Bez względu na to, czy firma działa wyłącznie na rynku lokalnym, czy obsługuje również klientów zagranicznych, dostosowanie oferty do indywidualnych potrzeb każdego z kontrahentów jest jedną z kluczowych kwestii. To jednak wymusza zmianę w sposobie pracy. Zamiast ciągłego, nastawionego na operacyjne działanie, trybu pracy, lepiej postawić na realizowanie poszczególnych projektów. By jednak każdy z nich był zakończony szybko i sprawnie, niezbędne jest wydajne zarządzanie projektami. Pracę project managerów znacznie ułatwi specjalne oprogramowanie.

Narzędzia do zarządzania projektami – wciąż zbyt mało popularne

Umiejętnie wykorzystane narzędzia do zarządzania projektami mogą sprawić, że realizacja poszczególnych projektów będzie dużo szybsza, skuteczniejsza i tańsza. Niestety wciąż nie wszyscy project managerowie zdają sobie sprawę z oferowanych przez nie możliwości. Najlepiej dowodzi tego fakt, iż najpopularniejszym programem wykorzystywanym w tym celu jest… MS Excel. O ile jednak pozwala on na stworzenie wykresu Gantta, to brak mu innych funkcjonalności, dzięki którym zarządzanie projektem wchodzi na zupełnie nowy poziom.

Narzędzia do zarządzania projektami. Jakie cechy są najważniejsze?

Jaki powinien więc być dobry program do zarządzania projektami? Przede wszystkim elastyczny. Dzięki temu będzie mógł być wykorzystywany zarówno w małych, jak i dużych firmach, przy realizacji różnych projektów. Ważna jest także możliwość przypisania zadań i ról poszczególnym osom pracującym przy projekcie. Poza tym nie sposób zapomnieć o bogatej funkcjonalności, która powinna obejmować między innymi zarządzanie harmonogramem, budżetem, zasobami, ścieżkami akceptacji, portfelami i przeglądami.

Narzędzia do zarządzania projektami a współpraca z kontrolingiem i zarządem

System do zarządzania projektami musi być funkcjonalny nie tylko z punktu widzenia managera i pracowników, ale też zarządu oraz działu finansów i kontrolingu. Ten pierwszy dzięki takim narzędziom zdobędzie źródło informacji pozwalających na szybkie podejmowanie ważnych decyzji. W drugim przypadku ważna okaże się zaś łatwo dostępność danych umożliwiających planowanie oraz rozliczanie budżetu na bieżąco.