Powyższe dane pochodzą z raportu „Fortune 500 Companies”, opracowanego przez agencję Common Sense Advisory, zajmującej się badaniem rynku tłumaczeń. Z analizy wydatków firm działających na rankach międzynarodowych wynika także, że komunikacja z potencjalnymi klientami w ich języku ojczystym przekłada się na realny zysk — może zwiększyć przychód przedsiębiorstwa ponad dwukrotnie. Zaplanowanie i efektywne egzekwowanie strategii językowej jest więc zdecydowanie pozytywną praktyką. Poniżej, podpowiadamy jak się do tego zabrać i na co zwrócić uwagę.

1. Czego tak naprawdę potrzebujesz?

Ocena realnego zapotrzebowania na tłumaczenia powinna być punktem wyjścia do opracowania zarówno strategii językowej jak i budżetu na tłumaczenia. Planując takie wydatki na dłuższy okres czasu należy jasno nakreślić chociażby to, jakie dokumenty będą wymagały przekładu. Tłumaczenia umów, strony internetowej, materiałów marketingowych czy dokumentów finansowych spółek wymagają bowiem dobrania odpowiedniego ich wykonawcy. Wymienione wyżej tłumaczenia zaliczają się do tłumaczeń specjalistycznych, co oznacza że nie każdy może je wykonać. Tłumaczenia umów powinny być realizowane przez innego tłumacza niż np. lokalizacja strony internetowej. Większość tłumaczy posiada pewną specjalizację, w obrębie której pracują i ciągle się dokształcają. Jedynie w takiej sytuacji jakość tłumaczenia może być odpowiednio wysoka.

Kolejną kwestią wartą ustalenia jest to, na jakie języki będą tłumaczone materiały. Ilość par językowych a także ich specyfika znacząco wpłynie na koszty całości projektu. Biura tłumaczeń dzielą języki na trzy grupy, od najbardziej popularnych (angielski, niemiecki), aż po te najbardziej egzotyczne (języki azjatyckie i afrykańskie). Jeśli  dokumenty firmowe mają być przełożone na chociażby chiński, należy zabudżetować większą kwotę.

Warto także oszacować wielkość wolumenu tłumaczeń. Jak i w przypadku innych usług, zamawianie większej ilości tłumaczenia może korzystanie wpłynąć na finalny koszt projektu. Co więcej, jeśli przekład dużej ilości materiału musi być wykonany w krótkim czasie, biuro tłumaczeń może przypisać do tych zadań konkretnego tłumacza i zapewnić jego dyspozycyjność.

2. Jak wybrać biuro tłumaczeń?

Dostawców usług językowych jest naprawdę wielu, więc wybór jednego z nich nie jest prosty, szczególnie jeśli wcześniej nie zamawialiśmy tłumaczeń. Samo określenie zapotrzebowania firmy na usługi językowe powinno zawęzić pole poszukiwań.

Na podstawie założeń przyjętych podczas analizy potrzeb firmy, można dobrać biuro tłumaczeń z większym prawdopodobieństwem dopasowania. Decyzja o współpracy z danym dostawcą nie powinna być zależna jedynie od ceny usługi. Przede wszystkim, spójrzmy na portfolio i doświadczenie biura. Jeśli wiemy, że potrzebujemy tłumaczenia umów na kilka języków, sprawdźmy czy agencja wykonywała już podobne zlecenia. Nie bójmy się prosić o referencje czy case studies poprzednich projektów.

Dokumenty techniczne ale także raporty o ustalonej strukturze, z dużą ilością tabel czy wykresów wymagają nie tylko tłumaczenia ale także przygotowania i obróbki graficznej. Warto więc zapoznać się z ofertą biura dotyczącą usług DTP (desktop publishing – przygotowanie do druku) czy OCR (czyli konwersji tekstu w formacie nieedytowalnym).

Kolejnym determinantem, jaki powinniśmy brać pod uwagę to profil biura tłumaczeń — czy obsługuje głównie klientów biznesowych czy indywidualnych? Współpraca B2B rządzi się innymi prawami, więc warto wybrać takie biuro, które ma już w tym zakresie doświadczenie.

3. Jak współpracować z biurem?

Efektywność komunikacji z biurem tłumaczeń może mieć równie duży wpływ na powodzenie przedsiębiorstwa na rynkach międzynarodowych, jak sam wybór dostawcy usług językowych. Co robić, aby współpraca przebiegała łatwo a jej efekty były zadowalające?

Po pierwsze, przygotowanie się do rozmowy o potrzebach tłumaczeniowych firmy jest bardzo pomoce. Dlatego też określenie zakresu współpracy na podstawie danych, o których wspominaliśmy w pierwszym paragrafie jest tak ważne. Im dokładniejsze informacje przekażemy pracownikowi biura, tym lepiej może on dobrać odpowiednich tłumaczy i oszacować koszty usługi.

Co więcej, wiedząc że współpraca będzie długofalowa, biuro tłumaczeń zaoferuje najpewniej bardziej korzystne warunki oraz będzie miało możliwość przygotowania się do danego projektu, np. zapewniając dostępność odpowiednich tłumaczy.

Niewiele osób wie także o istnieniu technologii, ułatwiających nie tylko zarządzanie samymi projektami tłumaczeniowymi, ale także terminologią użytą w danym projekcie. Są to narzędzia CAT (computer assisted translation), które niestety często przez klientów mylone są z tłumaczeniem maszynowym. Faktem jest, że to oprogramowanie tłumaczy częściowo tekst, jeśli posiada odpowiednio do tego przygotowaną pamięć tłumaczeniową. Co to jest? To rodzaj słownika, który budowany jest dla danego projektu lub danego klienta. Zawiera on wyrażenia przetłumaczone wcześniej przez tłumacza. Im częściej pojawiają się one w tekście, tym większa jego część może być przetłumaczona automatycznie przez maszynę. Następnie do pracy przystępuje tłumacz, który przekłada pozostałą część materiału oraz weryfikuje i edytuje pracę oprogramowania. Im więcej zleceń od danego klienta, tym bogatsza staje się jego pamięć tłumaczeniowa, a co za tym idzie — praca nad przekładem jest szybsza i tańsza przy zachowaniu jego wysokiej jakości.

Wprowadzenie firmy na rynki międzynarodowe czy współpraca z zagranicznym klientem jest procesem na tyle skomplikowanym, że rzadko w takich momentach myśli się także o języku, w jakim będziemy się komunikować. Jednak opracowanie strategii  tłumaczeniowej, analiza swoich potrzeb oraz wybór odpowiedniego biura może w znaczący sposób wpłynąć na jakość i efekt procesu zarządzania wielojęzyczną dokumentacją firmy.

Artykuł pod redakcją Summa Lingua S.A.