text mining.

Przeciwdziałanie nadużyciom w procesach zamówień opiera się na analizie reguł zachowań, przebiegającej w oparciu o zdefiniowane scenariusze biznesowe. Systemy analityczne są w stanie automatycznie wykryć dane odbiegające od określonej normy, np. w przypadku, gdy dana osoba decyzyjna wyjątkowo często wybiera danego dostawcę. Umożliwiają wyszukiwanie powiązań pomiędzy danymi statycznymi, takimi jak numer telefonu, adres czy numer konta bankowego, a cechami charakterystycznymi procesów transakcyjnych, włączając w to relacje między stronami zaangażowanymi w procesy zamówień i zakupów.

Wyzwaniem związanym z wykrywaniem nieprawidłowości w procesach zamówień jest potrzeba analizy ogromnych ilości nieustrukturyzowanych i rozproszonych danych. Informacje te pochodzą ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, w tym stron internetowych dostawców czy mediów społecznościowych (włączając w to prywatne profile pracowników danej organizacji). Algorytmy analityczne umożliwiają zestawienie odpowiednich danych i na tej podstawie wyciąganie właściwych wniosków. Przykładowo, osoba decyzyjna wyjeżdża za granicę z przedstawicielem jednego z dostawców i umieszcza wpis na ten temat w mediach społecznościowych. Zestawienie tej informacji z faktem, że dana firma bierze udział w procesie przetargowym może oznaczać, że decyzja o wyborze dostawcy nie będzie w pełni obiektywna.

Zaawansowane rozwiązania analityczne, wspierające wykrywanie nadużyć w procesie zamówień są wykorzystywane m.in. przez rząd Stanów Zjednoczonych, największego nabywcę dóbr i usług na świecie. Jak wynika z danych administracji USA, jedynie w Departamencie Sprawiedliwości odnotowano ponad miliard dolarów straty w 2015 roku. Dzięki narzędziom analitycznym rząd jest w stanie uniknąć miliardowych strat spowodowanych przez działalność grup, w których skład wchodzą dostawcy i przedstawiciele administracji rządowej.

Autor: Marcin Nadolny, Head of Fraud & Security – South EMEA w SAS Polska