Jak będzie funkcjonował KSeF?

Ministerstwo Finansów opracowało jednolity wzór faktury ustrukturyzowanej, który będzie obowiązywał wszystkich przedsiębiorców. Gotowy formularz będzie znajdował się w systemie oprogramowania, z którego będą korzystały firmy. Po stronie dostawcy oprogramowania leży odpowiedzialność za to, aby program poprawnie zapisał fakturę, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Nabywca odbierze ją po zalogowaniu do KSeFu i pobraniu. Trzeba pamiętać, że wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF będzie jedyną dopuszczalną formą fakturowania w Polsce – to znaczy, że wszyscy podatnicy VAT będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane (w formacie xml). Wzór faktury opublikowano w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na ePUAP.

Wdrożenie KSeF w jednoosobowej działalności gospodarczej i mikrofirmie?

Małe firmy, osoby, które dopiero zakładają działalność lub prowadzą JDG zwykle nie mają nakładów finansowych na kupowanie zaawansowanych technicznie systemów do fakturowania. Dla takich przedsiębiorców jest dostępne darmowe narzędzie, które udostępniła Krajowa Administracja Skarbowa. Dzięki niemu można samodzielnie wystawić fakturę albo skorzystać z aplikacji „e-mikrofirma”. Takie rozwiązanie sprawdzi się także w przypadku wystawiania faktu usługowych, w których przedsiębiorca wystawia dokument po zrealizowaniu zlecenia. Warto wziąć pod uwagę, że w tym przypadku wszystko trzeba będzie wpisać ręcznie.

Średnie i duże firmy będą musiały skorzystać z oprogramowania wystawionego przez dostawcę zewnętrznego. Dzięki integracji z KSeF faktury będą generowane automatycznie i wysyłane do systemu. Każdy posiadacz NIPu automatycznie otrzyma konto w systemie KSeF. Jednoosobowe działalności gospodarcze będą mogły logować się do systemu po uwierzytelnieniu za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Nieco bardziej skomplikowana procedura jest w przypadku podmiotów prawnych. Wówczas dostęp jako pierwsza otrzyma wyznaczona osoba po złożeniu wniosku do urzędu skarbowego (formularz ZAW-FA). Taka osoba otrzyma status właściciela i będzie mogła nadawać uprawnienia pozostałym użytkownikom, na przykład księgowej czy biurze rachunkowemu. Warto pamiętać, że firma zewnętrzna zajmująca się prowadzeniem księgowości nie może przejąć odpowiedniości za wdrożenie KSeFu. Pracuje w oparciu o dokumenty, które dostarczy przedsiębiorca. Dobre biuro rachunkowe, jak na przykład https://anavo-ksiegowosc.pl będzie służyć wsparciem merytorycznym i pomoże przygotować się do wdrożenia. Postaw na współpracę z zaufanym partnerem!

Foto: Unsplash, treść: materiał partnera