Duże rozmiary wydarzenia i konieczność zaplanowania rozkładu prelekcji, wystąpień, spotkań i paneli od deski do deski dla wielu osób jest bardzo stresującym zadaniem. Konferencja to wydarzenie na dużą skalę, którego przygotowywanie należy rozpocząć z dużym wyprzedzeniem.

Idealnym miejscem na organizację konferencji są sale konferencyjne ADN Centrum Konferencyjne. Ekspreci z ADN na pewno pomoga w przygotowaniu konferencji czy szkolenia.

Często brak czasu na odpowiednie planowanie prowadzi do organizacyjnych wpadek. Jak ich uniknąć? Mamy dla Ciebie kilka wskazówek, które pomogą uczynić z konferencji wydarzenie dopięte na ostatni guzik, niezależnie od branży, miejsca i innych czynników.

Po pierwsze – otocz się kompetentnymi współpracownikami

Wielu organizatorów preferuje sprawować pieczę nad wszystkimi aspektami wydarzenia. Nie jest to jednak możliwe, zwłaszcza w przypadku eventów na większą skalę. Sztuką jest wiedzieć, kiedy powiedzieć „pas”. Próbując kontrolować wszystko, najprawdopodobniej poniesiesz porażkę, na czym ucierpi jakość wydarzenia, a przy okazji nabawisz się sporych stresów. Otoczenie się gronem kompetentnych współpracowników i rozdzielenie im zadań jest znacznie lepszym pomysłem.

Po drugie – opracuj szczegółowy plan

Planowanie na bieżąco nie sprawdzi się w przypadku konferencji. Jej uczestnicy na długo przed rozpoczęciem powinni dysponować planem, który pozwoli im efektywnie zagospodarować swój dzień. Wszelkie zmiany w planie powinny być ogłaszane znacznie wcześniej. Planowanie to podstawa organizacji eventów – i choć zdarzają się obsuwy i niespodziewane zdarzenia, warto jak najbardziej trzymać się harmonogramu, zwłaszcza jeśli chodzi o konferencje. Warszawa, Kraków czy też małe miasto – zasada ta powinna obowiązywać wszędzie.

Po trzecie – zadbaj, by goście czuli się dobrze

Udana konferencja równa się zadowoleniu uczestników. Zadbanie o ich komfort jest priorytetem dla organizatora. Dobre zaopatrzenie gastronomiczne, rozmieszczenie miejsc, a nawet rodzaj krzeseł czy foteli – wszystko ma znaczenie!

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat organizacji konferencji? Sprawdź Na Skrajnej!